- Stokların Tanımı
Bir üretim sisteminde üretilen mamule dolaysız veya dolaylı olarak katılan bütün fiziksel varlıklar ve mamulün kendisi stok kavramı içerisinde düşünülebilir. Stoklar, döner sermayenin bağlı bulunduğu iktisadi kıymeti olan ve bir sermaye yatırımı olarak kabul edilen fiziksel unsurlardır.
Genel anlamda stok, üretilen veya satın alınan ve kullanılmak için bekletilen malzemedir. Ekonomik değeri olan, atıl kaynaklar olarak tanımlanan stoklar, birçok işletmede büyük yatırımları temsil ederler. Çoğu zaman stok ve envanter sözcükleri birbirlerine yakın anlamda kullanılmıştır. Ancak bu iki kavram özde farklılık taşır. Stok, somut olup, belli bir sınıra sahip, birikmiş bir düzeydir. Envanter ise, bir birime sahip ölçülmüş stok büyüklüğüdür ve muhasebede genellikle yıl sonlarında yapılan fiziksel sayım yolu ile stok tespiti anlamına gelir. Envanter aynı zamanda işletmenin sahip olduğu malların ve servetin gerekli özellikleri ile birlikte gösterildiği ayrıntılı bir listenin hazırlanmasını ifade etmektedir.
Stok' un, iktisadi yönden bir tarifini vermek gerekirse: " Ekonomik değeri olan, atıl bir kaynaktır " diyebiliriz. Bu tarif analiz edildiğinde, şu unsurlar görülecektir: Bu kaynak içinde talep vardır. Talep, stoktan yapılan çıkışlarla karşılanmaktadır. Stoklar ise, yeni girişlerle beslenmektedir. Stokları, bir diğer şekilde şöyle tanımlayabiliriz: Eksiksiz, tahmine dayanan bir ekonomide, zorunlu bir yatırım olup, değişen bir talep veya tam tersi, mevsimlik karakterdeki doğal kaynaklar aracılığıyla karşılanan, devamlı bir talep karşısında, muntazam bir üretimi, süratli ve düzgün satın almayı sağlar. Başka bir deyişle stok, gelecekteki ihtiyaçları karşılamak için, en iktisadi olan stok miktarlarının, işletmenin üretim, satış ve mali durumu da dikkate alınarak belirlenmesini ve stok miktarlarının sürekli kılınmasını kapsar.
- Stok Bulundurma Nedenleri
Stok bulundurmanın üç nedeni vardır:
- Faaliyetin düzenli sürdürülmesi
- Emniyet
- Spekülasyon
Genel olarak; mamul mallar, yarı mamuller ve hammadde diye üç sınıfa ayrılan stoklar, çeşitli görüş açısından farklılıklar gösterirler. Çeşitli faaliyetler için zamana ihtiyaç olması, talebin değişebilirliği, belirsizlik şartları, işletmenin kapasitesi, stokların oluşmasının ana nedenlerindendir. Üretim sürecinde malzemeler, çeşitli üretim kademelerinde değişik işlemler görmektedir. Bu ise, üretim sistemini dengelemek, daha açık bir deyimle, kademeler arasındaki farklı üretim hızlarının oluşturacağı aksaklıklar veya sistemin bir kısmında meydana gelebilecek arızalardan, sistemin tamamının etkilenmesini önlemek için, yarı mamul stoklarının ortaya çıkmasına neden olmaktadır.
Diğer taraftan, son talebin belirlenmesi, yöneticileri tahminler yapmaya yöneltmektedir. Ancak, tahmin edilen talep ile, gerçekleşen talep arasındaki farkların meydana gelmesi, kaçınılmaz bir sonuçtur. Geleceğin belirsizliği nedeniyle, üretimin kesilmesi ve bunun sonucunda, üretim araçlarının atıl bırakılması, fiili ve potansiyel satış olanaklarının kaybedilmesi gibi risklerle karşı karşıya kalınabilir. Bu nedenle, gerçekleşen ve talep edilen arasında farklılık olması normaldir. Bu farklılığı ortadan kaldırmak, stoklarla olur. Bu ifadesi ile stoklar, talep tahminindeki yanılmaların ortaya çıkardığı zararları, minimum kılan unsurlardır. Mevsimlik dalgalanmaların geçerli olduğu piyasalarda, denge unsuru olarak stoklara ihtiyaç vardır. Müşteri talep düzeylerinde değişkenlik, üretimden ziyade, stoklar aracılığıyla karşılanır. Aynı şekilde, malın üretiminin mevsimlik olduğu durumlarda da, devamlı ve düzenli bir seviyede olan talebin karşılanabilmesi için, üretim devresinde bütün dönemin talebini kapsayacak ölçüde üretim yapmak, bunu stok olarak bulundurmak ve talep edildiğinde, piyasaya sunmak gerekir. Hammaddelerin ve satın alınan diğer malzemelerin stoklanması ise, bütün miktarlarda satın almanın avantajlarını elde etmenin, herhangi bir nedenle aksamasından doğacak riskini, azaltmak gibi nedenlerle gerekli olabilir.
- Stokların Faydaları
Stoklar rasyonel esaslara göre faaliyet gösteren ve iktisadi düzende, fonksiyonunu gerektirdiği gibi yerine getirmek isteyen işletmeler için, kaçınılmaz bir unsurdur. Stok bulundurmadan çalışan işletme, stok bulundurarak çalışan işletmeye göre, daha az kârlı ve daha çok masraflıdır. Stok bulundurmadan faaliyet gösteren bir işletme, tahmininin üzerinde bir taleple karşılaştığı zaman, ilave teçhizat ve ilave işgücü bulmak zorunda kalacak, stok tükenmesinden doğan, fiili ve potansiyel talebin kaybı ile karşılaşacaktır. Doğuş nedenleri ne olursa olsun, stoklar fayda sağlayan unsurlardır. Stokların sağladıkları bu faydalar, stokların üretim ve pazarlama faaliyetlerini, birbirinden ayırma fonksiyonuna bağlanmaktadır. Malzeme stoklarının temel fonksiyonu, üretim – dağıtım – tüketim zincirinde, birbirini izleyen kademelerin uyum halinde çalışmasını sağlamaktır.
Stoklar, işletmelerde üretim seviyelerinin düzenli olmasını sağlar. Talep miktarı ile, tedarik süresindeki dalgalanmalar, üretimi aksatarak, makine ve teçhizatın atıl kalmasına neden olur. İşletme, stok bulundurarak, üretimin duraklamasından doğacak bu zarardan, kendisini korumuş olur. Ayrıca, teçhizat ve işgücünden de, daha rasyonel olarak yararlanır. Yine stoklar sayesinde, üretim ve tedarik işlemlerinin en az masrafa sebep olacak miktarlar halinde, düzenlenmesi sağlanmış olur.
İşletmenin ürettiği mala yönelen talep, önceden tahmin edilen dalgalanmaları gösterdiğinden, ek kapasiteye ihtiyaç duyulmadan, stoklar yardımı ile talepteki artışlar karşılanabilir. Stoklar, talep tahminlerinin hatalı olmasından doğacak sonuçları hafifletir, tüketicilere kısa zamanda ve üstün bir seviyede hizmet temin eder.
Stokların sağladığı faydaları, prodüktivite ve rekabet gücünü arttırıcı etkileri bakımından, iki grupta düşünebiliriz. Buna göre stoklar, perakendeciyi, toptancıyı, üretim faaliyetleri içinde çeşitli safhaları ve tedarik kaynaklarını birbirinden ayırır. Dolayısıyla, üretim faaliyetlerinin verimi artar, talebin zamanında karşılanması sağlanır. Talebin zamanında karşılanmasının, işletmeye sağladığı fayda, talebin zamanında karşılanmaması halinde ortaya çıkacak kayıplarla belirlenir. Bu kayıplar, kısa vadede karşılanamayan satışların, dolayısıyla satış kararlarının kaybı, uzun vadede, müşterilerdeki güvenin zayıflaması kaybıdır.
Endüstri işletmelerinde, girdi kalemi olarak stoklar, üretim faaliyetlerinin, daha düzenli şekilde devamını sağlar, üretim kapasitesinin, daha verimli kullanılmasını mümkün kılar, üretim faaliyetlerinin minimum maliyete sebep olacak şekilde planlanmasını ve bunun bir sonucu olarak da, toplam maliyetlerin, minimum düzeyde seyrini gerçekleştirir.
Stoklar, sağladıkları faydalar nedeniyle, tasarruf unsurlarıdır. Ancak, stokların aynı zamanda maliyet nedeni olmaları, sağlanan bu tasarrufların, stoklardaki artışlarla, doğrusal bir ilişki içinde artmadığını gösterir. Bu durumda, stoklara ilave edilen, her birimin sağladığı marjinal tasarruf, azalarak artar ve belli bir ölçüden sonra, stoklarla ilgili maliyetler, stoklardan sağlanan tasarrufları aşar. Rasyonel davranmak isteyen bir işletme, stokların sağladığı tasarruflarla, sebep oldukları maliyetler arasında, ekonomik bir denge kurmak suretiyle, kendisine minimum maliyete sebep olacak, stok seviyelerini tespit etmek durumundadır. Aslında stok kontrolünün esas gayesi, belirli bir stoku elde bulundurmak veya bulundurmamaktan doğan maliyetleri, minimum kılmak başka bir deyişle, elde stok bulundurmakla doğacak maliyetlerle, bulundurmamaktan doğacak kayıplar arasında, bir dengenin sağlanmasına çalışmaktır.
- Stokların Sınıflandırılması
Stoklar farklı durumlarda ve farklı amaçlarla elde bulundurulur ve stok terimi ile anlatılan unsurlar, aynı karakterde değildir. Bu yüzden, stok kontrolü konusunu incelerken öncelikle, stokların sınıflandırılması gerekir. Böyle bir sınıflandırma, çok çeşitli şekillerde olabilir. Burada, stokların üretim sürecindeki yerlerine göre sınıflandırılması gösterilecektir:
- İşlem Öncesi Stoklar
- Hammaddeler
- Yedek Parçalar
- Satın Alınan Montaj Parçaları
- İşletme Malzemeleri
- Yarı Mamul Stokları
- Mamul Stokları
- STOK POLİTİKASI
- Stok Politikasının Önemi
Stok politikası kavramı genel olarak, bir malın tüketim hızı ( fiili ve tahmini olarak ) ile, eldeki veya siparişe bağlanmış bulunan, stok miktarı arasındaki oran ile ilgilenir. Bu oran, " fiziki miktarlarla " veya " günlük tüketim miktarları " ile ifade edilebilir. Daha yaygın olarak kullanılan, günlük tüketim miktarları yöntemi, malzeme kullanma hızını, eldeki ve siparişteki mal miktarları ile birlikte gözönünde tutar. Bu yöntem ayrıca, metre, litre, ton, TL gibi çeşitli standartlarla, ölçümü yapılan geniş çaptaki değişik malzeme istekleri arasında, uygun şekilde dengeye getirilmiş bir stok bulundurmak için, ortak temel oluşturur. Bundan başka, verilerle, işletmenin belli devreler arasındaki stok durumunun karşılaştırılmasında yardımcı olur. Ancak, stokların, günlük tüketim miktarları cinsinden belirlenmesinin bu üstünlüklerine karşılık, unutulmaması gereken nokta; bir işletmenin, 30 günlük tüketimi karşılayacak kadar sipariş vermeyeceğidir. Yani, günlük tüketim miktarları, sipariş için bir ölçü olamaz.
Stok politikası, tüketim günü veya fiziki miktarlar cinsinden, belirlemenin uygulanabilir olmasına karşılık; işletmenin stoklara bağlayabileceği para miktarına, yani finansman gücüne cevap verebilecek bir stok politikasının, daha uygun bir politika olacağı açıktır. " Çok fazla ", " çok az " veya " kötü " bir şekilde dengelenmiş, stoklardan kaçınmak gerekir. Bu tip stoklar, işletmeye pahalıya mâlolur. Gereğinden fazla, stok bulundurma masrafları yüksektir. Şayet, işletme üretimde kullandığı birçok maddeyi, stokta bulunduruyorsa, her bir stok kalemini ihtiyacına göre ayarlamalıdır. Bir kısım stok kalemlerinin, diğer stok kalemlerine uygun oranlarda bulundurulması, yani stok kalemlerindeki dengenin bozukluğu işletmeyi güç duruma düşürür. Asgari stok miktarları tespit edildikten sonra, eldeki stokların fiilen bu miktarların altına düşüp düşmediği, sürekli olarak kontrol edilmelidir. Stokların iyi hesaplanması, dönemsel gelirlerle, ilgili dönem giderlerinin uyumunu belirler ve yönetimin ileride alacağı kararlara dayanak olur. Bu faktörlerin ışığı altında, başta satış olmak üzere, tüm departmanların katkısıyla kurulacak, etkin bir kontrol sistemi yadsınamaz.
- Stok Politikasında Etkinlik Sağlanması
Stok yönetimi politikasında etkinlik sağlanabilmesi için, gerekli koşulların başında, stok ve stok hareketleri konusunda, yöneticilere bilgi akışının, zamanında temini gerekir. Stoklarla ilgili bilgilerin düzenli ve yararlı olabilmesi için, stokların sınıflandırılması ve gruplara ayrılması gerekir. Hemen hemen bütün endüstri işletmeleri, stokları, idare giderlerinde tasarruf sağlama, stoklara ilişkin karar almayı kolaylaştırma, nedenleriyle sınıflandırmaktadır. Ancak, stoklar sınıflandırılırken, aşırı derecede ayrıma gitmek, yöneticileri ayrıntıya boğduğu gibi, sağlıklı karar almayı da güçleştirebilir. Buna karşılık, stokları az sayıda birkaç başlık altında toplamak, sınıflandırmanın yararlarını ortadan kaldırabilir. Bu nedenle stoklar, yöneticilere gerekli bilgileri sağlayacak şekilde, ayrıma tabi tutulmalıdır. Örneğin ( hammadde, yarı mamul, mamul ), yönetim açısından yararlı olmakla beraber, yeterli değildir. Bu ana grupların, alt gruplara ayrılması gerekir.
Etkin bir stok kontrol düzeninin sağlanması için, yöneticilerin stoklarla ilgili olarak, aşağıdaki bilgilerle donanmaları gerekir:
- Tedarik süresi
- Elde bulunan miktar
- Sipariş edilen miktar
- Emniyet stoku
İşletmelerde, stok politikalarının amaçlarını, " optimum stok yatırım düzeyini planlamak " ve " kontrol kanalıyla planlanan optimum düzeyleri muhafaza etmek " şeklinde sıralayabiliriz. Yine etkin bir stok yönetimi politikasında, devamlı kontrol ile, stoklarda istenmeyen gelişmelerin anında saptanması ve gerekli önlemlerin anında alınması gerekir. Kuşkusuz stok bütçeleri, yöneticiler elinde, etkin bir kontrol aracıdır.
Stoklara ilişkin bazı oranlar, kontrol konusunda yöneticiler için yol gösterici olduğu gibi, olağanüstü veya beklenmeyen gelişmeler hakkında da yöneticileri uyarır. Yöneticilerin bu amaçla kullanabilecekleri oran, ellerinde kaç günlük stok bulunduğu veya stokta kalış süresidir.
Yöneticiler, kaç günlük stokla çalıştıklarını hesaplamak yerine, stok devir hızını da bulabilir ve bu süreyi veya stok devir hızını, planladıkları süre ve devir hızı ile karşılaştırmak suretiyle değerlendirebilirler.
Stok yönetimi politikasında etkinlik sağlanabilmesi için, işletme yönetimince alınabilecek önlemlerin başlıcaları aşağıdaki gibidir:
- Çeşitli stok kalemleri arasında denge sağlanarak, bazı stok kalemlerinde aşırı şişkinliğin önlenmesi; Stok kontrolünün gereği gibi yapılamaması, üretim için gerekli hammadde veya yarı işlenmiş stoklarda dengesizlik yaratmaktadır. Bazı kalemlerde aşırı birikim, genel olarak stok tutarını yükselterek finansman gereksinimini arttırmaktadır.
- Satın alma ( tedarik ) ve üretim bölümleri arasında, yakın bir işbirliği sağlanması; Tedarik ve üretim bölümleri arasında işbirliğinin sağlanamaması, üretimde duraklamalara, aksamalara yol açtığı gibi; bazı stok kalemlerinde de aşırı birikimlere sebep olabilmektedir.
- Üretim süresinin kısaltılması; Endüstri işletmelerinde yarı mamul stokunu tayin eden en önemli faktörlerden biri de, üretim sürecinin tamamlanması için, gerekli sürenin uzunluğudur. Üretim sürecinin uzunluğu, teknolojik faktörlere bağlı olmakla beraber, yöneticilerin de alabilecekleri tedbirle bu süre kısaltılabilir. Üretim işlemlerinin hızlandırılması, üretim akışının iyi organize edilmesi, başarılı bir yerleşme planı ile, zaman kayıplarının önlenmesi, üretim faaliyetlerinin kesintisiz devamının sağlanması gibi önlemler, yarı mamul stokunda birikime yol açmadan, hızlı bir üretim artışına olanak verir.
- Kalite kontrolüne gereken önem verilerek, iadelerin ve firelerin azaltılması sağlanır.
- Stoklar için en uygun değerlendirme yöntemi uygulanarak, gerçek dışı kârlar üzerinden, vergi ödenmesi önlenir.
- STOK KONTROLÜ
- Stok Kontrolü Kavramı, Tanımı
Stok kontrolü, ekonomik taleplerle karşı karşıya olan bir işte ( piyasada ), elde tutulan stok miktarının çeşitli şekiller de, bilimsel olarak kontrol edilmesi sanatıdır.
Bir üretim sisteminde üretilen mamule dolaysız veya dolaylı olarak katılan bütün fiziksel varlıklar ve mamulün kendisi, stok kavramı içinde düşünülebilir. Stoklar sözkonusu varlıkların miktarı veya parasal değeri ile ölçülür. Kavramın daha geliştirilmesi halinde, mal veya hizmet üreten sistemde kabul eder. Bu sistemin içinde işlem görmek üzere bekleyen veya görünen ve bu değişim sürecinden çıktıktan sonra sistemin çıktısı halini alan ve başka sistemlere gönderilmek üzere bekletilen her şey stok olarak ele alınabilir.
Sipariş üzerine çalışan atölye büyüklüğünde bir sistemde stok bulundurmaya gerek yoktur. Zira, hammaddeler sipariş alındıktan sonra tedarik edilir ve mamul bittiğinde müşteriye derhal teslim edilir.
Stoklanan maddelerin elde tutulmalarının arkasındaki gerekçe ne olursa olsun, stokların daha çok gelecekteki bir talebi veya ihtiyacı karşılamak, ileride gelinmesi beklenen bir problemin çözümündeki riski azaltmak, ya da gelecekte bugünküne oranla daha büyük faydalar sağlamak. Bundan çıkarılacak sonuçlar:
- Stok kalemlerinin stokta tutuldukları sürece bir kullanım değerine sahip olmadıkları
- Daha çok gelecekteki kullanım veya tüketim sonucunda sağladıkları fayda ve sonrası için elde tutuldukları şeklinde özetlenebilir.
Bir anlamda gelecekte sağlanacak daha büyük fayda gelir ve uğruna bugünkü tüketim ve kullanımdan vazgeçmek şeklinde yorumlanabilecek olan stokların, gerek faaliyet alanları ve amaçları, gerek stok bulundurma amaçları farklı olan hemen her türlü işletme için yadırganmayacak büyük önemleri vardır. İşletmelerin bu stoklara sahip olmamalarının da yarar ve sakıncaları vardır.
Bazı kitaplarda stok yerine, aslı İngilizce' de " Inventory " olan " envanter " kelimesinin kullanıldığı görülür. Fakat bu kelime muhasebe de, genellikle yıl sonlarında yapılan fiziksel sayım yolu ile stok tespiti anlamına gelir.
Aynı şekilde Türkçe literatür de envanter sözcüğünün her iki anlamıyla da kullanıldığı görülür. Özellikle muhasebe ile ilgili yazılmış eser ve uygulama çalışmalarında " envanter çıkarmak ", " envanter almak " şeklinde alınırken, sözcük dönem sonundaki veya belirli dönemlerde işletmelerde yapılan mal sayımı anlamında kullanılmaktadır.
- Stok Kontrolünün Amacı ve Önemi
Stok kontrolünün amacı; işletme bünyesinde, üretim sürecinde kullanılan hammadde ve malzeme girdi ve çıktılarının kayıtlarını, ayrıntılı bir şekilde tutmak, sipariş verilen malzemelerin kayıtlarını, tutarak, istenen anda, malzeme sayımlarını gerçekleştirmek ve sonuçları kontrol ederek, aksaklıkları ortaya çıkarmak, uygun bir stok politikası belirleyerek, birbiriyle ilişkili olan masrafları, minimum düzeyde tutmaktır.
Üretim sistemi büyüdükçe, mamul çeşidi arttıkça, tedarik, talep ve imalata ilişkin faktörlerdeki belirsizlik ve aralarındaki ilişkilerin karmaşıklığı, stok bulundurmayı zorunlu kılar. Stok kontrolü, malzemelerin ve ürünlerin gerektiği zaman yeterli miktarda sağlanmasını güvence altına almalı ve aşırı stok maliyetlerine engel olmalıdır. Stok kontrolünün başlıca amaçları şunlardır:
- Stok yatırımını minimize etmek
- Depolama giderlerini minimize etmek
- Üretimin hammaddesiz ve yarı mamulsüz kalmasını engelleyecek miktarda stok bulundurmak
- Etkin bir stok kayıt sistemi kurmak
- Muhasebeye, stok konusunda doğru ve yeterli bilgi vermek
- Ekonomik sipariş için, satın alma bölümü ile işbirliği yapmak
- Stokların İşletme Açısından Önemi
Modern üretim sistemlerinde stoklar her kademeden yöneticiyi yakından ilgilendirir. Asırlarca önce servetin göstergesi olan stoklar, bugün, artışları endişe ile karşılaşılan ve devamlı kontrol edilmesi gereken bir duruma gelmiştir. Yanlış stok politikaları seçilmesi veya uygulama hataları yüzünden, pek çok işletmenin kritik duruma düştüğü bir gerçektir. İşletmeci için stoklar, kâr zarar hesaplarında yer alan rakamlar sadece finans yöneticilerini ilgilendirir. Halbuki etkin bir stok sisteminde her bölümün rolü vardır. Bazen büyük nakit sıkıntısı içinde olduğu belirtilen bir işletmede, imalat bölümleri arasına dağılmış halde, nakit ihtiyacını karşılayabilecek miktarda lüzumsuz yarı mamul stokları bulunduğu görülür. Bazı işletmelerde, yeterli hammadde stoku bulundurulduğu bilindiği halde, birkaç önemsiz parça yüzünden tüm imalatın aksaması gibi durumlara rastlanır.
Rekabet şartları güçleşen ve kâr marjları azalan işletmeler, faaliyetlerini sürdürebilmek için stokları üzerinde daha titiz kontrol kurmuşlardır. Yatırımlarındaki verimliliğin artması, yöneticileri işletme sermayesini daha dikkatli ve rasyonel kullanmaya yöneltirken, daha titiz bir stok politikasını da zorunlu hale getirmiştir. İşletmeler, ucuz satış gibi tedbirlerle fazla stoklarını nakite çevirdiklerinde zarara uğradıklarından, stoklarını daha önceden kontrol etmeye başlamışlardır.
Böyle bir sistemin işletme ekonomisi açısından sağlayacağı yararlardan başlıcaları şöyle sıralanabilir:
- Üretim faaliyetlerinin düzgün biçimde yürütülmesine yardımcı olur. Malzeme ve parça yokluğu yüzünden boş beklemeler minimuma iner. İş istasyonları arasındaki yığılmalar azalır.
- Stoklara bağlanan parça tam ihtiyaca göre saptandığından sağlıklı bir finans yönetimine imkan sağlar.
- Tedarik ve satış masrafları azalır.
- Üretim programlarının kolay ve gerçeğe uygun düzenlenmesi mümkün olur.
- Etkili bir maliyet muhasebesi sisteminin ihtiyacı olan bilgilerin pek çoğu kolay ve duyarlı biçimde toplanabilir.
- Dikkatsizlik yüzünden ziyan olan malzeme ve mamullerin miktarı azaltılır, düzeltme için vakit geçmeden müdahale edilebilir.
- Stok Kontrol Politikası
Stok kontrolü, bir karar verme problemidir. Stoklarla ilgili bazı maliyet unsurları arttığı ( veya azaldığı ) zaman, diğer bazı maliyet unsurları da artmakta ( veya azalmaktadır ). Bu nedenle, stoklarla ilgili olarak, maliyetleri minimum kılan bir karar problemi ile karşı karşıya kalınır. Bu ifadesiyle " stok yönetimi politikası ", doğrudan maliyetlerle ilgilidir. Ancak, alınan kararlar maliyetleri değil, miktar ve zamanı ifade eder. Fakat amaç, toplam maliyetlerin minimum kılınmasıdır. Gerek bilançonun aktif tarafında bir varlık olarak yer alması, gerekse, üretim faaliyetlerinin ana unsurunu oluşturması nedeniyle, ayrı bir önem taşıyan stoklar, miktar olarak, işletme gereksinimlerine uygun düzeylerde bulundurulmalıdır.
İşletmenin amacı, gereğinden çok veya az, stokları ortadan kaldırmaktır. Belli bir zamanda, çok az olan stok miktarı, bir süre sonra, çok çabuk fazla stok haline gelebilir. Piyasanın genel gidişi, olumsuz yöne çevrildiğinde, herhangi bir endüstri işletmesinde, yöneticiler, satış hacminde, üretimde ve dolayısıyla önemli derecede malzeme ihtiyacında, bir düşüşle karşı karşıya kalındığını hissedeceklerdir. İhtiyaç olunduğunda, bu miktar malzeme, daha ucuza satın alınabildiği için, düşük fiyatlar, aynı zamanda maliyetin de düşmesine neden olacaktır. Bu faktörler, ileride yapılacak " siparişler hacminin daralması ", elde " daha az stok bulundurulması " sonuçlarını doğuracaktır. Şu hususu da belirtmek gerekir ki, yüksek fiyata satın alınmış stoklar ve stokta kullanılmadan duran malzemeler, daha sonra kullanılsalar dahi, bir kayıp ifade ederler. Belirli koşullarda küçük olan stoklar, koşullar değiştiği zaman, tamamen şişkin bir stok haline gelebilir. Bir endüstri işletmesi açısından, sağlam olan bir stok politikası, bir başkası için isabetsiz bir politika olabileceği gibi; hatta aynı endüstri işletmesi için dahi, zamana göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenler, stoklarla ilgili olarak, maliyetleri minimum kılan bir karar probleminde, " ne kadar " ve " ne zaman " sipariş verilmeli sorularına cevap gerektirir. Faaliyetin sürdürülmesi için, gerekli stok miktarının çerçevesini, üretim ve satış planlaması belirler. Özellikle, enflasyonist dönemlerde, hammadde tedarik ve stoklaması, daha da büyük önem kazanmaktadır. İşletmeler, stoklama politikalarını, enflasyon olgusunu değerlendirerek, yeniden biçimlendirmek zorundadır. Etkin bir stok kontrolü için, ne ölçüde, hangi kalemler üzerinde kontrol kurulacak, her kalem için satın alma veya üretim emirleri ne zaman çıkarılacak, satın alma veya üretim siparişlerinin miktarı, ne olacak kararlarının, optimal çözümü gerekir.
- Stok Kontrolünün Organizasyondaki Yeri
Stok kontrolü kapsamına giren faaliyetleri, çeşitli finansal durum, yönetim politikalarına, üretim tipine veya başka faktörlere bağlı olarak, organizasyonlarda değişik şekillerde göstermek mümkündür. Stok kontrolü; muhasebe veya imalat departmanlarından birinin içinde yer alabilir. Bazen ayrı bir müdürlük olarak organize edildiği de görülür. Stok kontrolünde belli başlı üç fonksiyon vardır:
- Satın alma ve satış
- Depolama
- Stok kayıtlarının tutulması
Bunlardan ağırlık taşıyan hangisi ise, stok kontrolünü onunla ilgili bölüme bağlamak yerinde olur. Aslında stok kontrolünün organizasyonda alabileceği yerden çok, diğer ünitelerle olan ilişkileri büyük önem taşır. Bu ilişkilerin verimli bir haberleşme düzeni içinde sağlıklı yürütülmesi, stok kontrolünün etkinliğini arttırır.
İşletme açısından önemli faaliyetlerin, diğer bir ifade ile maliyet, kâr ve işletmenin geleceği üzerinde büyük etkisi bulunan eylemlerin, üst yönetim tarafından ele alınması örgütlenmenin temel ilkelerindendir. Bu nedenle, tedarik faaliyetlerinin, dar anlamıyla ele alınıp ikincil derecede bir fonksiyon olarak görülmesi ve üretim bölümüne bağlı bir alt birim olarak örgütlenmesi doğru değildir. Bunun aksine, en üst yönetim basamağına doğrudan bağlı ve üst yönetim yetki ve sorumlulukları ile donatılmış olarak örgütlenmesi, modern işletmecilik anlayışına daha uygundur.
- Stokların Doğuş Nedenleri ve Stokların Faydaları
Bir üretim sisteminde üretilen mamule dolaylı veya dolaysız olarak katılan bütün varlıklar ve mamulün kendisi, stok kavramı içinde düşünülebilir. Stoklar, varlıkların miktarı veya parasal değeri ile ölçülürler.
Genel olarak mamul mallar, yarı mamuller ve hammaddeler diye üç sınıfa ayrılan stokların doğuş nedenleri çeşitli açılardan farklılık arzeder. Çeşitli faaliyetler için zamana ihtiyaç olması, talebin değişebilirliği, işletme kapasitesi, belirsizlik şartları vb. işletmelerde stokların varlık nedenleridir. Üretim faaliyetlerinde malzemeler çeşitli işlemler görmekte ve bu işlemler çeşitli üretim kademelerinde yapılmaktadır. Üretim kademeleri içinde birbirini izleyen işlemlerin farklı üretim hızları içinde bulunmaları, bir denge unsuru olarak yarı mamul stoklarını ortaya çıkarır. Aksi halde stoklar tarafından dengelenmeyen üretim hızları, beklemelere ve yığılmalara neden olacak, ve sonuçta üretim maliyeti artacaktır.
Diğer taraftan, gelecek talebin belirlenmesi, belirsizlik içinde bulunan yöneticileri tahmin yapmaya yöneltmektedir. Ancak tahminlerde yanılmalar olabilir. Bu nedenle fiili ve tahmin edilen talep arasında bir dengesizlik olacağı açıktır. Bu eşitsizliğin eşitlik haline dönüştürülmesi, stoklarla mümkün olacaktır. Bu durumda stoklar, talep tahminlerindeki yanılmaların ortaya çıkardığı zararları minimum kılan unsurlardır. Mevsimlik dalgalanmaların geçerli olduğu mallarda denge unsuru olarak stoklara ihtiyaç vardır. Aynı şekilde malın üretiminin mevsimlik olduğu durumda, devamlı ve istikrarlı bir seviyede olan talebin karşılanabilmesi için, üretim devresinde bütün dönemin talebini kapsayan ölçüde üretimde bulunmak, bunu stok halinde muhafaza etmek ve talep geldikçe arz etmek gerekmektedir.
- Elde Stok Bulundurma Nedenleri
Taleplerin tam ve iyi olarak bilinebildiği ve mal arzını sağlayanlardan tam zamanında malın teslim edilebildiği bir piyasanın var olduğu ideal bir dünyada, herhangi bir şekilde elde stok bulundurmaya, imalatta kullanılan tali maddelerden biraz karmaşık, buna rağmen bütün parametreleri tamamen bilinen veya bütünü ile tespit edilebilecek bir liste yapmak olacaktır. Halbuki pratikte talep bilinemez ve mal arzını üstlenenler çoğunlukla mal tesliminde geç kalırlar veya teslimi erken yaparlar. Bu hatalı; ama gerçek durumda, stoklar arz ve talep dalgalanmalarına karşı bir tampon görevi yaparlar.
Stok bulundurmanın başlıca sebepleri şöyle sıralanabilir:
- Ortalama talepten daha yüksek taleplere karşı bir sigorta gibi kullanmak. Bu durum müşterinin memnuniyetinden dolayı artan talebi karşılamaya yardımcı olur.
- Ortalama mal teslim süresinden daha uzun bir süreye karşı bir sigorta gibi kullanmak. Bu durum genellikle stok kontrolünde sevk ( tedarik ) zamanı ( Lead time ) olarak ifade edilir. Müşterinin mal kontenjanları malları geç kaldığında bir mazeret bulunarak tamamlanamaz. Özellikle müşteriler bu malı başka bir kaynaktan temin edebiliyorlarsa, bu gecikme müşteri kaybına neden olur.
- İskonto mallarından yararlanmak için. Bir maldan çok miktarda alınması sonucunda birim maliyette azalma, diğer maliyetleri dengeleyebiliyorsa gerekenden fazla mal almak ( depolama ve elde tutma maliyetlerine nazaran ) avantajlı olabilir.
- Mevsime ve diğer fiyat dalgalanmalarına karşı avantaj elde etmek. Yaz dönemlerinde kömür satın alan bir aile reisi, daha ağır basan artan depolama ve yatırım maliyetlerinden çok, kömür fiyatlarındaki tasarrufu gözönüne alır. Böyle olmasına rağmen kömür üreticileri için bu mevsime bağlı fiyat düşümleri, piyasanın durgun olduğu bir dönemde talebi teşvik eder. Böylece talep yıl boyunca canlı tutularak üretim maliyetleri azaltılır.
- Parçaların eksikliğinden doğan üretimdeki gecikmeleri en aza indirmek için. Ürünlerle ilgili birçok parça ve grupların her birinin aynı zamanda en son montaj noktasına ulaştırılması yönetim açısından hemen hemen imkansızdır. Bu durumda parçaların ve grupların montaj noktasında stokta bulundurulması, üretim sisteminde ortaya çıkan bir talebi karşılamak için bir tampon görevi yapar.
Bir stok kontrol sisteminin amacı, stok bulundurma gereği olan bütün işlerde karşılaşılan bütün maliyetleri düşürmek, işin kârlılığını arttırmak, belirli bir müşteri servisi sağlamak vb. gibi bazı işletme ölçütlerini optimize etmek ve bu amaçlarla, elde tutulan stok miktarını korumaktır.
Çok az stok bulundurmanın bariz dezavantajları vardır:
- Müşteri talebi çoğunlukla karşılanamaz. Bu durumda müşteri kaybına sebep olabilir.
- Müşteri talebinin karşılanamaması nedeniyle, müşteri nezrinde firmanın itibarını korumak için özel imalat usulleri ve program dışına çıkma gibi bazı pahalı yollara başvurulur.
- Rasyonel bir servis sağlamak için, daha yüksek stok seviyesinin mevcut olduğu bir durumdan daha sık mal siparişi vermek gerekecektir.
Böylece daha yüksek tedarik maliyeti ortaya çıkar. Ayrıca yüksek stok seviyesinin dezavantajları da şöyledir:
- Çok yüksek depolama maliyetleri ile karşılaşılır. Bunlar yalnızca depo, işçilik, ısıtma gibi maliyetleri kapsamaz. Ayrıca hasar ve bozulma masrafları da gözönüne alınmalıdır.
- Stoklara bağlanmış sermaye nedeni ile para alternatif kaynaklar için kullanılmaz.
- Depolanan ürünün modası geçtiğinde, bu maldan geniş bir stok bulundurulması istenmeyen bir durumdur. Bu durum, peşin satış değeri ancak hurda fiyatına eşit olan satılamayan bir mala, bir sermayenin bağlanmasıdır.
- Stoklara yüksek miktarda para bağlamak ister istemez işle ilgili diğer faaliyetler için elde daha az paranın olmasına neden olur.
- Yüksek seviyede bir hammadde stoku bulunduğunda piyasada ani fiyat düşmelerinde malın daha önceki yüksek fiyat satın alınmış olması dolayısıyla bir nakit kaybı meydana gelir. Buna karşılık piyasadaki malın fiyatı yükseldikçe nakit kâr elde edilir.
Bir işletmenin stok bulundurma politikası, bu stokun nasıl ve ne zaman yapılacağını bildiren kesin kararla ilgili bir seri kurallar yürütülür. Bu kurallar serisi, stok politikası olarak bilinir.
- Stok Kontrolünün Önem Kazanmasında Rol Oynayan Faktörler
Bundan önceki asırlarda servetin belirtisi olarak telakki edilen stoklar, bu kontrol edilmesi gerekli hususlar olarak ortaya çıkmakta ve artışları endişe ile karşılanmaktadır. Stok kontrolünün önem kazanmasında ve gelişmesinde rol oynayan faktörler şöyle sıralanabilir:
Üretim Tekniğindeki Gelişmeler
Üretim tekniğindeki gelişmeler ( otomasyon, prodüktivite artışları, yığın halinde ( kütle üretimi ) üretim gibi ) mamulün miktar ve çeşit itibari ile artmasına, mamul bünyelerinin komplike bir hal almasına neden olurken, diğer yandan işletmeleri bir stok problemi ile karşı karşıya bırakmıştır.
Döner Sermayenin Daha Rasyonel Olarak Kullanılma Mecburiyeti
Sermaye için artan ihtiyaç ve yatırımların çoğalan verimliliği işletmeleri, kıt bir faktör olan çalışma sermayesini daha ihtiyatlı ve rasyonel bir şekilde kullanmaya, sevkederken, stoklarla ilgili daha şuurlu bir politika takibi, zorunlu hale gelmiştir.
İşletmelerin Sayıca Artması ve Büyümesi
İşletmelerin sayıca artması neticesinde kâr marjları azalmış ve rekabet şartları ağırlaşmıştır. Rekabet şartlarına dayanabilmek kâr marjları ile hayatlarını devam ettirebilmek için işletmeler stokları üzerinde daha titiz bir kontrol kurmaya yönelmişlerdir. Ayrıca işletmelerin büyümesi stok kontrolü sayesinde küçümsenmeyecek miktarda tasarrufların sağlanmasını mümkün kılmış ve stok kontrolü işletmeler için cazip bir konu haline gelmiştir.
İşletmelerin Zararları
İşletmelerin fazla stoklarını elden çıkartmak için aldıkları tedbirler ( ucuz satış gibi ) neticesinde uğradıkları zararlar, ilgilileri daha önceden stokları kontrol etmeye zorlamıştır. Bütün bu sayılan faktörler, stok kontrolünü kaçınılmaz bir unsur haline koyarken diğer yandan da işletme iktisadı eğitiminin gelişmesi, yeniliklere açık bir işletmeci kadrosunun yetişmesini sağlamış, ayrıca mühendislerin işletme içinde önem kazanmaları da meselelere ilmi yaklaşım tarzları getirilmesine yardım etmiş ve bu suretle stok kontrolünün gelişmesine sebep olmuştur.
Stok kontrolünün bir bütün olarak uzun devredeki gayesi, işletmenin yatırımlarının kârlılığını artırmaktır. Stok kontrolünün bununla birlikte kısa devrede de bazı hedefleri vardır. Bunlar şöyle özetlenebilir:
- Stok tükenmelerini belli ve kabul edebilecek bir sayıda tutmak sureti ile tüketiciye üstün seviyede hizmet temin etmek ve işletmenin rekabet imkanlarını arttırmak
- Sipariş ve stok bulundurma masraflarını asgariye indirecek şekilde tedarik işlemlerini organize ederek, işletmenin iktisadi miktarlarda stok bulundurmasını sağlamak.
Kısaca stok kontrolünün gayesi, işletmenin isteklerine uygun olarak, gerekli miktar ve kalitede stoku gerekli zamanda, asgari bir yatırıma neden olacak şekilde bulundurmaktır, denilebilir.
Stok kontrolü, yukarıdaki hedeflere ulaşmak için, tedarikin zaman ve miktarı ile ilgili olarak sistematik usuller ortaya koyar ve bunlara uyulmasını temin eder. Adı geçen sistematik usullerin tespitinde, stoklarla ilgili değişkenler arasındaki fonksiyonel ilişkiler ifade olunurken geniş ölçüde matematikten yararlanılır. Stok kontrolünde matematiğin büyük ölçüde uygulanması, sezgi yoluyla verilen kararların yerlerini ilmi karar verme usulüne terk etmesine neden olmuştur.
- Optimum Stok Seviyesinin Tespiti İçin Cevap Verilmesi Gerekli Sorular ve Bilinmesi Gerekli Faktörler
Her stok kalemi için o kalemle ilgili toplam masrafları minimize edecek bir stok seviyesi mevcuttur. Stok kontrolü ile yapılmak istenen de, bu optimum seviyenin tayininden ibarettir. İşletme için minimum masrafa sebep olacak stok seviyenin tayini ise her şeyden önce bir karar alma meselesidir. Daha açık bir ifade ile, işletmeye minimum masrafa mal olacak stok seviyesinin tespiti, iki karar değişkenine bağlı olmaktadır. Bunlar, bir stok kalemi ile ilgili olarak cevaplanması gereken " ne kadar sipariş verilecek " ve " ne zaman sipariş verilecek " sorularıdır. Ne kadar sipariş verilecek ve ne zaman sipariş verilecek soruları, stok kontrol sistemini belirleyen ve üzerinde karar alınmasını gerektiren iki değişkendir. Bu iki sorunun cevabını verirken stok probleminin bünyesine uygun modeller kurulacak adı geçen sorulara matematik yolla cevap vermeye çalışılacaktır.
İşletme için asgari masrafa neden olan stok seviyesini tayin ederken, yani siparişin miktar ve zamanının ne olması gerektiği konusunda bir karar verirken, aşağıda belirtilen dört faktörün bilinmesi gerekir:
- Stoklarla ilgili masraflar
- Talep durumu
- Tedarik müddeti
- Ünite değeri
- STOK ÇEŞİTLERİ VE STOK YÖNETİM PROBLEMLERİ
4.1. Stok Çeşitleri
Stoklar, bir işlem sonucunda tespit edilen elde mevcut mallar hammadde ve malzeme gibi maddi varlıkları ifade eder. Stok terimi ile ifade edilen unsurlar, aslında aynı karakterde değildirler. Farklı durumlarda ve farklı amaçlarda elde bulundurulurlar. Bu nedenle rasyonel bir stok yönetiminde ilk hareket noktası, stokların bir tasnife tabi tutulması olmalıdır. Ancak böyle bir tasnif çokluk ve çeşitlilik gösterir:
- Fonksiyonlarına Göre Stoklar
- İşlem ve hareket stokları ( Process and movement stocks )
- Organizasyon stokları ( Organization inventoires )
b1) Emniyet stokları ( Safety stocks )
b2) Beklenilen veya mevsimlik dalgalanmalara karşı koruyucu stoklar (Anticipation inventoires )
b3) Devre stokları ( Cyale stocks )
- Üretim Prosesi İçindeki Durumlara Göre Stoklar
- İşlem öncesi stoklar
a1) Hammaddeler
a2) Yedek parçalar
a3) Satın alınan montaj parçaları
a4) İşletme malzemeleri
a5) Konsinye stoklar
- Yarı mamul mallar ( Process stocks )
- Mamul mallar
c1) Yavaş hareket eden stoklar
c2) Modaya tabi stoklar
c3) Ölü stoklar
4.2. Stok Yönetim Problemleri
Stok yönetim problemi, bir karar problemidir. Stoklarla ilgili bazı maliyet unsurları arttığı veya azaldığı zaman, diğer bazı maliyet unsurları da artmakta veya azalmaktadır. Bu nedenle, stoklarla ilgili olarak maliyetleri minimum kılan bir karar problemi doğrudan maliyetlerle ilgilidir. Ancak alınan kararlar maliyetleri değil, miktar ve zamanı ifade eder. Amaç, toplam maliyetin minimum kılınmasıdır. Özetle, stok yönetim problemi, toplam maliyetleri minimum yapan " Ne kadar sipariş verilecek " ve " Ne zaman sipariş verilecek " şeklindeki iki kararın alınması şeklinde ifade edilebilir. Bu soruların cevaplarını vermek üzere pek çok araştırmacı matematik modeller ve teknikler geliştirmişlerdir. Stoklarla ilgili araştırmaların neleri ihtiva etmesi gerektiği hakkında pek çok farklı görüş vardır. Bunlar:
- Stok hareketlerini gösteren kayıtların tutulması. Burada problem, hangi bilgilerin, kimin tarafından, nerede ve ne zaman kayıtlara geçirileceğidir.
- Stoklara yapılan yatırımların kârlılığı ve bu yatırımlara bağlanan fonların finansmanı. Burada problem, muhtemel satışların daha az stoklarla karşılanmamasını sağlamak üzere stokların devir hızını arttırmaktır.
- Stokların fiziksel yönetimi ve kontrolü. Burada ise problem, neyin, ne zaman ve ne kadar stoklanacağıdır.
4.3. Stok Yönetim Sistemleri
Miktar ve zamanla ilgili stok problemleri genellikle iki şekilde cevaplanır:
A1. Siparişler, eldeki stoklar önceden tayin olunan bir seviyeye eşit veya bu seviyeden az olduğu zaman verilmelidir.
A2. Siparişler önceden belirlenen zaman aralıkları ile verilmelidir.
B1. Siparişler önceden saptanan miktarlarda verilmelidir.
B2. Siparişler elde mevcut stoklar önceden saptanan maksimum stok seviyelerine tamamlayan miktarlarda verilmelidir.
Her iki sorun dört muhtemel cevabı arasından bir kombinezon kurulursa ortaya dört stok yönetim sistemi çıkar:
- Eldeki stoklar önceden tayin olunan bir seviyeye eşit veya bu seviyeden az olduğu zaman, önceden saptanan miktarında siparişler verilmelidir.
- Eldeki stoklar önceden tayin olunan bir seviyeye eşit veya bu seviyeden az olduğu zaman, eldeki mevcut stokları önceden belirlenen maksimum stok seviyesine tamamlayan miktarlarda siparişler verilmelidir.
- Önceden tayin olunan zaman aralıkları ile, önceden belirlenen miktarında siparişler verilemelidir.
- Önceden tayin olunan zaman aralıkları ile, eldeki mevcut stokları, önceden saptanan maksimum stok seviyesine tamamlayan miktarlarda verilmelidir.
Literatürde bu dört sistem:
- Sabit sipariş miktarı sistemi
- İhtiyari sipariş sistemi veya ( SS ) sistemi
- Tadil edilmiş yeniden sipariş noktası sistemi
- Sabit sipariş devresi sistemi
olarak ifade edilmektedir. Bu sistemlerin, stok kontrol sistemlerinin tamamı olmadığı hatırlanmalıdır.
Ancak bütün sistemler, iki temel sistemin özelliklerini taşımaktadır. Uygulamada kullanılabilme niteliklerini de gözönüne alırsak bu sistemler:
- Sabit sipariş miktarı sistemi,
- Sabit sipariş devresi sistemi' dir.
- STOK KONTROL YÖNTEMLERİ
Endüstri işletmelerinde, çok değişik sayıda ve değişik tutarlarda stok kalemleri, üretim faaliyetlerinde kullanılmaktadır. Bunların tümünün izlenmesi, uygulamada oldukça zor ve karmaşıktır. Bir başka deyişle, üretim faaliyetlerinde çok miktarda stok kaleminin bulunması nedeniyle, istenilen zamanda kullanıma hazır bulunması nedeniyle, istenilen zamanda kullanıma hazır bulundurulması ve bunun ekonomik bir şekilde, gerçekleştirilmesi gerekir.
Stok kontrol sistemlerinde kullanılan yöntemler, basit sayma ve gözle kontrol yöntemlerinden, elektronik bilgi işlem sistemlerine doğru aşama gösterir. Bozulabilen ürünlerin, stok kontrol metotları, uzun süre dayanabilen ürünlerin stok kontrol metotlarına uygulanmaz. Ayrıca, aynı tip endüstri kolunda, aynı temel hammaddeleri kullanan işletmeler arasında da farlılıklar bulunabilir. Şunu da belirtmekte yarar vardır ki, aynı hammadde veya malzeme kullanıldığı zaman endüstrinin niteliği ne olursa olsun, aynı tip stok kontrol metotlarının kullanılması, doğru bir uygulama olarak kabul edilmez. Özetle, en iyi bir stok kontrol sistemi diye bir şey, kabul edilemez. Çünkü metot, daima belli bir duruma göre ortaya çıkar. Herhangi bir endüstri işletmesine adapte edilen bir stok kontrol sisteminin, bir başka endüstri işletmesi için geçerli olmamasının başlıca nedeni, bunlar tarafından kullanılmakta olan hammadde, yardımcı madde vb. maddelerin, nitelik ve nispi önemlerinin her birinde farklı olmasıdır. Endüstri işletmelerinin çoğunun önemli derecede çeşitli hammadde, yardımcı madde kullanmaları ve stok kontrol sisteminde, buna bağlı olarak kontrol edilecek kalemlerin cinslerine göre tayin edilmesi nedeniyle, herhangi bir endüstri işletmesinin, bir değil, birkaç stok kontrolü metodu bulundurması zorunludur.
Stok kontrolünün amacı, istenilen malı, istenilen zamanda hazır bulundurmak ve bunu en ekonomik biçimde gerçekleştirmektir. Stokların ekonomik düzeyde bulunması, çeşitli maliyet unsurları arasında denge unsurlarının araştırılması ve bulunması ile sağlanabilir. Her işletme büyüklüğüne, üst yönetim politikalarına, üretim tipine, mali imkanlarına ve daha birçok faktöre göre oluşturduğu bir stok kontrol sistemi uygulanır. Bu sistemlerde kullanılan yöntemler, basit sayma ve gözle kontrolden, bilgisayarların desteğinde karmaşık olasılık modellere kadar değişen niteliklerde olabilir. Bir işletme uygulayacağı stok kontrol sistemini seçerken, yukarıdaki faktörlerin yanında haberleşme, kayıt ve personele ait imkanlarını da değerlendirmelidir.
Stok kontrolün kapsamına giren değerleme yöntemlerinin belli başlıları şöyle sıralanabilir:
- Gözle kontrol yöntemi
- Yeniden sipariş seviyesi politikası
- Periyodik denetlemeli yeniden sipariş seviyesi politikası
- Sabit sipariş periyodu politikası
- ( SS ) politikası
- Birleştirilmiş yeniden sipariş düzeyi ve devresi politikası
- Sabit sipariş miktarı politikası
- ABC yöntemi
Ayrıca stoklar, en çok rastlanan kriterlere göre, şu şekilde sınıflandırılabilir:
- Üretim projesi içindeki durumlarına göre ( hammaddeler, yardımcı malzemeler, yarı mamul ve mamul maddeler gibi ),
- Stok kalemlerinin değerlerine göre,
- Kalemlerin hacmine göre,
- Sebep oldukları depo ve sigorta masraflarına göre,
- İktisadi yıpranma derecelerine göre,
- Tedarik edilme ve üretim sürelerine göre,
- Harcama temposuna göre,
- Fonksiyonlarına göre,
- ABC esasına göre.
- ABC YÖNTEMİ
Stokların ABC esasına göre sınıflandırılması General Electric' in üretim yöneticisi H. Ford Dickie tarafından ortaya konulan ABC sınıflandırmasında stoklar, belirli bir kritere göre tasnif edilmeyip, çeşitli kriterlere göre sınıflandırılır. Buradaki çeşitli kriterlerin ortak özellikleri, stok kalemlerinin birbirlerine göre nispi önemlerini belirtmeleridir.
Stok kontrolü açısından, stokların önem derecelerine göre sınıflandırılması ve kontrolün stokların önem dereceleri ile orantılı olarak uygulanması gereklidir. Önem dereceleri farklı olan stok kalemlerini aynı titizlilikle kontrol etmek, hem lüzumsuzdur hem de gerektiğinden fazla masrafa sebep olacağından iktisadi değildir. Bu nedenle stok kalemleri, nispi önemlerini belirten kriterlere göre gruplara ayrılmakta ve kontrol işlemi farklılaştırılmaktadır.
Özellikle çok sayıda stok bulunduran işletmelerde, bir analiz aracı olarak kullanılan bu yöntem, stok kalemlerinin, toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırmasından ibarettir. Stok yönetiminde en etkili yöntemlerden biri olan ABC analizinde amaç, stokta bulunan malların, yıllık tüketim değerlerine göre sınıflandırarak, yönetimlerinin kolaylaştırılmasıdır.
Sınıflandırmada stoklar, genellikle üç gruba ayrılır:
A – En önemli
B – Orta önemli
C – En az önemli gruplardır.
A Grubu Stok Kalemleri: Toplam miktarın % 15 – 20' sini, toplam değerin % 75 – 80' ini oluşturur.
B Grubu Stok Kalemleri: Toplam miktarın % 30 – 40' ını, toplam değerin % 10 – 15' ini oluşturur.
C Grubu Stok Kalemleri: Toplam miktarın % 40 – 50' sini, toplam değerin sadece % 5 – 10' unu oluşturur.
Böylece belirlenen A, B, C grubu parçalar, toplam değer içinde, nispi önemlerine göre, yüksek değerli, orta değerli, düşük değerli stok kalemlerini temsil eder. Bu ayırım, stokların kontrol faaliyetlerinin farklılaştırılmasını sağlar. Buna göre, A grubu stok kalemleri, çok sıkı bir kontrole tabi tutulmalıdır. Stok yönetim sisteminin, miktar ve zaman kararıyla ilgili olarak, sipariş miktarı, emniyet stoku, tedarik süresi, fiili stoklar gibi sistemin temel faktörlerinin hepsi dikkatle kontrol edilmelidir. Bütün faktörlerin sık sık kontrol edilmesi, daha az kabul yapılmasını mümkün kılacağından, kontrol fonksiyonunun hassasiyeti artar. Siparişlerin sık sık verilmesinden amaç, fiili stokların, talebe mümkün olduğu kadar yakın bulunmasını temin etmektir. Böylece emniyet stoklarının, minimum seviyede tutulması sağlanmış olur. Sık sık siparişlerle, stokların işletmede bekleme sürelerinin azalması dolayısıyla, elde stok bulundurma masraflarının azalmasına, talebin karşılanmama ihtimallerinin azalması nedeniyle, stok tükenme hadisesinin sebep olacağı, maliyetlerin azalmasına ve emniyet stok seviyesinin, minimum tutulabilmesi nedeniyle, yine bu stoklarla ilgili, elde bulundurma masraflarının, azalmasını mümkün kılar.
C grubu stok kalemlerinin kontrolünde, A grubu stok kalemlerinin kontrolünde, uyulması gereken yöntem ve politikaların tamamen aksinde bir davranış gösterilebilir. Büyük miktarda ve uzun aralıklarla sipariş verilir, yüksek seviyeli emniyet stokları tesis edilir, kayıt, raporlama ve kontrol faaliyetleri azaltılır.
C grubu stok kalemlerinin, birim başına elde bulundurma masrafı düşük olduğundan, yüksek emniyet stokları ekonomiktir. Bu grup kalemlerin, genellikle standart mallar olması nedeniyle, eskime ve yıpranma riski azdır. Belirlenen bir politika ile, bütün C grubu kalemleri için emniyet stokları tayin edileceğinden, her kalem için, ayrı ayrı emniyet stoku seviyesi tayin etmeye lüzum yoktur. C grubu stok kalemleri için, siparişlerin az fakat büyük miktarlarda olması neticesinde, ortalama stoklar yükselir, dolayısıyla elde stok bulundurma masrafları artar. Ancak, elde bulundurma masrafı, aynı zamanda birim maliyete de bağlı olduğundan, C grubu stok kalemlerinin birim maliyeti, düşük unsurlar olması nedeniyle, bu artış çok büyük değildir.
B grubu stok kalemleri için, yukarıda açıklanan iki aşırı durum arasında, bir kontrol sistemi kurulmalıdır. Yani, bu kontrol sürecinde, stok kayıtları tutulmalı, raporlama sistemleri çalışmalı, her kalem için, sipariş miktarları ve emniyet stokları tayin edilmeli, tedarik süreleri izlenmeli ve bu faktörler, muhtemel talep değişmelerine göre revize edilmelidir.
ABC analizi, stok kontrolünün yanı sıra, satış ve dağıtım, kalite kontrolü, mamul çeşidi, malzeme tedariki ve üretim planlama sorunlarında da başarı ile uygulama imkanı bulmuştur.
Bazı firmaların stokları üçten daha fazla sayıda grupta topladığı veya ABC' nin her biri içinde alt gruplar tanımladığı görülür. Her işletme, stoklarının özelliklerine uyan bir sınıflandırma yapmak, miktar ve değer yüzdelerini de yine bu kritere göre saptamak zorundadır.
Stok kalemlerinin toplam stoklar içindeki nispi önemini belirten kriterler şunlardır:
- Toplam satış hasılatı içindeki nispi payları,
- Siparişleri arasında geçen zaman ( sarfiyat tempoları ),
- Her stok kaleminin, bir yılda stoklara bağlanan döner sermaye içindeki payı.
En çok uygulama alanı bulan sınıflandırma şekli, stok kalemlerinin, yıllık talebin değer olarak toplamında işgal ettikleri nispi öneme göre ABC grupları altında sınıflandırılmasıdır.
Stok kalemleri incelenirse, bu kalemlerin küçük bir yüzdesinin, toplam stok değerinin büyük bir kısmını meydana getirdiği görülür.
ABC analizinin uygulanmasında öncelikle şu iki kural gözönüne alınmalıdır:
- Düşük kalemlerden ( değerce ) bol miktarda bulundurmak
- Yüksek değerli kalemlerin miktarlarını düşük tutup, kontrolü sıklaştırmak
ABC analizi ile stok kontrolünde A grubundaki kalemlerin kontrolünün daha sık yapılabilmesi için şu yollara başvurulabilir:
- Ayrıntılı kayıt sistemleri uygulanır.
- Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir.
- Gözden geçirme periyotları sıklaştırılır.
- Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku, sipariş miktarı değerleri titizlilikle araştırılır ve hesaplanır.
- Tedarik işlemleri yakından takip edilir.
Kümülatif 100
%
Değer
70
40
A B C
10
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Kümülatif % miktar
Şekil 1. Toplam Miktarın % 20' sini A, % 30' unu B, %50' sini C Grubu Stoklarının Oluşturulması Halinde ABC Analizi
C grubundaki stoklar içinse yukarıdaki hususlara mümkün olan en alt seviyede tutulur. Kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur, bazıları elimine edilir. Stok miktarı yüksek tutulduğundan, sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. İşlemler basit olduğundan, daha az kalifiye personelle yürütülür.
B grubundaki stok kalemleri içinse A ve C grubu stok kalemleri arası bir yol izlenir.
Ayrıca kontrol için stok kalemlerinin değerlerine göre tasnif edilmesi yeterli değildir. İşlemlerin gidişi veya sonucu üzerinde büyük tesiri olan parçalar, bir darboğaz teşkil edilebilir. Baz makinelerde önemli rolü olan parça veya yıpranabilir parçalar, A grubu stok kalemleri grubuna dahil edilmelidir. Stok kalemlerinin değerlerinden başka diğer faktörlere göre sınıflandırılması ( A, B, C ), tecrübeye dayanan bir husustur.
Sınıflama işlemi, talep ve maliyetlerin önemli miktarlarda değişeceği ümit edilen her ana program devresi için tekrarlanmalıdır.
Tahmin devrelerinin kısa olduğu veya talep miktarı tahminlerinin iyi bir şekilde yapılmadığı hallerde bir önceki devreye ait sarfiyat ve maliyet rakamlarından yararlanılabilir. Ayrıca sınıflama işlemi şu durumlarda yapılmalıdır:
- Mamul hattında yapılan önemli bir değişme. Örneğin üretim kapasitesinin azaltılması veya arttırılması
- Mamul konstrüksiyonunda yapılan önemli değişiklik
- Satın alma veya imal etme politikasındaki değişiklikler
Bütün bunlardan sonra ABC analizinin hazırlanış aşamalarını şöyle sıralayabiliriz:
- Her malın yıllık tüketim miktarı belirlenir ( Bu analiz, genellikle gelecek yıl için yapıldığından tahmini miktarlar kullanılır ).
- Tüketim miktarları, birim fiyatlarla çarpılarak, yıllık tüketim değerleri bulunur.
- Mallar, en yüksek tüketim değerinden en düşük değere kadar sıralanırlar.
- Mallar, kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılırlar.
Stokları ABC analizine göre sınıflandırılmasını bir örnekte göstermek istersek:
Örnek. Bir işletmenin stokları 10 kalemden oluşmaktadır. Bunların kod numaraları, adet cinsinden yıllık tüketim miktarları ve birim fiyatları aşağıdaki Tablo 1' de gösterilmiştir.
Son sütundaki sıra no' ları, yıllık tutarı en yüksek kalemden başlanarak oluşturulmuştur. Bundan sonra, stok kalemleri toplam tüketimdeki ağırlıklarına göre yeniden sıralanarak kümülatif tüketim yüzde değerlerine bakılarak ilk iki kalem A, sonraki kalem B, değerleri ise C grubu stoklar olarak tanımlanabilir. Bu ayrım için kesin bir formül olmadığından, daha önce verilen oranlar civarında kalmak yeterlidir. Belirlenen stok yüzdelerinin tespiti etkin bir kontrole imkan verir. Örneğin, toplam miktarın % 20' sini A, %30' unu B, % 50' sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülebilir. Bu durumda, daha önceki Şekil 1' deki grafik elde edilir.
Tablo 1. İşletmede Kullanılan Stok Kalemlerinin Değerleri
Kod No | Yıllık Tüketim ( Adet ) | Birim Fiyat ( $ ) | Yıllık Tüketim ( $ ) | Sıra No |
03 / 323 | 40.000 | 7 | 280.000 | 5 |
03 / 334 | 195.000 | 11 | 2.145.000 | 1 |
03 / 335 | 4.000 | 10 | 40.000 | 9 |
06 / 603 | 100.000 | 5 | 500.000 | 3 |
06 / 604 | 2.000 | 14 | 28.000 | 10 |
06 / 605 | 240.000 | 7 | 1.680.000 | 2 |
06 / 606 | 16.000 | 8 | 128.000 | 6 |
12 / 152 | 8.000 | 6 | 480.000 | 4 |
12 / 153 | 10.000 | 7 | 70.000 | 7 |
12 / 154 | 5.000 | 9 | 45.000 | 8 |
Son sütundaki sıra no' ları, yıllık tutarı en yüksek kalemden başlanarak oluşturulmuştur. Bundan sonra, stok kalemleri toplam tüketimindeki ağırlıklarına göre yeniden sıralanarak kümülatif tüketim miktarları ve yüzdeleri hesaplanır.
Kümülatif yüzde değerlerine bakılarak ilk iki kalem A, sonraki üç kalem B değerleri ise C grubu stoklar olarak tanımlanabilir. Bu ayrım için kesin bir formül olmadığından daha önce verilen oranlar civarında kalmak yeterlidir. Belirlenen stok yüzdelerinin tespiti etkin bir kontrole imkan sağlar. Örneğin, toplam miktarın % 20' sini A, % 30' unu B, % 50' sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülebilir. Bu durumda, Tablo 2 elde edilir.
Tablo 2. ABC Analizine Göre Stok Kalemlerinin Dağılması
Kod No | Yıllık Tüketim ( $ ) | Kümülatif Tüketim | Kümülatif ( % ) | Sınıf |
03 / 334 | 2.145.000 | 2.145.000 | 39.8 | A |
06 / 605 | 1.680.000 | 3.825.000 | 71.0 | A |
06 / 603 | 500.000 | 4.325.000 | 80.2 | B |
12 / 152 | 480.000 | 4.805.000 | 89.3 | B |
03 / 323 | 280.000 | 5.085.000 | 94.4 | B |
06 / 606 | 128.000 | 5.213.000 | 96.7 | C |
12 / 153 | 70.000 | 5.283.000 | 97.6 | C |
12 / 154 | 45.000 | 5.328.000 | 98.9 | C |
03 / 335 | 40.000 | 5.368.000 | 99.6 | C |
06 / 604 | 28.000 | 5.396.000 | 100.0 | C |
KAYNAKLAR
- Duymaz, İsmail, Temel İşletmecilik Bilgileri Ders Notları, YTÜ, 2000
- Erenoğlu, Halis, İşletmelerde Stokların Yönetimi ve Değerlenmesi, Ankara, 1973
- Estaş, Semra, Envanter Kontrol Yöntem ve Uygulamaları, MPM Yayın No: 281, Ankara, 1983
Yalkın, Y., Yönetim Aracı Olarak İşletme Bütçeleri, Doğan Basımevi, Ankara, 1977
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder