Malzeme İhtiyaç Planlaması "Material Requirements Planning - MRP " ve Üretim Kaynakları Planlaması " Manufacturing Resources Planning " sistemleri, hızlı gelişim gösteren endüstri ortamına adapte olabilmek ve rekabet gücünü koruyabilmek amacıyla tüm dünyada birçok işletme tarafından kullanılmaktadır.
MİP sistemlerini işletmelerde uygulamak, uzun ve pahalı bir proje çalışması sonucunda mümkün olur. Bu çalışmalar, yazılımın satın alınması, çalışanların eğitilmesi ve işlerin yeni sisteme göre nasıl yapılacağının belirlenmesi gibi konuları kapsar. Uygulamanın başarılı olabilmesi için, proje kapsamında yapılması gereken tüm çalışmaların eksiksiz tamamlanması şarttır.
MİP sistemleri için yapılan proje çalışmalarının başarılı olması ve uygulanmaya başlanması halinde işletmelerde, envanter düzeyinin azalmasından kalite maliyetinin düşmesine, işgücü verimliliğinin artmasından satışlardaki yükselmeye kadar birçok konuda gelişmeler sağlanacaktır.
1.BÖLÜM
ENVANTER SİSTEMLERİ VE MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI
1.1.MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASININ TARİHÇESİ
Malzeme ihtiyaç planlamasının ortaya çıkışı, ilk olarak malzeme listesi işlemcilerinin gelişimi ile başlamıştır. Burada söz konusu olan, bir ürün ile tüm alt montajlar, komponentler ve üretimi için kullanılan malzeme arası bağlantıyı kuran bir yazılımdı. Malzeme listesi işlemcileri, bir üründen belirli bir miktarda üretilmesi için gereken malzeme miktarını hızlı bir şekilde bulmaktaydı. Bu malzeme listesi işlemcilerine yeni fonksiyonların eklenmesi ile, malzeme ihtiyaç planlaması elde edilmiştir.
1960' ların sonlarına doğru malzeme ihtiyaç planlaması, Amerika'da yaygın bir teknik haline geldi ve Avrupa' da da kullanılmaya başlandı. Malzeme yönetimi için geniş imkanlar tanıyan malzeme ihtiyaç planlaması, kapasite hesabını tutamadığı için sınırlı seviyede kullanılabiliyordu. Bu eksiklik, kapalı çevrim MİP' nin (Closed - loop MRP) geliştirilmesi ile giderildi. Kapalı çevrim MİP, malzeme ve kapasite yönetimine imkan tanımaktaydı.
1970' lere gelindiğinde, kapalı çevrim MİP' den bir kademe daha ileride olan üretim kaynakları planlamasının (manufacturing resources planning) kullanımı yaygınlaştı. Üretim kaynakları planlamasının gelişimine paralel olarak bilgisayar teknolojisi de hızla ilerledi ve partiler halinde işlemlerin yerini on line çalışma sistemleri aldı.
On line çalışma sisteminin sağlanması, verinin kaynağında giriş yapılmasına ve doğrulanmasına, dosyaların verinin girildiği an güncelleştirilmesine imkan tanımıştır. Bu aşamadan sonra Üretim Kaynakları Planlaması, sadece bilgisayar bölümünün kullanımından çıkmış, işletme içinde her gün kullanılan bir teknik haline gelmiştir.
1980' lerde Üretim Kaynakları Planlaması temeline dayanan yazılımlar yaygınlaşmaya başladı. Zaman içerisinde, bu yazılımlara yeni modüllerin ve fonksiyonların eklenmesi ve bilgisayar teknolojisindeki gelişmeler sayesinde Üretim Kaynakları Planlaması sistemlerinin kullanımı çok pratik hale geldi.
Üretim Kaynakları Planlaması kullanımını etkileyen bir unsur da, APICS - Amerikan Üretim ve Envanter Kontrol Derneği (American Production and Inventory Control Society) idi. Bu kuruluş, Üretim Kaynakları Planlaması gelişimini yönlendirmiş, yaygın olarak kullanılan Üretim Kaynakları Planlaması terminolojisini oluşturmuş, yazılımlar için standartlar geliştirmiştir. APICS' in standartizasyonu sayesinde, Üretim Kaynakları Planlaması endüstrisinde kullanılan ortak bir dil oluşmuştur. (5)
1.2.MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI - MİP (MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING - MRP )
Malzeme ihtiyaç planlaması, malzeme listesi, envanter durumu verileri ve ana üretim planlamasını kullanarak malzeme ihtiyacını hesaplayan bilgisayar destekli bir sistemdir. (11)
Malzeme ihtiyaç planlaması, yöneticilerin siparişleri tüm üretim süreci boyunca takip edebilmelerini ve satınalma ve üretim kontrol departmanlarının, üretim aşamalarına istenilen malzemeyi, gereken miktar ve zamanda dağıtabilmelerini sağlar. MİP yaklaşımı talebin değişken olduğunu varsayar. Sistemin işleyebilmesi için, her ürüne ait gerçekçi talep tahminlerinin yapılması ve her ürün ve alt montajın listelerinin hazırlanması gereklidir. MİP sistemini kullanan yöneticiler her parça ve alt montaj için haftalık veya aylık ihtiyaçları hesaplayabilir, olabilecek gecikme ve malzeme eksikliklerini önceden belirleyebilir, buna göre işlem yaparlar. Kısacası MİP, ürünün bileşenlerinin hangilerine, ne miktarda ve ne zaman ihtiyaç duyulacağını, siparişin ne zaman verilmesi gerektiğini belirler. (2,4)
İş Planı
Tahmin Mevcut
Durum
Üretim Planı
Kaba Kapasite
Planlama
Envanter
İşlemleri Ana Plan
(Deneme) Malzeme Listeleri
Rotalamalar ,Tasarım
Değişiklikleri
Ana Plan
Envanter Ürün
Kayıtları ve MİP Programı Ağacı
Tasarlanan
Durum
Satın Alınacak Üretilecek
Parça İhtiyacı Parça İhtiyacı
Satın Alma Kapasite İhtiyaç
Emirleri Planlaması
Satıcı Detaylı Üretim
Geri Besleme Planları
Üretim Kontrol
ve
Mevcut Durum
Şekil 1.1.MİP' te Planlama ve Kontrol için Bilgi Akışı
Kaynak: Dilworth J.W. "Production & Operations Management" sf. 259
MİP'in bir işletmede uygulanması adım adım gerçekleştirilir. Proje işletmenin tamamını kapsar, bu nedenle tüm personelin MİP eğitimi alması ve projenin hedeflerini ve işletme için taşıdığı önemi anlaması gerekir.
MİP sistemi özellikle montaj hatlarında üretim yapan işletmelerde iyi sonuçlar vermektedir. MİP uygulaması sonucunda, süreç içi envanter düzeyinde azalma, iş gücünün kullanımında ve müşteri servisinde gelişme, envanter devir hızında artış elde edilmektedir. (2)
1.3.KAPALI ÇEVRİM MİP (CLOSED - LOOP MRP)
Kapalı çevrim MİP sistemi, malzeme ihtiyaç planlamasının bir kademe geliştirilmiş halidir. MİP' ten farkı, sadece sipariş kontrolunu gerçekleştiren bir sistem olmamasıdır. Kapalı çevrim MİP, ana üretim planını mevcut kapasite ile karşılaştırır, kapasitenin aşılması durumunda ana üretim planında değişiklikler yaparak uygulanabilir hale getirir. Kapalı çevrim MİP' te geri beslemeli bir kontrol sistemi mevcuttur ve bu sistem sayesinde MİP, malzeme yönetiminin yanısıra kapasite planlamayı da gerçekleştirmektedir.
Kapalı çevrim MİP' teki geri beslemeli kontrol sistemi, şekil 1.2.' de gösterilmiştir.
1.4.ÜRETİM KAYNAKLARI PLANLAMASI - MİP II (MANUFACTURING RESOURCES PLANNING - MRP II)
MİP II, Malzeme ihtiyaç planlaması gelişim sürecinde, kapalı çevrim MİP' ten bir sonraki basamaktır. Üretim kaynakları planlaması sistemi, birbirleriyle bağlantılı iş planlama, üretim planlama, ana üretim planlama, malzeme ihtiyaç planlaması ve KİP' ten (kapasite ihtiyaç planlaması) meydana gelir ve işletmenin tüm üretim ve pazarlama faaliyetleri için kullanılır.
MİP II, işletmenin tüm kaynaklarını etkili bir şekilde planlar. Operasyon planlamayı birim adet olarak, finansal planlamayı para birimi olarak ifade eder. MİP II' nin önemli bir yönü, "eğer ne" sorularına cevap verebilecek bir simülasyon özelliğine sahip olmasıdır. (11)
1.5.DAĞITIM KAYNAKLARI PLANLAMASI (DISTRIBUTION RESOURCES PLANNING)
Dağıtım kaynakları planlaması (distribution resources planning), dağıtım merkezleri ürün ihtiyaçlarının belirlenmesi, söz konusu ihtiyaçları karşılamak üzere dağıtım kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlanması ve kontrol edilmesi sistemidir.
Dağıtım kaynakları planlamasının kullanımı, ürünlerin sevkiyat süresini kısaltır. Gereğinden fazla stok tutulmasını önler, dolayısıyla stok bulundurma maliyetini azaltır. Depo, yükleme / boşaltma techizatı, yükleme / boşaltma alanı ve işçilik gibi kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanımını sağlar. Dağıtım kaynakları planlaması, hangi ürüne ne zaman, nerede, ne kadar ihtiyaç duyulacağını, bu ihtiyaçların nasıl karşılanacağını, bu ürünlerin hangi araçlarla taşınacağını, hangi ürün için ne kadar stok bulundurulmasının gerekli olduğunu, kapasite kullanım oranını, siparişlerin karşılanma oranını belirler.
Dağıtım kaynakları planlamasının çalışabilmesi için dağıtım merkezleri ile üretim işletmesi arasında hızlı ve güvenilir bilgi akışının olması gerekir. Bu da ancak bir bilgisayar ağının kurulmasına bağlıdır. Bu bilgisayar ağı, dağıtım merkezlerinin müşteri siparişlerini, talep tahminlerini, satış bilgilerini ve kaynaklarını işletmeye ulaştırmasını sağlar.(8)
STRATEJİK
İŞ
PLANLAMA
ÜRETİM VE
LOJİSTİK
PLANLAMA
SATIŞ TAHMİNİ
TALEP YÖNETİMİ
VE
ANA ÜRETİM K ABA KAPASİTE
PLANLAMASI PLANLAMA
SATIŞ EMRİ
PROSESİ
MALZEME
İHTİYAÇ
PLANLAMASI
KAPASİTE
İHTİYAÇ
PLANLAMASI
HAYIR PLAN
GERÇEKÇİ Mİ ?
İŞ MERKEZİ
KAPASİTELERİNİ
EVET DENGELE
SATINALMA VE
ÜRETİM
EMİRLERİNİ
Şekil 1.2. Kapalı Çevrim MİP VER VE YENİDEN
Kaynak:Luscombe, M."Integrating The Business"sf17 PLANLA
2.BÖLÜM
MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI
Malzeme İhtiyaç Planlaması, gelişen rekabet ortamında piyasada ayakta kalabilmek için verimliliği yükseltmek, envanter düzeyini en aza indirmek, malzeme giriş ve çıkışlarını gereken zamanda gerçekleştirmek, hangi parçaların ne zaman satın alınacağı, ne zaman üretileceğini belirlemek amacıyla kullanılan bilgisayar destekli bir envanter kontrol yöntemidir. Malzeme İhtiyaç Planlaması kullanılarak çok çeşitli bilgiye anında ulaşılabilir. MİP' in temel olarak üç fonksiyonu vardır :
1. Sipariş Zamanlama ve Kontrol ( Siparişlerin ne zaman ve ne miktarda verileceğini belirler. )
2. Öncelik Planlama ve Kontrol ( Hangi malzemeye ne zaman ihtiyaç duyulacağını belirler. Böylece işletmeye giren ve çıkan malzeme kontrol altına alınır, satın alımlar zamanında yapıldığı için envanter en az düzeyde tutulmuş olur. )
3. Kapasite Planlamasının Yapılması ve İş Planlamanın Gerçekleştirilmesi
Malzeme İhtiyaç Planlaması çok çeşitli ortamlar için uygundur ancak, MİP sistemini uygulamayı düşünen işletmenin standart ürün alt montajlarına sahip olması gerekir.
Üst yönetim, iş planını olışturur.Bundan yola çıkılarak uygulanabilir bir üretim planı yapılır. Bunun için, üretilecek birim sayısını belirlerken, kapasite de dikkate alınır.
Planlamacılar, orta kademeli yöneticilerin talimatı üzerine üretim planını daha da detaylı hale getirirler ve ana üretim planını oluştururlar. Ana üretim planı, belli ürünlerin belirli zaman peryotlarında üretimini ortaya koyar. Ana üretim planı, Malzeme ihtiyaç planlamasının diğer elemanlarını yönlendiren, sistemin en önemli girdisidir. MİP programı ise daha detaylı planlar oluşturur, bunu yapmak için hangi ürünler için hangi komponentlerin satın alınacağını ya da üretileceğini ve bu faaliyetleri gerçekleştirecek emirlerin ne zaman verilmesi gerektiğini belirler.
Ana Üretim Planı
Açık Mali Siparişleri Açık Dağıtım Merkezi
Siparişleri
Ana Parçalar Envanter Malzeme Hesapları
Dosyası
Planlanmış Ana Siparişlerin Toplam Parça
İhtiyaçlarına Dönüştürülmesi
Net İhtiyaçların Dönüştürülmesi için
Netleştirme Parti Büyüklüğü ve
Denkleştirme
Planlanmış Mal / Üretim
Siparişleri
Şekil 2.1. Bir MİP Sisteminin Temel Yapısı
Kaynak: TMMOB İhtiyaç Planlaması Yaklaşımı : MRP ve MRP II sf.7
MİP' ten elde edilen bilgiler şunlardır :
- Yapılması gereken siparişler
- Hızlandırılması gereken siparişler
- Askıya alınması veya iptal edilmesi gereken siparişler
- Gelecek için planlanması gereken siparişler
- Yükleme raporları için bilgi ( Kapasite İhtiyaç Planlaması )
Hangi ürünün ne kadar ve ne zaman üretileceği, MİP' e ana üretim planı ile girilir. Malzeme listesi ile, ihtiyaç duyulan komponentler ve sayıları belirlenir. Envanter durum kayıtlarından, gelecekteki her dönemde, işletmede olması planlanan miktarlar belirlenir. Her dönem için, nelerin ne kadar temin edilmesi gerektiği ise, envanter durumu kayıtları ile malzeme listesi karşılaştırılarak hesaplanır.
2.1.MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI SİSTEMİNİN GİRDİLERİ :
2.1.1.Ana Üretim Planı ( Master Production Schedule )
Ana üretim planının geliştirilmesi MİP açısından çok önemlidir, o nedenle gerçekçi bir ana üretim planı elde edilinceye kadar planda değişiklikler yapılır. Koşulların değişmesi, gerçekleşen üretim miktarının planlanan miktardan farklı olması halinde önlem alınması gerekir. Aradaki farkı kapatmak için, çalışanların fazla mesai yapmaları gerekebilir. Alınan önlemler, ana üretim planı ile gerçekleşen durum arasındaki farkı kapatamıyorsa, ana üretim planı değiştirilmelidir. (4)
Ana üretim planı, planlama döneminin tamamını kapsar. Planlama dönemi, tüm malzemenin temini veya üretimi için gereken toplam zamandan daha uzun olmalıdır. Ana üretim planı, müşteri siparişleri ve talep tahminlerini üretim değerleri cinsinden ifade ederek, pazarlama ve imalat fonksiyonları arasındaki ilişkiyi belirler.
Ana planın girdileri arasında, müşteri siparişleri ve talep tahminlerinin yanısıra, dönemler itibariyle işletmenin üretim kapasitesi ve envanter durumu bilgileri yer almaktadır.
Ana üretim planı, girdi olarak son ürünlere olan talebi kullanır, bu nedenle çıktıları da son ürünler cinsindendir. Ana plan, kapasiteyi de göz önünde bulundurarak, maliyetleri minimize etmeyi amaçlayayan bir üretim planıdır. Uzun dönemlerde kaynakların miktarları sabit olmayabilir, bu durumda ana plan kaynak miktarlarındaki gerekli değişiklikleri planlar. (1)
Ana üretim planının başarılı olması için uygulanabilir ve gerçekçi bir plan olması ve sistemdeki değişikliklerin anında plana yansıtılması gerekir.
Toplam Talep
Ana Üretim Planı
Tahminler
Planlama
Ufkunun
Müşteri Siparişleri Bitişi
Şekil 2.2. Bir Ürün için Müşteri Siparişleri ile Tahminlerin Kullanılması
Kaynak: Luscombe, M. "Integrating The Business" sf.22
2.1.2.Malzeme Listesi ( Bill of Material )
Malzeme listesi, bir ürünü veya alt montajı oluşturan tüm parça ve malzemelerin listesidir. Her parça ve malzeme için bir stok numarası ve tanımı verildikten sonra bir adet ürün veya alt montaj için bu parçadan veya malzemeden kaç birim gerektiği gösterilmeli ve hangi kaynaktan sağlandığı belirtilmelidir.
Ürün tasarımı yapıldığı zaman, hangi parça ve malzemelerden oluştuğunu gösteren malzeme listesi de hazırlanması gerekir. Ürünün tasarımında yapılacak değişiklikler anında malzeme listesine aktarılmalıdır.
Malzeme ihtiyaç planlama sistemi malzeme listelerini kullanırken, bu listelerdeki bilgileri doğrudan kullanmaz. Bu nedenle ürüne ait bilgiler, bir ürün ağacı ( product tree) yapısına dönüştürülmelidir.
Kademe Kodlaması (Level Coding)
Burada, aşağıda belirtilen özellikler çerçevesinde üretimde kullanılan tüm bileşenlere birer kademe kodu verilir:
Kademe 0: Hiçbir üründe bileşen olarak kullanılmayan parça, son ürün.
Kademe 1: Kademe 1' de kullanılan parça, kademe 0' da bulunan ürünün direkt bileşeni ya da bir son ürün.
Kademe 2: Kademe 1 veya kademe 2' de bulunan parçanın bileşeni ya da bir son ürün.
Kademe n: Kademe (n-1)' de bulunan parçanın direkt bileşeni.
Bu kodlama, hammaddeye ulaşana kadar devam eder. Hammaddeler de uygun bir kademe koduyla tanımlanırlar.(1)
A Kademe 0
B C D E Kademe 1
F G I Kademe 2
H F Kademe 3
Şekil 2.3. Ürün Ağacı Örneği
2.1.3.Envanter Durum Kayıtları (Inventory Status File)
Malzeme ihtiyaç planlaması sisteminde hangi parçaların kaç adet ve ne zaman sipariş edileceğinin belirlenmesi için envanter durum kayıtlarından yararlanılır. MİP programı çalıştıkça bu kayıtlardaki bilgiler değişir.
Envanter durum kayıtlarının görevi, işletmede mevcut envanteri sürekli takip etmek ve gereken işlemleri yapmaktır. Örneğin, envanter seviyesi talebi karşılayamayacak düzeye düştüğü zaman, sistem sipariş verilmesi için kullanıcıları uyarır.
Envanter durum dosyası, malzeme ihtiyaç planlaması sisteminin kontrol görevini yerine getirebilmesini sağlamak amacıyla, her parça ile ilgili bilgileri kayıtlarda tutar. Bu bilgiler, parça numarası, temin süresi, parti büyüklüğü ve satıcıları kapsar. (4)
2.2.MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI SİSTEMİNİN ÇALIŞMA AŞAMALARI
MİP sisteminin çalışması genel hatlarıyla şu şekilde özetlenebilir:
1. İlk olarak ana üretim planı ile her üretim peryodu için üretilecek son ürün sayısı belirlenir.
2.Buna ek olarak, ana üretim planında bulunmayan ancak müşterilerin verdikleri ya da gerekli olacağı bilinen parçalar da son ürün olarak kaydedilir.
3. Daha sonra, ürün ağaçları aracılığı ile ana üretim planına göre brüt malzeme ihtiyacı bulunur.
4. Envanter durum kayıtlarındaki bilgiler, stok düzeyi, siparişleri daha önce verilmiş malzemeler dikkate alınarak brüt malzeme ihtiyacı net hale getirilir. Her üretim dönemi için bu işlem şu şekilde yapılır:
Net İhtiyaç = Brüt İhtiyaç - Eldeki Stok Miktarı + Emniyet Stokları + Diğer Kullanıcılara Ayrılmış Stok
Bu eşitliğin sonucu pozitif bir değer ise, mal için sipariş verilmesinin gerekli olduğu anlaşılır.
5. Son olarak, her aşama için ön zamanlar dikkate alınarak siparişlerin teslim tarihleri ortaya çıkarılır. Satınalmada ön zaman siparişlerinin verilmesi ile siparişlerin gelmesi arasındaki süre, üretimde ön zaman üretilen her ürün için bekleme, ilerleme ile makinaların hazırlık ve çalışma zamanlarının toplamıdır. Bu işlem, sipariş verme, siparişlerdeki değişiklikler gibi stok kararlarının yenilenmesine, çıktı raporlarının hazırlanmasına yardımcı olur.
2.3.MALZEME İHTİYAÇ PLANLAMASI SİSTEMİNİN ÇIKTILARI
MİP sistemi çıktıları, ana üretim planı desteklemek üzere, her üretim dönemi için, dinamik ve geleceğe dönük biçimde malzeme gereksinim ve sipariş programını üretir. Bunlar önemlerine göre iki gruba ayrılırlar. Birinci grupta planlanmış sipariş programı, planlanmış siparişlerde değişiklikler yer alır. İkinci grupta rapor şeklindeki çıktılar yer alır.
2.3.1.Malzeme İhtiyaç Planlaması Sisteminin Sipariş Çıktıları
1. Planlanmış sipariş programı, her dönem için gerekli siparişin verilmesini sağlayacan malzeme programıdır. Satınalma bölümü tarafından üreticilere ya da yan sanayiye malzeme ya da parça siparişleri verilmekte kullanılır. Bu programın kopyası, yan sanayiye verilerek kendi üretim programlarını yapmalarına destek olunur.
2. Planlanmış siparişlerdeki değişiklikler çıktısı, önceden yapılmış sipariş programlarının değişmesi konularını içerir. Siparişlerin miktarları değişebilir, siparişler iptal edilebilir, tarihleri öne alınabilir ya da ertelenebilir. MİP programı bu konulardaki güncelleştirmeleri gerçekleştirir.
2.3.2.Malzeme İhtiyaç Planlamasındaki Rapor Şeklindeki Çıktılar
2.3.2.1. İstisna Raporları :
Bu raporlar, siparişlerdeki gecikmeler, aşırı hasar oranları ve diğer istisnai durumlarda geçerli olur.
2.3.2.2. Performans Raporları :
Performans ölçütleri olarak stok devir hızı, teslimatların yerine getirilme oranı ve stokta mal bulundurmama durumları alınarak, sistemin çalışma derecesini gösteren raporlar, performans raporlarıdır.
2.3.2.3. Planlama Raporları :
Planlama raporları, gelecekteki envanter planlama faaliyetlerinde kullanılabilecek bilgileri içerirler. Talep tahminleri, satınalma vaatleri ve satıcı firmaların promosyon ve indirim koşulları bu tür bilgilerdir.(6)
3. BÖLÜM
ÜRETİM KAYNAKLARI PLANLAMASI - MİP II
3.1.ÜRETİM KAYNAKLARI PLANLAMASI VE TAM ZAMANINDA ÜRETİM / TOPLAM KALİTE KONTROL KAVRAMLARININ TEMEL İLKELERİ
İşletmeler, günden güne gelişen ve zorlaşan rekabet ortamına uyum sağlayabilmek ve ayakta kalabilmek amacıyla, ürünlerinin üretimini ve teslimini zamanında ve en ekonomik şekilde yapmalıdırlar. Bunu sağlamanın yolu da, MİP II ve Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrolu (Just-in-Time / Total Quality Control- JIT/TQC ) uygulamaktır.
Bu tekniklerin kullanılması, işletmelerin ihtiyaç duyulan kaynakları (malzeme, işçi, bakım, techizat vb.) etkili bir şekilde idare etmesine imkan tanır. MİP II, işletmenin tüm ihtiyaçlarını hesaplayarak, doğru kaynakların doğru zamanda ve doğru amaçlarla kullanılmasını, dolayısıyla müşteri taleplerine anında ve ekonomik olarak cevap verilmesini sağlar. MİP II' nin gücü, planlama ve kontrolda; Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol tekniklerinin gücü ise idare ve sürekli gelişimdedir. Her ikisi de, üretimde başarı için gereklidir. (11)
3.1.1.Üretim Kaynakları Planlamasının Temel İlkeleri
3.1.1.1.İş Planlama (Business Planning)
İş planlama, işletmenin finansal hedefleri (kar, nakit akışı ve büyüme), stratejik amaçları (müşteriye hizmetin seviyeleri, kalite gelişimi, maliyetlerdeki azalma, verimliliğin artışı ), işletme kapasitesi (çalışanların özellikleri, eldeki kaynaklar, teknoloji) ve piyasanın ihtiyaçlarını (müşteri talepleri ve tahminler) kapsar. İş planlamasının hazırlanması üst yönetimin sorumluluğundadır, ifadeler para birimi cinsindendir ve oluşturulan plan uzun vadelidir.
3.1.1.2.Satışlar ve Operasyon Planlama (Sales & Operations Planning)
Satışlar ve operasyon planlama, iş planlamasının satışlar, üretim , envanter ve yığılma ile ilgili bölümü ile ilgilidir. İş planlamasından sorumlu kişiler ( genel müdür ve üst yönetim ) tarafından hazırlanır, iş planının uygulanmasını sağlayan operasyonal bir plandır. Para birimlerinden çok, ölçü birimleriyle (örneğin birim, saat) ifade edilir.
Satışlar ve Operasyon Planlama ile ilgili basit bir örnek, tablo 3.1.' dedir.
İŞ PLANLAMA
SATIŞLAR VE OPERASYON
TALEP YÖNETİMİ KABA KAPASİTE PLANLAMA
ANA PLANLAMA
DETAYLI MALZEME /
KAPASİTE PLANLAMA
TESİS VE SATIN ALIM PLANLAMA
UYGULAMA
Şekil 3.1. Üretim Kaynakları Planlaması ( MİP II )
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.255 .
Satış Planı
- 3
- 2
- 1
Planlanan
120
120
120
Gerçek
124
123
138
Fark
+ 4
+ 3
+ 18
Kümülatif Fark
+ 7
+ 25
Üretim Planı
Planlanan
125
125
125
Gerçek
121
119
118
Fark
- 4
- 6
- 7
Kümülatif Fark
-10
-17
Envanter / Yığın
Planlanan
103
108
113
Gerçek 98
Fark
Tablo 3.1. Bir satış ve operasyonlar planı örneği
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.256
3.1.1.3.Talep Yönetimi (Demand Management)
3.1.1.3.1.Tahmin / Satış Planlama (Forecasting / Sales Planning)
Tahmin / satış planlama, gerçekleşmesi beklenen satış miktarlarını tahmin etme ve tahminlere göre planlama işlemidir. Satış planlama işlemi, her ürün ailesi için aylık satış oranlarını belirler.3.1.1.3.2.Müşteri Sipariş Girişi (Customer Order Entry and Promising)
Müşteri sipariş girişi ve sipariş açma, gelen siparişlerin alınması ve belirli ürünlerin hazırda bulunmalarının ve özelliklerinin belirlenmesidir. Müşteri siparişi girildikten sonra sipariş oluşturulur, üretimi ve nakliyatı gerçekleştirilir. MİP II' nin en önemli özelliklerinden biri, sistemde mevcut siparişlere bakabilme, envanteri gözden geçirebilme ve kapasite ile temin sürelerini dikkate alarak, müşteri siparişinin ne zaman yapılabileceğini belirleme imkanı tanımasıdır.
3.1.1.4.Kaba Kapasite Planlama (Rough - Cut Capacity Planning)
Kaba kapasite planlama, üst yönetim tarafından satışlar ve operasyon planlama toplantılarında görüşülen planların başarıya ulaşması için yapılması gerekenlerin belirlenmesi ve yapılan planların gerçekçi olup olmadığının kabaca tahmin edilmesidir. İşlemin temeli, tesis, mühendislik veya finans konularındaki sorunların ortaya çıkarılması için gereken bilgiye göre, sunulan planın onayına karar verilmesidir.
3.1.1.5.Ana Planlama (Master Scheduling)
Ana planlama, işletmenin üreteceklerinin ürün ailesi yerine parça parça olarak belirtilmesidir. İki farklı soruya cevap verir: Kaç adet? ve Ne zaman? Ana plan, mevcut müşteri siparişlerini, tahminleri , mevcut envanter durumunu ve kullanılabilir kapasiteyi kapsar. Bu plan, temin sürelerinin toplamlarına göre gereken kaynakları sağlamalıdır. Ana plan, Detaylı Öncelik Planlarının (Detailed Priority Plans) uygulanması için hafta veya daha kısa zaman birimleri için hazırlanmalıdır. Aynı dönem içindeki ana plandan elde edilen sonuç ve satış ve operasyon planı uyumlu olmalıdır.
Ana Plan
Hafta
1
2
3
4
Tahmin
20
20
20
20
Müşteri Siparişi
15
Ana Plan
40
40
Envanter 0
20
0
20
0
Siparişe Hazır
25
40
Tablo 3.2.Bir Ana Plan Örneği
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.258
3.1.1.6.Detaylı Malzeme / Kapasite Planlama (Detailed Material / Capacity Planning)
3.1.1.6.1.Malzeme İhtiyaç Planlaması (Materials Requirements Planning - MİP)
Malzeme ihtiyaç planlaması, ana planın gerçekleştirilmesi için gereken komponentleri ve yedek parça ihtiyaçlarını belirler. Bunu yapmak için MİP, malzeme listesini kullanarak ana plandaki parçaların komponentlerini tanımlar, envanter verilerinden yararlanarak işletmenin elindekileri saptar. Bu bilgileri kullanarak yapılması gereken siparişleri belirler.
Hafta
1
2
3
4
İhtiyaçlar
80
80
Sipariş
200
Envanter 100
20
20
- 60
140
Planlanan Siparişler
Tablo 3.3.Bir Parça için MİP Hesaplaması
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.258
3.1.1.6.2.Kapasite İhtiyaç Planlaması (Capacity Requirements Planning - CRP)
Kapasite ihtiyaç planlaması, MİP' in üretilen parçaları için tavsiye edilmiş ihtiyaçları alarak, kapasite ihtiyacının miktarını ve zamanını tahmin etmek için kullanır. İşlemleri ve her biri için gereken zamanı tanımlayan bir rotalamaya ihtiyaç vardır, daha sonra ihtiyaç duyulan ve mevcut kapasitenin karşılaştırılması için bir iş merkezi ele alınır.
Hafta
1
2
3
4
Kapasite (İhtiyaç)
90
90
90
110
Kapasite
(Mevcut)
90
90
90
90
Fazla / Az
Yükleme
0
0
0
- 20
Tablo 3.4. Bir İş Merkezi için Kapasite Planı Örneği
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.259
3.1.1.7.Tesis ve Satıcı Planlaması (Plant and Supplier Scheduling)
MİP kullanılarak , hangi işlerin planlandığı, her işin bulunduğu bölge ve özellikleri ile ilgili tavsiyeler verilir. İşletme, yapılması gereken iş ile yapılan işi karşılaştırarak kapasite kullanımını tespit etmelidir. Girdi - çıktı kontrolü olarak adlandırılan bu tekniğin amacı, yapılması gereken üretimin gerçekleşip gerçekleşmediğinin belirlenmesidir.
İşletmeler, üretim faaliyetlerini düzenlemek için iki farklı yol izleyebilirler.
3.1.1.7.1.İş Atölyesi (Job Shop)
Bu yöntemde kaynaklar, tiplerine göre gruplandırılır. Örnek olarak, talaşlı imalat atölyesinde torna tezgahları bir grup, matkap tezgahları ayrı bir grup olarak farklı alanlarda bulunur. İş esnasında üretilen parça rotalamaya göre bir iş merkezinden diğerine gider. İş atölyesi planlaması gönderme anlamına gelir ve her iş merkezi için günlük gönderme listeleri vardır.
operasyon operasyon std. saat
atölye parça sıra sipariş
emri no no miktar başlangıç teslim teslim hazırlama çalışma durum
17621 91762 020 50 8 / 13 8 / 16 8 / 25 _ 3.5 R
18430 98340 030 500 8 / 13 8 / 18 8 / 31 4.3 14.3 H
18707 78212 010 1100 8 / 16 8 / 18 9 / 6 1.1 18.2 T
18447 80021 020 300 8 / 17 8 / 19 8 / 28 1.5 9.0 T
19712 44318 020 120 8 / 24 8 / 26 9 / 10 3.3 15.1
Tablo 3.4. İş Atölyesinde Parça için Gönderme Listesi
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.260
3.1.1.7.2.Akış Atölyesi (Flow Shop)
Akış atölyesinde kaynaklar işlemdeki sıralarına göre gruplanırlar. Örnek olarak, otomobil montaj hattı verilebilir. Burada resmi rotalamalara gerek yoktur çünkü hareket bir işlemden diğerine otomatik olarak gerçekleştirilir. Bir taraftan hammadde girişi , diğer taraftan üretimi tamamlanmış parça çıkışı yapılır. Burada planlar, hat planı olarak hazırlanır. Hat planı, işlemlerin sıralarını, sürelerini ve çıktılarını gösterir.
1.hafta 2.hafta 3.hafta 4.hafta
X P S Ç P C P S Ç P C
İHTİYAÇ
1100 1100 1100 1100 1100 4400
PLANI 1100 1100 1100 1100 1100 1100 3300
Z
İHTİYAÇ 1050 1050 1050 1050 1050 5250
PLANI 1050 1050 1050 1050 1050 4200
Tablo 3.5. Akış Atölyesinde Parça için Hat Listesi
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf.260
3.1.1.7.3.Satıcı Planlaması (Supplier Scheduling)
Satıcılar da geçerli planlar oluşturup, bu planların doğrultusunda hareket etmelidirler. Satıcı planı, tipik ve taşınması zor olan satış zorunluluğu çevriminin yerini alır. MİP II içerisinde, satın alınan parçaların MİP çıktısı kısa ve satıcılarla direkt ilişkidedir. Satıcı planları haftada bir, Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol ortamında daha kısa sürede hazırlanır.
3.1.1.8.Uygulama ve Geri Besleme (Execution and Feedback)
Uygulama, planlama aşamalarının son bulduğu safhadır. Bu safhada parçalar veya işlemler gerçekleştirilir. Malzeme veya kapasite ile ilgili sorunlarla karşılaşılması halinde planlama bölümü ve işlemin gerçekleştirildiği bölüm karşılıklı etkileşim ile çözüm yolu bulurlar. Fakat planın bir bölümünün uygulanması mümkün değilse, geri besleme yapılması gerekir. Geri besleme, sorunun nedeninin belirlenmesini ve yeni bir tamamlanma süresinin bulunmasını kapsar. Bu bilgiler, planlama bölümü tarafından sonuçları belirlemek için analiz edilir. Herhangi bir alternatifin bulunamaması halinde, planlama bölümü tarafından ana planlama hazırlayan bölüme geri besleme yapılır.
Geri besleme yapılarak ana planın değiştirilmesi işlemine, pratik çözümlerin tükenmiş olduğu durumlarda başvurulmalıdır. Ana planda yapılacak değişmelerde, ana planlamacı satışlara geri besleme yapar ve plandaki değişikliklerin neleri etkileyeceğini bildirir. MİP II tüm planlama ve uygulama elemanlarını bütünleştirerek uzun vadeli planlar ile kısa vadeli detaylı planlar arası etkili bağlantılar kurar. İşletmede yukarıdan aşağıya, genel müdürden üretimde çalışan işçiye kadar, işletmenin tüm aktivitelerindeki kişilerin tam kapasiteyi kullanır duruma gelmek için çalışmasını sağlar. Bunun tersi olan işlem de aynı derecede önemlidir, geri besleme aşağıdan yukarıya çıkar. Fakat geçerli planlar elde etmek amacıyla engellenemeyen sorunlar aşağıdan yukarıya iletilir.
MİP II' nin operasyonal yönünün dışında, aynı derecede önemli finansal planlama yönü vardır. Satış fiyatları ve maliyet verilerinin de dahil edilmesiyle MİP II mevcut planları para birimine çevirebilir. Sonuçlar, para birimi cinsinden ifade edilen sevkiyatlar, envanter seviyeleri, nakit akışları ve kar elde edilir.
MİP II' nin operasyon ve finansal planlama dışında üçüncü bir özelliği de simülasyondur. "Eğer ne" sorusuna cevap verebilmek için bilgi üretebilmek yönetim için önemli bir konudur. "Eğer ne" sorusu şeklinde sorulan ve muhtemel cevapları bulunmaya çalışılan konulardan birkaçı şunlardır: İşteki gelişme beklenenden hızlı gerçekleşirse ne olur; işler planlandığı gibi gerçekleşirse ne olur; maliyetler yükselir ancak fiyatlar sabit kalırsa ne olur; işletmenin kapasitesi, planlanan yeni ürünleri desteklemeye ve mevcut ürünleri satmaya yetecek midir? Bunlar genel ve kritik konulardır ve üretim yapan şirketlerin devamlı sorduğu sorulardır.
Yönetimin önemli bir özelliği de, sürekli mevcut plana alternatifler bulmaya çalışmasıdır. MİP II ile yöneticiler durumu analiz etmek için ihtiyaç duydukları verilere ulaşabililer, "eğer ne" simülasyonu yaparak gerekli olduğunda mevcut plandan daha iyisini geliştirirler. (11)
3.1.2.Tam Zamanında Üretim / Toplam Kalite Kontrol (Just - in - Time / Total Quality Control )
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol (Just - in - Time / Total Quality Control ), genel olarak gereken zamanda nakillerin gerçekleştirimesi olarak tanımlanır. Bazı kişilere göre bu tanım değil, tam zamanında üretimin bir sonucudur. Özellikle Japon şirketler, bu kavramı benimsemişler ve uygulamışlardır. Tam zamanında üretim envanter kabulünün zamanlaması ile sınırlı değildir, sürekli gelişim ve kayıpların azaltılmasını da kapsamına alır. Fakat, tam zamanında üretimin yazılım satınalmak şeklinde işletmeye alınabileceği düşüncesi yanlıştır, çünkü tam zamanında üretim bir çalışma felsefesidir.
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol, kayıplara karşı mücadele etmektir. Burada kayıp olarak tanımlanan, ürüne değer katmadan maliyetini arttıran tüm unsurlardır. Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol felsefesinde, gelişimi sağlamak için sadece envanter durumuna değil, işletmenin bütününe bakılması gerekir.(10)
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol, sipariş miktarlarında, emniyet stoklarında, kuyruklarda, satıcıların sayısında, ürünün karmaşıklığında, temin süresinde, sipariş girişlerinin zamanında sürekli azalmalar anlamına gelir.
Fakat kayıpların bir günde ortadan kaldırılması veya envanterin sıfırlanması mümkün değildir. Sonuçları düşünülmeden yapılan bu tür bir davranış, işletmeyi daha yüksek maliyetlere, daha düşük kaliteye ve yetersiz ürün dağıtımına yöneltebilir.
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol kavramının kullanımını doğru yapabilmek için işletmelerin uygulamanın nasıl olacağını bilmeleri gerekir.
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol işlemi kayıpları azaltmak amacını taşır fakat kalite, teslimat ve maliyet konularında gelişmeyi sağlamak için kullanılmadan önce, çalışanlar tarafından anlaşılması gerekir. Tam zamanında üretimin anlaşılması için öncelikle " Bir seferde bir azalarak " işlemini anlamak gerekir. Bu işlemin aşamaları, işletmede kayıplara sebep olan kısıtların belirlenmesi, çözümler üzerinde düşünülmesi, görsel geri beslemenin sağlanmasıdır.
" Bir seferde bir azalarak " işleminin tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol için önemi, bilgisayar sistemlerinin üretim kaynakları planlaması için taşıdığı öneme eşittir.
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol, envanter için üst sınırı belirleyen Kanban tekniğini kapsar. Kanban, Japonca bir kelimedir ve "kart", "sinyal" veya "görsel kayıt" anlamına gelir. Sistemdeki her kanban, bir parça envantere veya sipariş girişindeki siparişe veya tasarımdaki ayrıntılara izin verir. Sistemdeki toplam kanbanların sayısı üretim hattındaki toplam envanteri sınırlar. Üretim kaynakları planlamasının temel hedefi, sıfır envanterdir, işletmede mamul ve yarımamul stoklarına tümüyle karşıdır.(11)
Kanban belli bir stok seviyesiyle çalışır. Bu sistem "iki kutu sipariş noktası" sistemi gibidir. Bu sistemde, bir ürünün komponentleri için iki adet kutu mevcuttur.Bu kutulardan bir tanesi kullanım alanında yani üretim hattında, diğer kutu ise depo kısmında bulunur. Üretim sırasında gereken parçalar, üretim hattında bulunan kutudan karşılanır.
Üretim hattındaki kutunun içindeki parçalar bittiği zaman, sipariş verilir. Bu arada ihtiyaçlar ikinci kutudan karşılanır. Verilen siparişler geldiği zaman, ikinci kutu doldurulur. İkinci kutu dolduktan sonra kalan miktar, birinci kutuya eklenir. Bu sistemin avantajı, gözle kontrol kolaylığı sağlamasıdır. (10)
Kanban, iki kutu sisteminden daha esnektir. Kanban adı taşıyan iki tip kart vardır: Ulaşım kartı ve üretim kartı. Ulaşım kartları, parçanın hareket istikametini belirtir, üretim kartı ise iş merkezi, parti büyüklüğü, gereken malzemeler ve standart zamanlar gibi bilgileri içerir.
Kanbanlar atölyelerde kullanılan iş emirleri, rotalama kağıtları vb. formların yerini alır, böylece atölyede dolaşan kağıt miktarı azalmış olur.
Kanbanın ilkesi, sistemin bir sonraki operasyonu için kullanılan miktarı tamamlamaktır. Bir montaj hattı işçisi, stok alanından bir konteyneri montaj sahasına aldığında ulaşım kanbanı konteynerden çıkarılarak malzeme taşıyıcısı işçiye, çıkarılan konteynerin yerine yenisini getirmesi amacıyla verilir.
Bir iş merkezinde yapılan işin tamamlanması ve konteynerlerin bu merkezlerden ayrılması ile üretim kanbanı çıkarılır ve iş merkezindeki işçiye verilir. Böylece işçi yeni bir konteyneri doldurmak için çalışmaya başlar. (Üretim kanbanının iş emri olarak kullanılması) Bu kanban zinciri son üründen geriye doğru yan sanayi işletmesine kadar devam eder. Kanbanlar atölye içinde, ürün hareketi ve üretimi başlatarak malzeme akışını kontrol ederler.
Kanban sisteminin uygulanabilmesi için aşağıda belirtilen kurallar uygulanır:
- Sistemde her konteynerde kanban olmalıdır.
- Kanban bir çekme sistemi olduğundan kullanıcı departman sadece kendinden önceki departmandan parça temin eder, malzeme hareketi tek yönlüdür.
- Parça temini için kanban kartı gereklidir.
- Tüm konteynerler standart miktarlarda parça içerirler ve her bir parça için standart konteynerler kullanılır.
- Üretim kanbanları ile belirtilen dışında üretim yapılamaz.
Gelişme İçin Bir Alanın Seçilmesi
HAYIR
İsraf > 0
mı ?
EVET
İşlemi
Sürdür
HAYIR İşlemi
İşlem Ekonomik Değiştir
midir ?
EVET
İsrafı
Azalt
Şekil 3.2. Tam Zamanında Üretim İşlemi : " Bir Seferde Bir Azaltarak "
Kaynak: Wallace T.F., "MRP II : Making It Happen" sf. 265
Tam zamanında üretim kavramı kanbandan daha önemlidir; kanban bu kavramın gerçekleştirilmesinde kullanılan araçlardan biridir.
Kanban sistemini beş yıl ve daha fazla bir süre kullanan Japon firmaları; işgücü verimliliğinde % 30' luk bir artış, envanterlerde % 60' lık bir azalma, kalite kontrol red oranında % 90' lık azalma kaydedildiğini belirtmişlerdir. (2)
Kanban, sipariş noktası gibi "itme" sistemidir ve bir "çekme" sistemi olan MİP II ile rekabet edemez, fakat iki sistem beraber kullanılabilir. (1)
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol, işletmenin tamamında uygulanacak bir tekniktir. Her işletme, kendi ihtiyaçlarına ve sorunlarına bağlı olarak farklı bir bölümü seçecektir. Örneğin, bir işletmede malzeme alanında sorun varsa, daha çok envanter, stoklar vs. üzerinde yoğunlaşılacaktır. İşletmenin sorunu pazarlama ise, tahminler, satışlar ve ürünlerin pazarlanması üzerinde durulacaktır. Hangi alanda kullanılırsa kullanılsın, Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol olumlu sonuçlar verir.
3.1.3.Üretim Kaynakları Planlaması ve Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol Tekniklerinin Beraber Kullanımı
Üretim Kaynakları Planlaması, bir işletmenin maksimum performansa ulaşmasını sağlayan bir planlama aracıdır. Fakat mevcut durumu değiştiremez. Eğer bir parça için temin süresi 52 haftaysa, üretim kaynakları planlaması buna göre yapılır.
Tam zamanında üretim / toplam kalite kontrol bugünün ortamının gelişimi için uğraşarak, gelecekteki ortamın daha iyi olmasını sağlama amacındadır.
Üretim kaynakları planlaması,işletmenin geleceğin gelişmiş ortamında maksimum performansa ulaşması için yeni ortamın planlamasını ve kontrolünü sağlar. Üretim kaynakları planlaması gereken araçları sağlar, tam zamanında üretim ortamın gelişmesi ve araçların daha etkili olması için çalışır.(11)
4.BÖLÜM
MİP II' NİN İŞLETMELERDE UYGULANMASI ÇALIŞMALARI
MİP II' yi seçen şirketlerin başarıya ulaşabilmeleri için öncelikle, belirlenmiş hedefleri olmalıdır. Bu hedefler, işletmenin iki yıl veya beş yıl sonrası için amaçladığı yıllık üretim hacmi, toplam kar ve çalışanlarının sayısı gibi konuları kapsamalıdır. Şirket varmak istediği noktayı belirlemeli ve o yönde çalışmalıdır.
MİP II'nin uygulanmaya başlanması için, şirketlerin çaba göstermesi gerekir çünkü yapılması gereken, işlerin idaresi için tamamen farklı yapıda olan ve planlama temeline dayanan bir sistemi yerleştirmek ve aynı zamanda şirket genelinde kapsamlı bir bilgisayar sistemi kurmaktır. Birçok şirket, MİP II' nin yüksek risk taşıdığını ve başarı şansının az olduğunu düşünerek, iş performansını arttırmak için daha düşük risk taşıyan seçenekleri tercih ederler.
MİP II sistemini başarıyla uygulayan şirketlerin oranını belirlemek amacıyla çeşitli araştırmalar yapılmıştır. Bu araştırmaların bir kısmına göre, MİP II' yi seçip uygulayan şirketlerin çoğu amacına ulaşamamıştır, denemeleri başarısızlıkla sonuçlanmıştır. Ancak bir kısım araştırmacı da, başarıya ulaşan şirketlerin hızla artan performanslarına dikkati çekmektedirler. Bu iki farklı görüşün de geçerli olduğu düşünülebilir, MİP II' yi tercih eden şirketlerden az bir kısmı amaçladığı başarıya ulaşmakta, sadece MİP modülünü kullanmayı seçenler, daha az fayda görmektedirler.
MİP II' nin başarılı olması için, her işletmenin uygulayabileceği belirli ve kesin kurallar mevcut değildir. Başarıya giden yol, her işletme için farklılıklar gösterir. Ancak, genel bir tarif yapmak gerekirse, MİP II' nin başarıyla kullanılmasının iki şartı, MİP II kavramının tamamen anlaşılması ve uygulanmasıdır.Her iki şartın da, öncelikle üst yönetim için geçerli olması gerekir.
4.1.MİP II' NİN TERCİH EDİLMESİ
Üretim faaliyetlerini geliştirmek ve verimi arttırmak amacıyla bir arayış içine giren işletmeler, hangi tekniğin uygulanmasının gerekli olduğu konusunda tereddüt içindedir. Bir kısmı MİP II ile tam zamanında üretim arasında tercihte bulunmaya çalışırken, bir kısım işletme de, dağıtım kaynakları planlamasının (distribution resource planning - DRP) şart olup olmadığını araştırır.
İşletmenin kullanacağı teknik,
1. İşletmenin ihtiyaçlarına cevap verebilmelidir.
2. Kısa vadede avantaj sağlamalıdır.
3. İşletmenin uzun vadeli stratejisiyle uyum sağlamalıdır.
Düzenlenecek bir toplantıda yönetim, işletmenin hedeflerini ortaya koymalı, tartışmalı ve kullanılacak tekniği belirlemelidir. Bu toplantının bir amacı da, bilinçlenmedir. Genel müdür ve üst kademe yöneticilerine, işletmenin hedefleri ve MİP II teknikleri arasındaki ilişki anlatılmalı, MİP II' nin önemini görmeleri sağlanmalıdır.
Yapılan bu toplantı ile, işletme içindeki ilk MİP II eğitimi verilmiş olur. Bu eğitimden çok, üst yönetime sunulan bir tanıtımdır. İşletmenin kar / maliyet analizini yapacak ve vizyonunu belirleyecek olan üst yönetimin, MİP II' yi bilmesi gerekir.
Öğrenmeleri gereken temel bilgiler şunlardır :
1. MİP II nedir?
2. İşletmemiz için uygun mudur? Başarılı sonuç alınabilir mi?
3. MİP II' nin işletmeye tüm maliyeti ne kadar olacaktır?
4. İşletmenin MİP II uygulamasından elde edeceği fayda nedir?
Bazı işletmeler, MİP II' yi sadece malzeme siparişlerini düzenleyen bir bilgisayar programı olarak görürler; bu düşünceden yola çıkarak, maliyet hesabını yanlış yaparlar. İşletmenin MİP II için yapacağı harcamalar yetersiz kalacağı için, başarısızlık bu gibi durumlarda kaçınılmazdır.
Başarısızlığın bir nedeni de, MİP II' nin sağlayacağı avantajların ve elde edilecek karın küçümsenmesidir. Yapılacak harcamaların MİP II kullanılırken geri dönmeyeceğine inanan üst yönetim, projeye gereken önemi vermez. Bu gibi hataların önüne geçmek için, üst yönetim konu hakkında bilgi sahibi olmalıdır.
Bu aşamadan sonra, işletmenin geleceği ile ilgili görüşler ortaya konur ve bir vizyon raporu hazırlanır.Bu raporun kapsamında şunlar olmalıdır :
- İşletme ve sorunları (Bugün işletmenin bulunduğu nokta)
- İşletmenin gelişimi (İşletmenin varmayı düşündüğü nokta)
- İşletmenin içinde bulunduğu çalışma ve pazar ortamı (Piyasadaki talep)
- Rekabet (Piyasada ayakta kalabilmek için işletmenin ulaşması gereken performans düzeyi)
- Başlangıç eğitiminde öğrenilenler
- Tavsiyeler
Bu rapor, kısa ve açık ifadeler içermelidir. Yazılanlar özet olmalı, mümkünse her bölüm için en fazla bir sayfa ayrılmalıdır. Hazırlama aşaması bir veya birkaç toplantıdan oluşmalı, genel müdürün katılımı sağlanmalıdır.
4.1.1.Kar / Maliyet Analizi
MİP II' nin maliyetinin ve sağlayacağı karın bilinmesi aşağıdaki sebeplerden dolayı gereklidir.
4.1.1.1.Yüksek Derecede Önem
En önemli amaç, işletmedeki işlerin yürütülmesidir, MİP II' ye verilen önem de bu derecede olmalıdır. MİP II' nin önem derecesinin anlaşılabilmesi için, sağlayacağı karın ve toplam maliyetinin bilinmesi gerekir.
4.1.1.2.Somut Değerler
MİP II uygulaması, tüm işlerin yapılışında köklü değişiklikler meydana getirir. Bu da ancak sistemin benimsenmesi, kabul görmesi ile mümkün olur. MİP II' nin benimsenmesi için, maliyet değerlerinin hesaplanmış, somut değerler olması gerekmektedir.
4.1.1.3.Kaynakların Tahsisi
MİP II' nin işletmeye sağlayacağı kar ne kadar fazla olursa olsun, projenin maliyeti hesaplanmalı, MİP II projesinin gerçekleştirilmesine, bu maliyet değerleri incelenerek karar verilmelidir.
4.1.2.Maliyet
Maliyetleri sınıflara ayırmanın bir yolu, ABC kategorilerinde incelemektir.
A = İnsanlar, B = Veri, C = Bilgisayar
olmak üzere, sondan başlayarak her kategorinin maliyetini incelersek;
C = Bilgisayar kategorisine şu maliyetler dahildir :
1.MİP II için gerekli olan yeni donanım
2.MİP II için gerekli olan yazılım
3.Aşağıda belirtilen ihtiyaçları karşılamak amacıyla çalışan sistemciler ve programcılar
3.1.Yazılımın işletme tarafından hazırlanması
3.2.Satın alınan yazılımın kurulması, hatalarının düzeltilmesi ve çalışır vaziyete getirilmesi
3.3.Satın alınan yazılımın, bazı ilavelerle eksiksiz hale getirilmesi
3.4.MİP II sistemi kurulduktan ve çalışmaya başladıktan sonra da kullanılmaya devam edilecek sistemlerin, satın alınan yazılımla uyumunun sağlanması
3.5.Sistemi kullanacak kişilerin eğitimine yardım edilmesi
3.6.Sistemin geliştirilmesi
3.7.Sistem desteğinin sağlanması
Bu kişiler, işletmenin devamlı personeli olabilecekleri gibi, geçici bir süre için de çalıştırılabilir.
4.Formlar, kaynaklar
5.Yazılım destek maliyeti
6.Yazılımın diğer tahmini masrafları
B = Veri kategorisine şu maliyetler dahildir:
1.Aşağıdakilerin tedarik edilmesini içeren envanter kaydının doğruluğu
1.1.Her çeşit yeni alet
1.2.Techizat için yapılan düzenlemelerin maliyeti
1.3.Çevrimlerin maliyeti
1.4.Envanter doğruluğunun sağlanması amacıyla, iş gücünün daha fazla kullanımının sağlanması
2.Malzeme listelerinin doğruluğu
3.Rotalamaların doğruluğu
4.Tahminler, müşteri siparişleri, iş merkezi verileri gibi diğer veriler
A = İnsanlar kategorisine şu maliyetler dahildir:
1.Proje takımı, tüm gün çalışan proje lideri ve onunla çalışan yardımcıları
2.Eğitim, geziler ve konaklamalar
3.Profesyonel rehberlik
4.Endirekt işçilik maliyetindeki geçici veya sürekli artışlar. (Malzeme planlama için işe yeni kişilerin alınması gibi.) Genellikle, bu artış fazla değildir, işe alınan kişi sayısı oldukça azdır. MİP II planlaması fonksiyonlarının yetersiz olduğu işletmelerde, işe daha fazla kişinin alınması gerekli olabilir.
Yukarıda üç kategoride incelenen MİP II maliyetlerinin hepsi, yapılması gerekli olan harcamaları içerir. Kategoriler arasında en önemli olan, insanları kapsadığı için A kategorisidir. Hiçbir maliyetin elenmemesi gerekir, eğer maliyetlerden birinin kesinlikle elenmesi gerekiyorsa, bu A kategorisinden olmamalıdır. Bilgisayar maliyetlerini kapsayan C kategorisinde kesintiler yapmak daha uygun olabilir. Pahalı olmayan bilgisayar sistemleri kullanmış işletmeler arasında, MİP II' yi başarıyla uygulamış olanlar vardır. Ancak, çalışanları iyi eğitilmemiş ve istekli çalışmamış hiçbir işletme, MİP II' yi başarıyla uygulayamaz.
4.1.3.Kar
MİP II' nin sağladığı faydalar, dolayısıyla elde edilen kar şu şekildedir:
4.1.3.1.Artan Satışlar
MİP II, işletmeleri rekabet piyasasında hazır hale getirir, sağladığı imkanlarla müşteri hizmetlerini geliştirir, dolayısıyla satışları arttırır. MİP II' nin sağladığı avantajlar şunlardır:
- Nakillerin zamanında olması
- Nakillerin daha az zaman alması
- Satıcıların, nakillerdeki gecikmelerle ilgilenmek yerine müşteriye hizmet vermesinin sağlanması
4.1.3.2.Artan Direkt İşçilik Verimliliği
- MİP II işçilik verimliliğini, aşağıdaki sebeplerden dolayı arttırır:
- Boşa geçen zamanların elimine edilmesi
- Son anda yapılan değişikliklerin elimine edilmesi
- Planlama dışı yapılan işlerin çok azaltılması
4.1.3.3.Azalan Satın Alma Maliyetleri
MİP II sayesinde satıcılar, daha güvenilir üretim programlarıyla karşılaşır.Satın alımlar daha etkili ve düşük fiyatla yapılabilir. Bunun sebebi, işletmenin satınalma bölümünde çalışanların MİP II sayesinde piyasa araştırmaları ve yeni anlaşmalar ile ilgilenecek zaman bulabilmeleridir.
4.1.3.4.Azalan Envanter
Etkili talep yönetimi ve ana planlama sayesinde işletme, düzenli programlara sahip olur. Bu da, üretimin ve dağıtımın zamanında olması demektir.
4.1.3.5.Azalan Eski Teknikler
Mühendislikteki değişikliklerin yönetiminin gelişmesi ile gelecekle ilgili tahminlerin kolaylaşması sağlanır. MİP II işletmenin ihtiyaç duyduğu birçok işlemi gerçekleştirerek eski tekniklerin kullanımının azalmasına sebep olur.
4.1.3.6.Azalan Kalite Maliyeti
Programlar dışına çıkılmaması, tutarlı bir çalışma sağlar, kalite maliyetini azaltır.
4.1.3.7.Azalan Yükleme Maliyeti
MİP II sayesinde, işlerin kontrolü ve ihtiyaçların takibi sağlanır. Bu şekilde nakiller zamanında gerçekleştirilir.
4.1.3.8.Yıllık Fiziksel Envanterin Azalması
Yıllık fiziksel envanterin azaltılması, işletmeye oldukça fazla yarar sağlar. Bu şekilde envanter hesabı maliyeti azalır. Birçok işletmede envanter hesabı yapılırken üretim aksar, bu işlem elimine edilerek üretimdeki bu aksamanın önüne geçilir.
4.1.3.9.Artan Endirekt İşgücü Verimliliği
MİP II, direkt işçilik verimliliğini arttırmasının yanısıra, endirekt işgücü verimliliği de artar. Bunun sebebi, daha önce fazla işi olmayan çalışanların üretimle ilgili bölümlere kaydırılması ve çalışanların etkili yöntemler ve belirli hedeflerle daha verimli çalışabilmeleridir.
4.1.3.10.İhtiyaç Duyulan Sahanın Azalması
Hammadde ve bitmiş envanterdeki azalma sayesinde, çalışma sahası ve ambarlara olan ihtiyaç azalacaktır.
4.1.4.Sorumluluk
İşletmelerde MİP II kar / maliyet analizini kimin yapması gerektiği ve sorumluluğu kimin alacağı soruları sık sık sorulur. Bu sorumluluk, tek bir kişiye veya tek bir gruba yüklenmemelidir. Kar / maliyet analizi, aşağıdaki yöntemlerle yapılabilir:
1.Orta kademe yöneticiler, kar / maliyet analizini yapar ve projeyi patronlarına sunarlar. Ancak, üst yönetimin eğitim gördüğü işletmelerde bu geçerli değildir, bu işletmelerde analizi, üst yönetim ve üst yönetime yakın yöneticiler gerçekleştirir. Bu, tavsiye edilen bir yöntem değildir.
2.Maliyetleri hesaplamak ve MİP II konusundaki araştırmaları ve incelemeleri yapmak üst yönetimin görevidir. Üst yönetim, projeyi uygun görmesi halinde gereken emirleri verir ve MİP II uygulamasına başlanır. Ancak bu yöntem, önemli bir unsur olan takım çalışmasını gözardı etmektedir. Bu yöntemin uygulanması tavsiye edilmez.
3.Kar / maliyet analizlerinin yapılması ve MİP II konusunda karar verilmesi için tavsiye edilen yöntem budur. Bu yöntemde, sorumluluğun paylaşılması ön plandadır.Maliyetin hesaplanması, üst ve orta kademe yönetimin görevidir. Aşağıda yöntemin uygulanmasındaki aşamalar belirtilmiştir:
3.1.Orta kademeli yönetici(örneğin satış ve pazarlama bölümünde çalışan), MİP II eğitim programına katılır.
3.2.Üst kademe yönetici(örneğin satış ve pazarlama bölümü başkan yardımcısı), MİP II eğitim programına katılır.
3.3.Eğitimden dönen üst ve orta kademe yöneticiler, öğrendiklerine paralel olarak işletmenin MİP II uygulamasından elde edilecek kar ve maliyetleri hesaplar.
3.4.Eğitim ilerledikçe, yaptıkları analiz ve hesapların kapsamları genişler.(örneğin müşteri hizmetlerindeki gelişmenin satışlarda sağlayacağı artışın belirlenmesi)
3.5.Bu işlemler, bütün bölümlerin yöneticileri tarafından gerçekleştirilir. Daha sonra hesaplanan değerler bir araya getirilir ve ortak bir sonuca varılır.(11)
4.2.PROJE LİDERİ
MİP II uygulanması için karar verildikten sonra, proje organizasyonu yapılır.Bu aşamada, yeni çalışma grupları ve geçici pozisyonlar oluşturulur. Proje lideri, MİP II proje takımının başındadır ve projeyi yönlendirir. Proje liderliğinin şartları, aşağıdaki gibidir:
4.2.1.Proje Liderinin Özellikleri
4.2.1.1.Proje Liderinin Tam Gün Çalışması
Proje lideri tam gün çalışmalıdır, A sınıfı MİP II kullanıcısı olmayı düşünen bir işletme, tam gün çalışan bir proje lideri ile amacına iki yıl içinde ulaşır. Yüz kişiden daha az çalışanın bulunduğu küçük işletmeler dışında, tüm görevi MİP II proje liderliği olan bir kişi belirlenmelidir. Bu kişinin, MİP II projesi dışında sorumluluğu bulunmamalıdır. Proje liderinin sorumluluğunda MİP II dışında başka işler olması halinde, proje yavaşlayacaktır. Proje lideri önceliği asıl işine verecek, MİP II' yi ihmal edecektir. Bu nedenden dolayı, proje liderlerinin tek sorumluluğu proje olmalıdır.
4.2.1.2.Proje Liderinin İşletme İçinden Olması
Bazı işletmeler, proje lideri olarak, işletme dışından bir uzman getirmeyi daha doğru bulurlar. Bunun sebebi dışarıdan gelecek uzmanın MİP II konusunda tecrübeli olmasıdır. Ancak, proje lideri aşağıdaki sebeplerden dolayı işletme içinden olmalıdır:
- MİP II karmaşık değildir, proje lideri malzeme yönetimi konusunda tecrübeli olmasa bile, kısa zaman içerisinde gerekenleri öğrenebilir.
- Proje lideri olarak işletme dışından seçilecek bir kişinin, öncelikle işletmeyi tanıması, işlerin nasıl yürüdüğünü öğrenmesi gerekir. Bu, oldukça zaman alan bir süreçtir.
- Proje liderinin işletme dışından olması, çalışanların rahatsızlık duymalarına sebep olur. İnsanlar yaptıkları işi anlatırken, karşılarındaki proje liderine -onu tanımadıkları için- güven duyamazlar ve aralarında tam anlamıyla bir iş birliği sağlanamaz. Proje lideri işletme dışından olduğu için proje, işletme içinde benimsenemez.
4.2.1.3.Proje Liderinin Üretim İçin Önem Taşıyan Fonksiyonlarla İlgilenen Bir Bölümden Olması
Proje lideri, işletmede üretim için önemli olan fonksiyonlarla ilgili , tasarım, satışlar, satınalma, üretim ve planlama gibi bölümlerden birinden gelmelidir. Proje lideri, daha önce üretimle ilgili bir bölümde çalışmamışsa, bilgi işlem bölümünden seçilmemelidir. Bunun sebebi, bilgi işlem sisteminde çalışan bir kişinin işlerin nasıl yürütüldüğünü, ne gibi sorunlarla karşılaşıldığı hakkında bilgisinin olmamasıdır. Bir başka önemli nokta, bilgi işlem bölümünden bir kişinin proje lideri seçilmesinin çalışanlara vereceği "MİP II bir bilgisayar projesidir" mesajıdır. Oysa MİP II, işin tüm bölümlerini kapsayan bir yönetim aktivitesidir.
4.2.1.4.Proje Liderinin Bu İçin En Uygun Kişi Olması
Proje liderliği için en uygun kişiler, bölüm müdürleridir. Bazı işletmeler, MİP II projesi için üst yöneticilerden birini görevlendirirler. Ancak genellikle proje lideri, aşağıdaki bölümlerin yöneticileri arasından seçilir.
Üretim
Satınalma
Satışlar
Üretim ve Envanter Kontrol
Müşteri Hizmeti
Ürün Mühendisliği
Üretim mühendisliği
Malzeme
Dağıtım
4.2.1.5.Proje Lideri Tecrübeli Olmalıdır
Proje lideri olarak görevlendirilecek kişinin işletmede en az beş yıl çalışmış olması gerekir. İşletmede kısa süreden beri çalışan kişilerin proje lideri olması durumunda, işletme dışından bir kişinin proje lideri olması durumundaki sorunlara yakın sorunlarla karşılaşılabilir.
4.2.1.6.Proje Lideri Çalışanlarla İyi İlişkiler Kurabilmelidir
Proje lideri olarak görevlendirilecek kişinin, insanlarla iyi ilişkiler kurabilen, güvenilir ve saygı gören bir yönetici olması gerekir.Projenin işletmede başarılı olması, proje liderinin çalışanlarla kurduğu karşılıklı güven ve saygı temeline dayanan iletişime bağlıdır.
4.2.2.Proje Liderinin Görevleri
1.MİP II proje takımının başıdır.
2.MİP II konusunda yetkili olan yönetim kurulunun bir üyesidir ve kurulun proje takımı ile iletişimini sağlar.
3.MİP II eğitim çalışmalarını - işletme içinde ve dışında - izler.
4.MİP II projesinin planlanması hazırlık çalışmalarını yönlendirirken, çalışmaya dahil olanların onayını alır.
5.Proje planlarını her hafta güncelleştirir, öncelikle yapılması gereken işleri belirler.
6.Hazırlanan planın gerisinde kalan bölümlere ve kişilere tavsiyelerde bulunur, gereken yardımı sağlar.
7.MİP II proje planının ciddi derecede gerisinde kalan bölümleri yönetim kuruluna bildirir ve çözüm için önerilerde bulunur.
8.Yönetim kurulunun isteğiyle, proje planında değişiklikler yapar.
9.İşletme dışından seçilmiş proje danışmanı ile iş birliği yapar, işletmedeki gelişmeler ve problemler hakkında önerilerde bulunur.
Proje liderinin görevi, projenin tamamlanması ile son bulur. Proje lideri, genellikle projeden önceki görevine geri döner ancak projede gösterdiği performansa göre daha iyi bir göreve de getirilebilir. Proje devam ederken - yaklaşık bir ya da iki yıl proje lideri tam gün proje ile ilgilendiği için, yerine geçici süre için bir başkası bulunur. proje bitiminde proje liderinin muhtemelen işine geri döneceği düşünülerek, yerine geçici biri alınmalıdır. Bu kişi, erken yaşta emekli olmuş bir yönetici olabilir.
Bazı işletmeler, proje liderinin yerini daha farklı bir yöntemle doldururlar. Proje süresince, proje liderinin görevini bir alt kademedeki kişi yapar, bu kişinin işi de kendi altında bulunan biri tarafından yapılır. Proje bitiminde herkes eski işine döner. İşletmenin kazancı, çalışanların elde ettiği tecrübe ve kendini gösterme fırsatıdır.
4.3. PROJE TAKIMLARI
MİP II projesinin oluşturulmasından sorumlu takımın görevleri şunlardır:
1.MİP II proje planının oluşturulması
2.Çalışanların gösterdiği performansın rapor edilmesi
3.MİP II' nin başarısnı engelleyecek unsurların belirlenmesi
4.Proje takımına zaman kaybettirecek ayrıntıları incelemekle görevli yardımcı grupların oluşturulması
5.Öncelikleri göz önünde tutarak kararlar vermek
6.Gerektiğinde yönetim kuruluna tavsiyelerde bulunmak
7.MİP II' nin başarılı olması, en kısa sürede uygulamaya geçilebilmesi için gereken tüm çalışmalarda bulunmak
Proje takımı üyelerinden sadece birkaçı ( proje lideri ve yardımcıları) tam gün çalışır. Genellikle bölüm müdürlerinden oluşan proje takımının diğer üyeleri part - time çalışırlar. Proje takımı, işlerin üstesinden gelebilmek ve sorumlulukları paylaşmak için yaklaşık 15 - 20 kişiden oluşmalıdır.
Proje takımının tam gün çalışan üyeleri:
Proje lideri
Proje liderinin yardımcıları
Sistem analizci
Proje takımının part-time çalışan üyelerinin bölümleri :
Maliyet muhasebesi
Genel muhasebe
Müşteri hizmet bölümü
İnsan kaynakları
Bilgi işlem
Üretim mühendisliği
Talep yönetimi
Üretim müfettişi
Dağıtım
Ürün mühendisliği
Üretim kontrol
Satınalma
Kalite kontrol
İşletmenin MİP II dışında, Toplam Kalite gibi başka projeleri de varsa, bu projeler rekabet etmemeli ve iş birliği içerisinde olmalıdırlar. Örneğin, Toplam Kalite projesinin lideri, MİP II proje takımının bir üyesi olabilir.
Proje takımı, haftada bir ya da iki kere biraraya gelir ve bir saat kadar süren bir toplantıda şu konular görüşülür:
1.Bir hafta boyunca yapılan, yeni başlanan işler belirlenir ve proje planına uyulup uyulmadığı tespit edilir.
2.Mevcut sorunlar gözden geçirilir.
3.Yazılımda yapılması gereken eklemeler için karar verilir.
4.Çok büyük sorunlar belirlenir ve sorunun kaynağı tanımlanır.
Projenin başarısı için, proje takımı üyelerinin her toplantıya katılması gerekir. Bazen, proje üyelerinden biri veya birkaçının toplantıya katılması mümkün olmaz. Bu gibi durumlarda, toplantıya katılamayan üyenin yerine bir üst kademedeki kişi katılır. Böylece toplantıya katılamayan üyenin yerine, gerektiğinde karar verebilecek bir kişi vekalet eder.
4.4.YÖNETİM KURULU
MİP II başarısını sağlamak, üst yönetimin oluşturduğu yönetim kurulunun görevidir.Yönetim kurulu, ayda bir ya da iki kere bir saatlik bir toplantı için biraraya gelir. Üyeleri, genel müdür, ikinci başkanlar ve proje lideridir. Proje lideri, yönetim kurulu ve proje takımı arası iletişimi sağlar.
Yönetim kurulu toplantılarının asl amacı, projenin hangi aşamada olduğunun gözden geçirilmesidir. Proje lideri, yönetim kuruluna projenin durumu hakkında, özellikle sorunlarla ilgili bilgi verir. Yönetim kurulu üyeleri, proje liderinden aldıkları bilgiler doğrultusunda karar verirler. Proje planının ciddi şekilde gerisine düşülmesi durumunda yönetim kurulu, aşağıdaki soruların cevaplarını arar:
1.İşletmenin sahip olduğu kaynaklar projede kullanılabilir mi?
2.İşletme dışından, proje için ek kaynaklar bulmak mümkün müdür? Eğer mümkünse, maliyeti ne kadar olur? Bu maliyet, gecikmeden doğacak maliyetten fazla mıdır?
3.MİP II' nin başarısını etkilemeden, yapılması planlanan işlerin bir kısmından vazgeçilmesi mümkün müdür?
4.Projenin bir bölümü veya - en kötü durumda - projenin tamamı için yeni planlar yapılması gerekli midir?
Projenin ertelenmesi ile ilgili bir kararı, sadece yönetim kurulu verebilir. Karar vermek için gereken yetki ve sorumluluk yönetim kurulu üyelerindedir.
Üst yönetimden bir kişi, çoğu zaman genel müdür, projenin öncülüğünü üstlenir. Proje lideri, projenin durumunu direkt olarak bu kişiye aktarır. Projede öncü durumunda olan üst düzey yönetici, projenin yönetim kurulundaki savunucusu durumundadır.
Projenin öncülüğü, üst düzey bir yöneticinin fazla zamanını almaz, ancak çok sorumluluk gerektirir. O nedenle, bu iş için en uygun kişi genel müdürdür.
4.5.MİP II - BAŞLANGIÇ EĞİTİMİ
MİP II eğitiminin amacı, çalışanlara sistemin faydalarını anlatmak, onları bunun sadece işletmeye değil çalışanlara da yarar sağlayacağına ikna etmektir. MİP II'nin işletmede doğru olarak uygulanmaya başlanmasıyla iş ortamındaki karışıklığın yerini kollektif çalışma alır ve bu da işletmenin verimliliğini doğrudan etkiler. Üst yönetimin MİP II' nin yararlarına inanması, işletmedeki diğer alışanların da bu konuda ikna edilmesini kolaylaştırır. Burada önemli olan nokta insanları MİP II' nin üst yönetimin gelip geçici bir hevesi olmadığına, işletmenin bundan sonra uygulayacağı sistem olduğuna inandırmaktır.
MİP ve MİP II eğitiminde zaman içinde oldukça büyük aşamalar kaydedilmiştir. Başlangıçta eğitim çalışmalarının gereksiz olduğu, kullanıcıların çabuk bir şekilde yapacakları işi öğrenecekleri düşünülmekteydi. "Karanlık Çağlar" olarak adlandırılan bu dönemde başarılı olanlar, kullanıcıların sistem tasarımı ile yoğun olarak ilgilendiği şirketlerdi, çünkü bu şirketlerde eğitim işin bir bölümüydü. Bu dönemin ardından çalışanların eğitimi yaklaşımı kabul görmeye başladı. Ancak bu, çalışanlara neyi neden yaptıklarını değil nasıl yapacaklarını anlatan bir eğitim şekliydi ve dünyanın bazı bölgelerinde başarılı olduysa da Kuzey Amerika' da benimsenmedi. Daha sonra, bugün uygulanan sistemin temelini oluşturan; çalışanlara sadece yapacakları işin değil, sebeplerinin de anlatıldığı dönem başladı.
MİP II eğitiminin iki önemli aşaması vardır:
1.Gerçek Transferi ( Fact Transfer )
Bu aşama, çalışanların "Neler oluyor? Neden oluyor? Nasıl oluyor?" sorularının cevaplarını öğrenmeleri ile gerçekleşir. Gerçek transferi çok önemlidir ancak tek başına yeterli değildir.
2.Davranış Değişimi ( Behavior Change )
Bu aşama, uzun süre resmi olmayan çalışma ortamında bulunmuş ve bu şekilde çalışmaya alışmış kişileri, işlerini farklı bir düzende yapmaları gerektiğine ikna etmektir. Bu da ancak, çalışanların yeni sistemi neden ve nasıl kullanmaları gerektiğini anlamaları ile sağlanabilinir. MİP II ile işlerin daha profesyonel bir şekilde yürütüleceği ve bunun da çalışanların yararına olacağı izah edilmelidir.
Davranış değişimi, başarı için temel unsurdur. İşlerini yıllardır yapmakta olan insanları, farklı bir şekilde çalışmalarının gerekliliğine inandırmak oldukça zordur. Bundan dolayı MİP II eğitimi çok önemlidir. Sadece insanların yapacakları işi öğrenmeleri ile ilgilenmekle kalmaz, onların öğrendiklerine inanmaları ve uygulamaya geçirmelerini de sağlar.
MİP II eğitiminin verimli olmasını sağlamak ve değişimi yönetmek, işin en önemli kısmıdır. Davranış değişimi, insanların yeni çalışma takımlarına, yeni değerlere, yeni yönetim anlayışına alışmalarını sağlamaktır. Bir sonraki aşama, insanların bunu benimsemesidir. Artık tüm yapılanlar, işin normal sürecinin bir parçası olur. Davranış değişimini yerleştirmek teknik değil idari bir konudur.
SONUÇ : İşlerin yeni uygulamasına inanan ve çalışma şekillerini değiştirmeye hazır insanlar.
4.5.1.Eğitim Programının Davranış Değişimindeki Başarısının Kriterleri
MİP II eğitiminin başarılı olup olmadığının tespitindeki kriterler şunlardır :
4.5.1.1.Aktif, açık ve bilgilendirilmiş üst yönetim liderliği ve katılımcılığı
İşletmenin tüm kademelerini olduğu gibi, değişim üst yönetimi de etkileyecektir. Üst yönetimin, özellikle genel müdürün eğitimi çok önemlidir çünkü değişim organizasyon şemasının en tepesinden aşağıya doğru yayılır.Yeterince bilgi sahibi olmayan bir genel müdür, sistemin tıkanmasına sebep olur.
Örneğin, işlerin beklenenden daha iyi gitmesi sonucu, ana programa yeni siparişler ekleyen ve bunun çalışanları daha hızlı çalışmaları için motive edeceğini düşünen veya işlerin kötü gitmesi sonucusunda, bazı tezgahlardaki işi durdurup endirekt maliyetleri aşağıya çekmeyi düşünen bir genel müdür, MİP II sistemini gözardı etmiş olur.
Bir başka sorun da üst yönetimi, özellikle de genel müdürü MİP II eğitiminin gerekliliği konusunda ikna etmektir. Birçok işletmede yöneticiler, hem yeniliklere açık olmaları hem de oldukça yüklü olan programlarının dışına çıkıp eğitime katılmak istemelerinden dolayı, MİP II eğitimini olumlu karşılarlar. Ancak, bazı işletmelerde genel müdür eğitime tamamen karşıdır. Bunun sebebi, MİP II eğitimini yeterince önemsememesi, gerekenleri zaten bildiğini düşünmesi veya eğitime ihtiyaç duyma fikrinden dolayı rahatsız olmasıdır.
MİP II' nin uzmanları tarafından, eğitime giriş yapmanın en iyi yöntemlerinden biri de yöneticileri bir kaç saat süren kısa bir prezantasyonla bilinçlendirmektir. Bu eğitimden çok, MİP II' ye giriştir. Genel müdür ve çalışanlara bir tarafta işletmenin ihtiyaçları, diğer tarafta MİP II' nin sağladıkları gösterilir ve aradaki önemli bağlantıyı görmeleri sağlanır.
Eğitim fikrinden rahatsızlık duyan yöneticileri ikna etmek için biraz daha farklı bir yol izlenmelidir çünkü bu kişilere MİP II'nin önemini anlatmak yarar sağlamaz, anlatılması gereken eğitim görmenin gerekliliğidir.
Çözüm, şu şekillerde olabilir :
- Eğitim konusunda istekli olmayan genel müdürün, MİP II eğitiminden daha önce geçmiş ve başarı ile tamamlamış diğer genel müdürlerle biraraya getirilerek eğitime ikna olması sağlanabilir.
- MİP II eğitimi almak istemeyen müdürün en güvendiği yardımcılarından biri ya da birkaçı MİP II eğitimine tabi tutularak, genel müdürü bu eğitim konusunda bilgilendirmesi ve teşvik etmesi sağlanabilir.
- Genel müdür konumu gereği, yaptıkları ile diğer çalışanlara örnek teşkil eder. Örneğin bir genel müdür, atölyeye indiği zaman tezgahlara uzak durmasına rağmen koruyucu gözlük takar. Bunu takmasının sebebi korunmak değil, kurallara uyma ve çalışanlara yanlış mesaj vermeme çabasıdır. Bu durumda, MİP II eğitimine katılmayan bir genel müdürün çalışanları da eğitim konusunda fazla istekli olmayacaklardır. Genel müdürün eğitime bu şekilde yaklaşımı sağlanabilir.
4.5.1.2.Değişim İçin Hat Sorumluluğu
MİP II 'ye göre sistemin en önemli elemanı, işi gerçekleştiren insanlardır. Eğitim, MİP II' yi gerçekleştirmenin temelidir. Eğitim, insanlara araçları nasıl kullanacaklarını ve alaraçları kullanırken bir takım olarak nasıl çalışabileceklerini öğretir. Başarı için bu kadar önem taşıyan eğitimin, kimler tarafından verildiği de önem taşır. Davranış değişimini sağlamak için değişim işlemi, bir "Anahtar Grup" tarafından yönetilmelidir.
Bu anahtar grubun üyeleri şu özelliklere sahip olmalıdırlar:
- Değişim işleminin başarısının sorumluluğunu taşımalılar,
- Mevcut sistemi çok iyi tanımalılar,
- İşlerin yapılmasında değişiklik yapma yetkisine sahip olmalılar.
Bu grup, departmanların başındaki müdürlerden seçilebilir çünkü bu insanlar aranan üç özelliği de taşımaktadırlar, başarıyı sağlamaktan sorumludurlar, yetki sahibidirler ve iş hakkında gerekenleri bilmektedirler.
4.5.1.3.Anahtar Kişilerin Eğitimi
Değişimi gerçekleştirecek grubun üyelerinin önce kendilerini değiştirmeleri gerekir. Bu grubun eğitimi, hem değişimi gerçekleştireceklerinden hem de işletmede bu eğitimi alan ilk grup olduklarından, oldukça önemlidir.
4.5.1.4.İşletme Genelinde Eğitim
Bir işletmede, çalışanların büyük bölümünün MİP II eğitimi alması gereklidir. Eğitim işletmenin tamamını kapsamalıdır çünkü amaç davranış değişimini sağlamaktır. MİP II eğitiminin amacı çoğunluğu MİP II konusunda bilgilendirmek ve heveslendirmektir. İşletme içinde çoğunluğu, atölyede çalışanlar orta kademedekiler (örneğin idareciler, nezaretçiler, satış personeli vs. )oluşturur. İşletme çalışanlarının eğitim öncesi MİP II konusundaki düşünceleri, şekil 4.1.' deki gibidir.
Çalışanların küçük bir bölümü MİP II konusunda isteklidir. Yine küçük bir grup da karşı çıkanlardan oluşur. Bu grup, MİP II' ye tamamen karşıdır ve bunu açıkça belli eder. Büyük çoğunluk ise ortadadır, fazla birşey istemez ve ummaz, MİPII' nin yönetimin gelip geçici bir hevesi olduğuna inanırlar.
İşletme çalışanlarının düşünceleri, MİP II eğitimi gördükten sonra şekil 4.2.' deki gibi olur.
karşı çıkanlar sessiz çoğunluk istekliler
Şekil 4.1. MİP II Eğitimi Öncesi
Kaynak: Wallace T.F., " MRP II : Making It Happen " sf.99
karşı sessiz
çıkanlar çoğunluk istekliler
Şekil 4.2.MİP II Eğitimi Sonrası
Kaynak: Wallace T.F., " MRP II : Making It Happen " sf.99
Amaç, sessiz çoğunluğun büyük bölümünü heveslendirmek ve bunları da istekliler sınıfına dahil etmek, sessiz çoğunluğu azınlık haline getirmek, karşı çıkanları en aza indirmektir.
MİP II' nin başarıya ulaşması için, çalışanların büyük çoğunluğuna eğitim verilmelidir. Bunu bir örnekle açıklayalım. Atölyede tezgah operatörü olarak çalışan bir işçinin tezgahının önünde uzun kuyruklar oluştuğunu varsayalım. MİP II' nin uygulanmaya başlaması ile kuyruklar azalacağından, işçi çalışma hızını düşürecektir. Bu tezgahta işlerin yavaşlaması, diğer işlerin hızını da etkileyecektir. Böylece üretim yavaşlayacak, kuyruklarda azalma olmayacak, atölye kontrolu sağlanamayacaktır. Bunu önlemek için, çalışanlara MİP II' yi, neden tercih edildiğini, nasıl uygulanması gerektiğini anlatmak gerekir.Eğitim çalışanların verimini olumlu etkileyecektir.
Böylece işçi yaptığı işin bilincinde olacak, kuyrukların azalması sonucunda işini kaybedebileceği düşüncesinden vazgeçecektir. Eğer gerekenler eğitimle verilmezse, işçiler kulaktan dolma bilgilerle yanlış fikirlere sahip olacaklardır.
Eğitimde en önemli noktalardan biri de "Kim dahil edilmeli ?" yerine "Kim dışarıda bırakılmalı ?" sorusunun ön plana çıkmasıdır. İşletmeler, tüm çalışanların kalacağını, yeni çalışma düzeninde de çalışacaklarını varsayarak işe başlamalıdırlar. Daha sonra kimlerden vazgeçmeleri gerektiğine karar vermelidirler. Yapılan iş basit de olsa, tüm çalışanlar işletme için önem taşır.
MİP II eğitimi, davranış değişimi, takım çalışması ve yapılan işe hakim olabilmeyi kapsar. MİP II eğitimi, arada sırada veya bazı bölümlerde uygulanarak başarıya ulaşamaz, işletmenin tamamında uygulanmalı ve çalışanların eğitime katılımları sağlanmalıdır.
4.5.1.5. Devamlı Takviye
İşletmelerde verilen hızlı eğitim programlarının birçoğu, konu ile ilgili genel bilgileri vermekten öteye geçemez. MİP II eğitim programının başarıya ulaşması için, uzun bir zaman dönemini kapsaması gerekir. Çalışanlar eğitim toplantılarından sonra iş ortamına dönmeli, belli bir süre öğrendiklerini düşünmeli, sormak istediklerini de bir sonraki toplantıda sorabilmelidirler.
Eğitimde önem taşıyan unsurlardan biri de, öğrenilenleri tekrar etmektir. Çalışanlar, MİP II' yi öğrenmeli ve yeni sistemde de işlerine hakim olmalıdırlar. Bu nedenle eğitimin birkaç kez tekrarlanması yararlı olabilir. MİP II eğitiminde devamlı takviye, çalışanların işlerine hakim olmalarını sağlar. Çalışanların işe hakim olması ile beraber davranış değişimi de gerçekleşmiş olur.
MİP II eğitiminin önemli noktalarından biri de, iki yönlü iletişimi sağlamasıdır. Eğitimcilerin çalışanlara konuyu anlatması yeterli değildir, karşılıklı tartışmak, soruları cevaplamak, merak edilen belirli noktalarda ayrıntılı açıklamalar yapmak gerekir. İnsanlar, doğru cevap alabileceklerine inandıkları zaman soru sorarlar, bu nedenle MİP II eğitimini verecek kişilerin güvenilir olmaları gerekir.
4.5.1.6. Eğitimcinin Güvenilirliği
Çalışanlar arasından birkaç kişinin işletme dışında MİP II eğitimi görmesi ve işletmenin MİP II uzmanı olması gerekir. Bu kişiler, daha önce benzeri programlara katılmış ve başarılı olmuş kişilerden seçilmelidir aksi takdirde çalışanların güvenini kazanması oldukça zordur.
MİP II eğitimi verecek kişilerin sadece MİP II uzmanı olması yetmez, işletmenin ihtiyaçlarını, yapılan işlerin özelliklerini, çalışanlarını ve müşterilerini bilmelidir. Bu sağlanamazsa, çalışanların çoğunluğunun davranış değişimini sağlamak mümkün olmayacaktır.
4.5.1.7. Denklik Kabulü
Çoğu zaman genel müdürler, işletme içinde kendileri ile aynı düşünceleri paylaşan kimse olmadığından yakınırlar, oysa böyle düşünen sadece onlar değildir, çalışanlar arasında aynı durumda olanlar vardır.
İşletme dışı eğitim programları, çalışanların diğer işletmelerden gelen ve kendileriyle benzer görevlerde çalışan kişiler ile biraraya gelmeleri ve fikir alışverişinde bulunmaları açısından yararlıdır. İşletme içi eğitimde aynı işi yapan kişiler biraraya gelirler, benzer sorun ve ihtiyaçları tartışırlar . Bu onların tereddüt ve endişelerini azaltır, işletmenin ihtiyaçlarını daha iyi görmelerini sağlar.
MİP II hakkında fazla bilgisi olmayan kişiler, çalıştıkları işletmenin diğerlerinden farklı olduğunu, MİP II' nin kendileri için çözüm olamayacağını düşünürler. MİP II eğitiminin bir amacı da bu yanlış kanıyı ortadan kaldırmak, çalışanların MİP II' nin geniş potansiyelini görmelerini sağlamaktır. İşletme dışı eğitimde bu daha kolay olur; çalışanlar, farklı alanlarda faaliyet gösteren diğer işletmelerin ihtiyaçlarına da MİP II' nin cevap verdiğini görürler.
Eğitimin işletme içinde olmasının bazı avantajları vardır, işletmeye ait bazı önemli konular ön plana çıkabilir, tartışılabilir. Ancak çalıştıkları işletmenin "Tek ve farklı " olduğunu düşünen kişiler için işletme dışı eğitim, benzer sorunlara sahip başka işletmelerin olduğunu görmeleri açısından daha uygundur.
4.5.1.8. İstekli Olma
Daha önce farklı bir şekilde çalışmaya alışmış insanların, MİP II' yi öğrenmek için fazla istekli olmamaları normaldir, insanlar, MİP II' nin sunduklarıyla kendi ihtiyaçlarının paralel olduğunu fark ettikleri zaman istekli davranacaklardır.
4.5.2.Değişim İşlemi
Değişim işlemi, insanların işleri daha farklı yapmanın gerekli olduğunu anlamalarını ve değişimi istemeleri ile gerçekleşir. Değişim için işletme içinde yapılması gereken iki şey vardır, uzman takımları oluşturmak ve çoğunluğa ulaşmak.
4.5.3.Uzman Takımları Oluşturmak
İşletme içerisinde uzman takımları oluşturacak kişiler, bölüm başında olan ve işlemleri yönetenlerdir. Bu kişiler, mevcut sistem konusunda uzmandırlar.Yapmaları gereken, MİP II' nin uygulanmaya başlamasıyla sistemin nasıl işleyeceği konusunda uzman olmaktır. Bunun için şu adımları izleyerek değişim işleminin gerçekleştirilmesi gerekir :
4.5.3.1.İşletme Dışı Eğitim
Uzman takımı oluşturacak kişilerin etkili bir eğitim içi, iş ortamından uzakta, işletme dışında eğitim görmesi gerekir. Eğitim görülen sınıflarda, çeşitli mesleklerden insanlar olmalıdır.MİP II eğitimi verenler, profesyonel olmalı, daha önce başarılı MİP II uygulamalarına katılmış kişilerden meydana gelmelidir. Eğitimciler, tekniklerin prensiplerin ve kuralların yanısıra, MİP II uygulamalarının sonuçlarından ve elde edilen faydalardan bahsetmelidirler.
4.5.3.2. Bir Dizi İş Toplantısı
İşletme dışında eğitim gören uzman takımı, bu eğitimle başlayan değişim sürecine devam eder.İş toplantıları, karar verme toplantılarıdır ve bir çeşit eğitim gibidir. Uzman takımı için yaralı olabilmesi için her biri yaklaşık iki saat süren otuz veya kırk iş toplantısı yapılması gerekir. Bu toplantılar kısa bir zaman dilimine sığdırılmamalı, en az birkaç aylık bir zamana dağıtılmalıdır. Toplantılarda bu kadar çok zaman harcanmasının sebebi, amaçlanan ve ulaşılmak istenen temel hedefin davranış değişimi olmasıdır.
Düzenlenen iş toplantıları da eğitim niteliği taşırlar. Bu toplantılarda eğitim aşağıdaki üç adımda gerçekleşir.
- Prensipler, kavramlar ve teknikler
- Uygulama
- Alıştırma
Prensipler, kavramlar ve teknikler, MİP II fonksiyonları, aralarındaki ilişkiler, planlanmış sipariş detaylarının oluşturulması gibi konuları içerir. İkinci adım, MİP II prensipleri, kavram ve tekniklerinin işletmede uygulanmasıdır. Üçüncü adım olan alıştırma, eğitimin bir alt kümesidir. Eğitimle beraber veya eğitim sonrası uygulanabilir.
MİP II eğitimini ciddi olarak uygulayan işletmeler, çalışanların eğitimi için profesyonel olarak hazırlanmış, yazılı materyal ile desteklenmiş video kasetleri kullanırlar.
Eğitim amacıyla yapılan iş toplantılarında zamanın yaklaşık dörtte üçü tartışmaya ayrılmıştır. Bu zaman süresince, uzman takımlarını oluşturan kişiler, uygulamalar ve MİP II 'nin işletme genelinde işleri yürütmede nasıl kullanılacağı üzerinde dururlar.
MİP II eğitimi amacını taşıyan bu iş toplantılarında kullanılan eğitim materyali gerçek transferini kapsar, toplantı liderinin çok iyi bir eğitimci olmadan etkili bir şekilde toplantıyı idare etmesini sağlar. Konu hakkında çok fazla bilgisi olmasa bile toplantı lideri kilit noktaları özetleyerek katılımcıların bu konular üzerinde durmalarını ve tartışmalarını sağlar. Burada önemli olan, tartışmaların anlaşma ile sonuçlanmasıdır.
MİP II' nin öneminin çalışanlar tarafından anlaşılması için, sorunların ortaya konulması, tartışılması ve sonunda çözümün MİP II' de olduğu konusunda ikna olunması gerekir.Bu yöntem, MİP II' nin sorgulanmadan kabul edilmesinden daha etkilidir çünkü bu şekilde çalışanlar MİP II' nin yararlarına inanacaklardır. Amaç, ortaya çıkabilecek tüm sorunları tartışmak, sorulara cevap bulmak ve sonunda insanları ikna etmektir. Bu da bir anda değil, belli bir süre içinde adım adım gerçekleşir.
MİP II eğitimi sırasında sorulan sorulara verilen cevaplar ikna edici olmazsa, MİP II kavramı kabul görmeyecek, çalışanlar MİP II' yi sahiplenmeyecekler ve davranış değişimi gerçekleşmeyecektir.
Eğitimin etkinliği için çalışanların şunları yapmaları gerekmektedir:
- MİP II' yi anlamaları,
- MİP II üzerinde düşünmeleri,
- Aralarında konuşup tartışmaları,
- Sorular sorup cevaplarını almaları,
- Benzer işlerde çalışanların sorularını ve bunlara verilen cevapları öğrenmeleri,
- MİP II' nin kendilerine ve işletmeye kazandıracaklarını görmeleri ve çalışma şekillerini değiştirmeye hevesli ve hazır olmaları gereklidir.
İş toplantılarından alınacak en önemli sonuçlardan biri de, kişilerde istek ve hevesin oluşmaya başlamasıdır. Kişilerin istekli olması, değişimin gerçekleşeceğinin görünen bir işaretidir. Eğer çalışanlarda istek uyandırılamamışsa, daha fazla ilerlemeden hatalar ve eksiklikler giderilmelidir. İş toplantıları proje lideri tarafından idare edilmelidir. Bunu yapan işletmelerin çoğu başarılı olmuş ve çalışanların MİP II' yi benimsemesini sağlamışlardır.
4.5.4.Çoğunluğa Ulaşmak
Uzman takımının yapması gereken, MİP II konusunda bilgi sahibi ve hevesli, çalışma şekillerini değiştirmenin kendilerine ve işletmeye kazandıracaklarını öğrenmeye ihtiyaç duyan çoğunluğa ulaşmaktır.MİP II eğitimi için, bir dizi iş toplantısı düzenlenmeli ve çalışanların katılımı sağlanmalıdır. Daha önceden işletme dışı eğitim almış olan üst yönetim de bu toplantılara katılmalıdır. Çünkü üst yönetim de, işletmenin diğer çalışanları gibi, yeni yöntemleri kullanmaya başlayacaktır. Bunu sağlamak için davranış değişiminin gerçekleşmesi şarttır. Davranış değişimini, işletme dışında alınan birkaç günlük eğitimle sağlamak mümkün değildir.
Üst yönetimin eğitimi içerik olarak farklı da olsa, diğer çalışanların tabi tutulduğu eğitim gibi tekrarlama ve takviyeye dayanır. Anlatılanların tekrarlanması öğrenmeyi kolaylaştırır. Ayrıca işletme dışı eğitim, üst yönetimin uygulama yaparak öğrenmesine imkan tanımaz. İşletme bünyesindeki eğitim toplantılarının bir amacı da öğretilenlerin uygulanmasıdır.
İşletmenin MİP II uzmanlarını oluşturacak kişilerin oldukça yoğun bir eğitim programı vardır, bu kişiler her gün eğitim toplantılarına katılarak MİP II' yi öğrenirler. Çünkü bu kişiler işletmenin MİP II uzmanları olacaklardır ve detayları bilmek zorundadırlar. Oysa diğer çalışanlar, sadece kendilerine yetecek kadarını bilmekle yükümlüdürler, bu nedenle her gün eğitim toplantılarına katılmaları zorunlu değildir. Bu kişiler için uygun olanı, haftada bir gün eğitim görmeleridir. Her toplantıdan sonra, öğrendiklerini tekrarlamak, cevabı verilmeyen soruları diğerleriyle tartışmak için bir hafta zamanları olacak, hafta içinde karşılaştıkları sorunları için çözüm yollarını toplantılarda tartışma ortamı içinde bulabileceklerdir. Böylece eğitim yavaş ama etkili olacaktır. Eğitim amacıyla düzenlenen iş toplantılarına başlarken, önceki hafta cevaplanmayan sorular yanıtlanmalı, karşılaşılan yeni sorunlar için çareler aranmalıdır.
Çalışanların tamamının haftada bir eğitim alması gerekli değildir. Örneğin atölyede çalışan işçilerin, MİP II hakkında kendilerine gerekmeyecek bilgileri almaları yerine, MİP II' nin getireceklerinin, işletmeye katkılarının ve genel hatları ile amacının anlatılması ve bunların birkaç aya yayılmış bir eğitim programı ile verilmesi uygun olur.
İşletmede verilecek MİP II eğitimi, işletmenin karakteristiğine ve işin fonksiyonuna bağlıdır. Çalışanlara, ihtiyaç duymadıkları bilgileri vermeye veya hiç bir zaman karşılaşmayacakları sorunların çözümlerini anlatmaya gerek yoktur. Asıl anlatılması gereken, insanların karşılaşacakları sorunları nasıl çözümleyecekleridir.
Ayrıca, eğitimde önemli bir unsur olan tekrarlama ve takviye, eğitimi görenlerin öğrenim durumlarına ve çalıştıkları bölüme göre değişebilir. Bir bölümün çalışanları için yeterli olan tekrarlama miktarı, bir başka bölümüm çalışanları için yetersiz olabilir. Bunun yanısıra, eğitim süresince çalışanlara öğretilenler, kişilerin çalıştıkları bölüme ve görevine bağlıdır.
Eğitimin başarıya ulaşıp ulaşmadığını anlamanın en etkili yolu, çalışanların aldıkları eğitim sonucunda MİP II konusundaki fikirlerini öğrenmektir. Eğer eğitim sonucunda çalışanlar MİP II' yi öğrenmiş ve çalışma yöntemlerini değiştirmek konusunda istekli hale gelmişlerse, MİP II' nin amaçlarını anlamışlarsa, eğitim başarılı olmuş demektir.(11)
4.6.İŞ PROSES TASARIMI ( BUSINESS PROCESS DESIGN )
MİP II' nin anlamı, işletmedeki mevcut sistemi değiştirmek, işlerin daha farklı bir düzende yapılmasını sağlamaktır. Değişim, daha önce üst yönetim tarafından belirlenen hedeflere yöneliktir. Vizyonu belirlemek, işin yeniden tasarlanmasının ilk aşamasıdır.
Projenin ileri aşamalarına gelinmesiyle beraber, işin yeniden tasarlanmasının ikinci aşaması da gerçekleştirilir. Bu aşamanın yani iş proses tasarımının amacı, işletmenin vizyonunun açıklanması ve geliştirilmesi ile işletmenin anahtar konumdaki iş proseslerine etkisinin belirlenmesidir.
İşletmenin anahtar konumdaki iş prosesleri ve kapsamlarındaki konular:
4.6.1.Talep Yönetimi ( Demand Management )
- Satış Tahmini
- Satış Sipariş Girişi ve Dağıtım
- Ana Üretim Planlaması
4.6.2.Üretim Planlama ( Production Scheduling )
- Envanter Politikası
- Atölye Planlama ve Kontrol
- Atölye Veri Kaydı
4.6.3.Malzeme Tedarik ( Material Supplies )
- Satıcı İlişkileri
- Kontrat ve Plan Düzenlemeleri
- Gelecek Parçaları İnceleme Politikası
4.6.4.Yeni Ürün Tanıtımı ( New Product Introduction and Engineering Change)
- Tasarımın Onaylanmasıı ve Değişim için İzin
- Değişimin Zamanı ve Eski Stoğun Kullanımı
4.6.5.Finansal Yönetim
- Envanter Değerleme
- Satış Maliyetlerinin Hesabı
- Nakit Akışı Projeksiyonları
İşletme MİP II' ye geçerken, bu iş prosesleri mutlaka değişmelidir.Bu değişiklikler, işletme MİP II proje çalışmasında daha fazla ilerlemeden gerçekleştirilmelidir.
Her iş prosesi ile ilgilenmek üzere "görev kuvvetleri" adı verilen gruplar oluşturulmalıdır. Bu gruplarda, orta kademedeki yöneticilerin yanısıra, proje takımının birkaç üyesi de bulunmalıdır. Görev kuvvetlerinin yapması gereken işin bir bölümü öğrenmeyi, bir bölümü de karar vermeyi gerektirir. Öncelikle yapılması gereken, MİP II' nin iş proses üzerindeki etkisinin anlaşılması, herhangi bir karar verilmeden önce tüm tekniklerin değerlendirilmesidir. Bunun için, görev kuvvetlerine katılması için bir işletme dışından bir uzman görevlendirilmelidir.
Eğitim ve karar verme, görev kuvvetlerinin üyeleri için iyi bir öğrenme yoludur, çünkü yöneticilerin çoğu sınıflarda öğrendiklerinden daha fazlasını, gerçek problemlerle karşılaşarak ve bunları başkalarıyla tartışarak öğrenirler.
İş proses görev kuvvetlerinin çalışmalarının çıktısı, bir grup iş proses tanımıdır. Bu yazılı rapor, iş prosesin hedeflerini ortaya koyar ve işletmenin MİP II' ye geçmesi ile bu hedeflere nasıl ulaşılacağını anlatır. Bu iş proses tanımları, yönetim kurulu tarafından resmen kabul edilmelidir.
4.7.SİSTEM KONFİGÜRASYONU ( SYSTEM CONFIGURATION )
İş Proses tanımları yapıldıktan ve onaylandıktan sonra, işin yeniden tasarımının üçüncü aşaması olan sistem konfigürasyonu gerçekleştirilir. Bu aşamada, sistem parametreleri ve diğer gerekli veri oluşturularak, entegre iş sistemi çalışma şekli belirlenir. Konfigürasyon ile paket yazılımın esnekliğinden yararlanılır ve yazılım işletmenin uygulamayı düşündüğü yeni sisteme uygun hale getirilir.
Bazı işletmelerde yazılım, işin yeniden tasarımı aşamasından önce kabul edilir ve yüklenir. Bunun sebebi, işletmedeki acelecilik, sistemi bir an önce kurma ve uygulamaya geçirebilme düşüncesidir. Bu işletmeler, veri girişine ve operatör eğitimine de bir an önce başlama arzusundadırlar. Ancak bu yanlış bir uygulamadır ve işletme doğru konfigürasyonu gerçekleştirene kadar beklenmelidir. Sistemin doğru şekilde düzenlenmesi ve işletmenin taleplerini karşılayabilecek şekilde çalışmasının sağlanması gerekir.
Sistem konfigürasyonu, iş proses tasarımına benzer bir şekilde gerçekleştirilir. Yapılması gereken ilk iş, görev kuvvetlerini oluşturmaktır. Ancak, iş proses tasarımındakinden farklı olarak, görev kuvvetlerini meydana getiren üyelerin çoğunluğu, operasyon ile ilgili görevlerde çalışan kişilerdir. İş proses tasarımındaki görev kuvvetlerinin aksine, bu aşamada daha az sayıda yönetici görev kuvvetlerine katılmaktadır. Görev kuvvetlerinde eğitimin yanısıra, entegre iş sisteminin nasıl düzenleneceği ile ilgili alıştırmalar yapılır. Görev kuvvetleri iş proses tanımlarını geliştirirler ve konfigürasyonla ilgili kararlar verirler. Bu kararlar, güvenlik stoklarını ve parti büyüklerini belirlemek, yenileme veya net değişim MİP yaklaşımlarından birini tercih etmek, satın alınan malların direkt olarak stoklara mı gönderileceği yoksa öncelikle bir incelemeye mi tabi tutulacağını tespit etmek gibi konularda verilir.
Konfigürasyon aşamasında kararlar verilirken, her kararın gerekçesi de kaydedilmelidir, böylece ileride yapılacak değişikliklerden önce bu kayıtlara bakılarak mevcut kararın verilme sebebi görülecektir. Karara neden ihtiyaç duyulduğunu öğrenilerek, yeni kararlar verilirken bu sebepler gözardı edilmez. Bu kayıtların işletme için bir faydası da, operasyon ile ilgili işlerde çalışan kişilerin yararlanabileceği kılavuzların hazırlanması için önemli veri oluşturmalarıdır. Bu kılavuzlar ile ilgili bilgi, " Veri Bakım Prosedürleri " konusunda verilmiştir.
İşin yeniden tasarımının üç aşaması; vizyon belirleme, iş proses tasarımı ve sistem konfigürasyonu şekil 4.3.' de gösterilmiştir.
Konfigürasyon aşamasında kararlar verilirken, her kararın gerekçesi de kaydedilmelidir, böylece ileride yapılacak değişikliklerden önce bu kayıtlara bakılarak mevcut kararın verilme sebebi görülecektir. Karara neden ihtiyaç duyulduğunu öğrenilerek, yeni kararlar verilirken bu sebepler gözardı edilmez. Bu kayıtların işletme için bir faydası da, operasyon ile ilgili işlerde çalışan kişilerin yararlanabileceği kılavuzların hazırlanması için önemli veri oluşturmalarıdır. Bu kılavuzlar ile ilgili bilgi, " Veri Bakım Prosedürleri " konusunda verilmiştir.
EĞİTİM ÜST YÖNETİM VİZYON PROJE
BELİRLEME HEDEFLERİ
İŞ
POLİTİKALARI
İŞ İŞ
GÖREV KUVVETLERİ PROSES PROSES
TASARIMI TANIMLARI
OPERASYON
PRATİĞİ
SİSTEM SİSTEM
ALIŞTIRMA GÖREV KUVVETLERİ KONFİGÜ- DÖKÜMAN-
RASYONU TASYONU
Şekil 4.3.İş Yeniden Tasarımı
Kaynak: Luscombe M., " MRP II : Integrating The Business " sf.87
4.8.VERİ BÜTÜNLÜĞÜ (DATA INTEGRITY)
MİP II kullanılabilir bilgi üretebilmek için, doğru veriye ihtiyaç duyar. Kriz yönetiminin işin bir parçası haline geldiği işletmeler için bu durum oldukça zordur, mevcut sorunların hatalı veri girişinden kaynaklanıp kaynaklanmadığını söyleyebilmek ve duruma göre tedbir alabilmek çok zordur.
MİP II' nin yapısı, hatalı verilerin etkisini daha belirgin hale getirmektedir. Bu duruma bir örnek, şekil - 'de gösterilmektedir. Örnek şekil, P1, P2, P3 için malzeme listesini göstermektedir. Ürünlerin hepsinin ortak noktaları, aynı beş komponentin farklı kombinasyonlarından ( C1, C2, C3, C4, C5 ) meydana gelmeleridir. Komponentlerin yapımında dört farklı tip hammadde ( M1, M2, M3, M4 ) kullanılmıştır.
Envanter "Yeniden Sipariş Noktası Sistemi " ile kontrol edilmektedir. P3 ve C2' nin stok kayıtlarında hata vardır. On iki stok elemanından iki tanesinde hata bulunmaktadır, on adet kayıtta ise herhangi bir hata yoktur. Stok kayıtlarının doğruluk oranı : (10 /12) * 100 = % 83' tür. Stokları kontrol eden kişi, bu hata oranını kabul edilebilir olarak değerlendirebilir. Stok kayıtlarının % 17' sinin hatalı olması, yeniden sipariş noktası sistemi yapısından kaynaklanan diğer bazı aksaklıkların yanında dikkati çekmez.
Bu örnekte gerçekleşen hataların, MİP II ortamında gerçekleştiğini düşünelim. İşletmenin karşılaşacağı durum, şekil - 'deki gibi olacaktır. Hatalar, MİP stok kayıtlarında meydana gelir, ancak malzeme listesinin en alt kademelerine kadar ulaşır. Bunun sonucu olarak brüt ihtiyaçlar, tüm seviyelerdeki elemanlarda yanlış bir şekilde oluşturulur.
P1 P2 P3
C1 C2 C3 C4 C5
M1 M2 M3 M4
Yeniden Sipariş Noktası Sistemi
P1, P2, P3 Malzeme Listesi
C1, C2, C3, C4, C5 Bileşenlerin Kombinasyonları
M1, M2, M3, M4 Hammadde
Hatalı Stok Kaydı
Şekil 4.4. Yeniden Sipariş Noktası Sistemi % 83 İhtiyaçlar Doğruluk Oranı
Kaynak: Luscombe M., " MRP II : Integrating The Business " sf.88
P1 P2 P3
C1 C2 C3 C4 C5
M1 M2 M3 M4
Malzeme İhtiyaç Planlaması Sistemi
P1, P2, P3 Malzeme Listesi
C1, C2, C3, C4, C5 Bileşenlerin Kombinasyonları
M1, M2, M3, M4 Hammadde
Hatalı Stok Kaydı
Hatalı Brüt İhtiyaç
Şekil 4.5. Malzeme İhtiyaç Planlaması Sistemi % 25 İhtiyaçlar Doğruluk Oranı
Kaynak: Luscombe M., " MRP II : Integrating The Business " sf.88
Şekilde de görüldüğü gibi on iki adet kayıttan dokuz tanesi hatalıdır. Stok kayıtlarının doğruluk oranı % 83 olmasına rağmen, ihtiyaç kayıtlarının doğruluk oranı : (3 / 12) * 100 = % 25 olarak hesaplanır. Satın alınan parçaların son kademelerine inildiği zaman, MİP' in oluşturduğu ihtiyaçların tamamı hatalıdır. Bu gibi durumlarda, malzeme listesinde de hata olması durumunda durum daha da kötü olur.
İşletmeler benzer durumlarla çeşitli yerlerde karşılaşabilirler. Hatalı rotalama kayıtları, iş emirlerinin, kapasite planlama ve maliyetlerin de hatalı olacağı anlamına gelmez. Sistemde başlangıçtan itibaren verilerin doğru olması sağlanmalıdır.
Genel bir kural olarak, işletmede KİP ( Kapasite İhtiyaç Planlaması ) ve MİP kullanımı düşünülmeden önce sistemde verilerin doğruluk oranı % 95 olmalıdır. Çoğu zaman, bu oran bile yeterli değildir. İşletmelerde amaç, % 98 doğruluk oranına ulaşmak olmalıdır.
Sistemdeki bazı veriler, tam anlamıyla doğru verileri yansıtmazlar. İşlem süreleri, temin süreleri, emniyet stokları ve bu gibi veriler, tahmini değerleri veya hesaplanan ortalamaları yansıtır. O nedenle, diğer veriler için geçerli olan doğruluk kavramı bu tip veriler için geçerli olmaz. Bu tip veriler için doğruluk, veri değerlerinin mevcut ve kabul edilebilir olması demektir.
MİP II' yi uygulamaya karar veren bazı işletmeler ilk hedef olarak, sistemde kullanılan veri doğruluğunda yüksek bir orana ulaşmayı belirlerler.Bu, işletme için olumlu bir adımdır. MİP II sisteminde veritabanını güncelleştiren veri girişleri, sisteme girerken kontrol edilir. Bu kontroller, operatörü meydana gelebilecek hatalar ve daha önceki verilere uymayan değerlerin girişleri konusunda uyarır ve yetkili kişilerin dışında kimsenin verileri değiştirememesi için veriye erişim sadece belli bir giriş kodu ile mümkün olur.
Bu özellikleri ile MİP II, işletmede kullanılan verinin bütünlüğüne belirli bir düzen ve disiplin getirir. Bazı yöneticiler, MİP II' nin sistemdeki verileri düzene soktuğunu görerek, sistemin uygulanmasının çalışanların ve prosedürlerin de disipline girmesi anlamına geleceğini düşünürler. Ancak bu hatalı bir düşüncedir, MİP II işletmedeki mevcut yetersizlikleri aşmak amacı ile kullanılan bir teknik değildir. Başarılı bir MİP II uygulamasının sağlanması, iyi eğitilmiş ve isteyerek çalışan personel ve dikkatle gerçekleştirilen prosedür takipleri şartlarına bağlıdır.
İşletmede kullanılan tüm verilerin doğruluğunun sağlanması, yapılan faaliyetlerin boşa gitmemesi ve amacına ulaşabilmesi açısından büyük önem taşır. Fakat verilerin doğru olmasını sağlamanın yolu, çalışanlardan daha dikkatli olmalarını talep etmek değildir. Yapılması gereken, veri doğruluğunu sağlamanın yönetimin görevi olduğunun kabul etmektir.
Veri bütünlüğünü sağlamadaki aşamalar şunlardır:
- Veri Destek Prosedürleri ( Data Maintenance Procedures )
- Güvenli Ambarlar ( Secure Stores )
- Hata Geçirmezlik ( Error - Proofing)
- Veri Denetimi ( Data Audits)
4.8.1.Veri Destek Prosedürleri ( Data Maintenance Procedures )
İşlem prosedürleri, entegre iş sisteminde kullanılan verilerde yapılacak herhangi bir değişikliği tanımlamak amacıyla kullanılır. Bu prosedürler üzerinde önemle durulmalı ve dikkatle incelenmelidir. Sistem satıcısının sağladığı kullanıcı kılavuzları, bu amaç için uygun değildir çünkü yetersizdir; ihtiyaç duyulan döküman, verilerde yapılacak değişiklikler ile ilgili bilgiyi kapsamamaktadır. Kullanılacak olan kılavuz, işletmedeki her tip verinin güncelleştirilmesi için aşağıdaki konuları kapsamalıdır:
- Verinin ne zaman değişeceği
- Değişimin nasıl onaylanması gerektiği
- Değişimden kimin sorumlu olduğu
- Sistemde hangi muamelenin gerçekleştirilmesinin gerektiği
- Değişimlerin olup olmayacağı, olacaksa nasıl kontrol edileceği ve izleneceği
- Gerçekleştirilen muamelenin geçmişini denetlemek için hangi denetim yollarının bulunduğu
Bu proses basit bir örnek ile açıklanabilir: Artık malzemenin üretimden depolara geri dönmesi. Bu durumda, güncelleştirmenin zamanı malzemenin alındığı ve ambara yerleştirildiği andır. Burada verilen onay, üretim nezaretçisinin imzaladığı ve bu malzemenin mevcut üretim ihtiyacından geriye kalanlar olduğunu onaylayan bir ambara dönüş izni olabilir. Değişim içn sorumluluk, ambar görevlisine aittir.
Sistemdeki hangi muamelenin gerçekleştirileceği prosedür kılavuzunun en kritik bölümüdür. Ambara dönüş durumunda, yazılım aşağıda belirtilen seçeneklerden birini önerebilir:
- Planlanmamış alım fişleri
- İş emrinden geri dönüş
- Dağıtım muamelesinin tersinin uygulanması
- Stok ayarlanması
- Stok muamelesi yapılmaması
Her seçenek, belli şartlarda geçerli olmalıdır. Planlanmamış alındı fişlerinin verilmesi, artan malzeme için veya malzemenin kaynağının bilinmemesi durumunda tercih edilebilir. İş emrinden geri dönüş, siparişin, toplam miktar tamamlanmadan kapanmış olduğu durumlarda uygulanabilir. Dağıtım muamelesinin tersinin uygulanmasına, malzemenin dağıtımında herhangi bir hata olması durumunda başvurulabilir. Stok ayarlaması, stok sayımının ardından, stok muamelesi yapılmaması da malzemenin başta hatalı kaydedildiği durumlarda uygulanabilir.
Muamelenin seçimi için karar verme sorumluluğu, ambar görevlisine bırakılmamalıdır. Hazırlanmış olan kılavuz, her durum için yapılması gereken muameleleri içermelidir. Kılavuz, ayrıca diğer ilgili fonksiyonlarla da bağlantılı olmalıdır. Örneğin ambar kılavuzunda, ambara dönüşlerde malzeme ile beraber getirilen notun, malzemenin ambara dönüş sebebini, malzemenin kaynağını içermesi gerektiğini belirtilmiş olsun.
Aynı işletmede üretim nezaretçisinin kullandığı kılavuzda da, ambara geri gönderilen malzeme ile beraber yollanan notun bu bilgileri içermesi gerektiğinin belirtilmesi gerekir. Çünkü, üretim nezaretçisinin kullandığı kılavuzda, malzeme ile beraber gönderilecek notta bulunması gereken bilgiler olmazsa, malzeme ambara eksik veya farklı bilgiler içeren bir notla gidecek ancak kılavuzun belirttiği nitelikte olmadığı için, ambara kabul edilmeyecektir, böylece işler aksayacaktır.
Muamele seçimi yapıldıktan sonra, ambar kılavuzu değişim kontrol ve incelemenin üzerinde durur. Bu işlemin bir bölümü, ambara geri dönen malzeme miktarının nasıl kontrol edileceğinin ( sayma, tartma vb.)ve kontrol sonucu elde edilen değerin, belirtilenden farklı olması durumunda ne yapılması gerektiğinin belirlenmesidir.
Malzeme hareketinde, her gün çok fazla muamele gerçekleştiriliyorsa, her birimin kontrolu mümkün olmayabilir. Ancak daha az sıklıkta gerçekleşen muamelelerde kontrol şarttır, ambar nezaretçisinin onayı gereklidir.
Son olarak kılavuz, sistemde mevcut hesap denetimlerini belirtmelidir. Bazı durumlarda, çok fazla ve çok çeşitli rapor çıktısına ihtiyaç duyulur. Bu raporlar, stok muamelesiyle ilgili tüm ayrıntıları gösterirler. Kılavuz muamele işlemi, operatör kimliği, ambara dönüş notunun referans numarası ve muamele gören miktar bilgilerinin oluşturulması için bunların nasıl kullanılacağını tarif etmelidir.
Prosedürler ayrıntılı bir şekilde hazırlanmalı ve raporlanmalıdır, aksi halde envanter, iş emri maliyetleri gibi bilgilerde hatalar meydana gelebilir. Prosedürler doğru bir biçimde hazırlanıp kurulmadıkça, veri bütünlüğünün sağlanması mümkün olmaz. Kılavuzların oluşturulmasındaki amaç, operatörlerin başvurabileceği bir kaynak ihtiyacının karşılanmasıdır. Zaman içinde, eğitim devam ettikçe ve kurulan sistem kullanıldıkça, kılavuzlara olan ihtiyaç azalacaktır.
4.8.2.Güvenli Ambarlar ( Secure Stores )
Envanter bilgilerinin doğruluğu oldukça önemli bir konudur, çünkü işletme içinde çok sayıda muamele gerçekleştirilir. Stok kayıtlarında kabul edilebilir bir doğruluk oranını elde etmek dikkat, kapsamlı eğitim - alıştırma, ve dikkatle rapor edilmiş prosedürlerle mümkün olur. En iyi sonuçlar, ambar çalışanlarına kendi stok kayıtlarının sorumluluklarının verilmesi ile elde edilir. Kayıtları tutma işi, ambarda çalışan görevlilerin olmalıdır. Verinin kaynağında girilmesi (ambarda) sistemi güncelleştirmede meydana gelebilecek gecikmeleri ve notların kaybolma ihtimallerini ortadan kaldırmaktadır.
Stok kayıtlarının sorumluluğunun ambar çalışanlarında olmasının yanısıra, ambara giriş ve malzeme çekişi kontrollü olarak gerçekleştirilmelidir. Ambardan malzeme çekişini ambar görevlilerinden başkasının gerçekleştirmesi, ambarın sorumluluğunu taşımayan bu kişilerin yeterli dikkati göstermemelerinden dolayı aksaklıklara sebep olabilir. Örneğin, ambardan malzeme çeken herhangi bir çalışan, işinin arasında malzeme çekişini rapor etmeyi ihmal edebilir.
Tüm bu olumsuzlukların önüne geçebilmek için, ambara giriş kontrol altına alınmalıdır. Ambar, diğer bölümlerden ayrı olmalı, kullanım zamanı dışında kilitli kalmalıdır. Ambar görevlileri, ambarla ilgili her tür konuda tüm sorumluluğun kendilerinde olduğunu farkında olmalıdırlar.
4.8.3.Hata Geçirmezlik ( Error - Proofing)
Hata geçirmezlik teknikleri kullanılarak, stok bilgilerindeki hataların oluşumu azaltılmalıdır. Bu sağlamak için aşağıdaki işlemler gerçekleştirilir:
- Alabileceği parça miktarı belirlenmiş olan standart konteynerler kullanılmalı, gözle kontrolü sağlamak amacıyla her konteynerin üzerine, içerisinde bulunan parçadan örnek konulmalıdır.
- Bar kodlama yöntemiyle, parça numaralarının elle kaydedilmesi ihtiyacı ortadan kalkar.
- Komponentlerin üzerine, nerede kullanıldığını çabuk ve doğru olarak anlayabilmek için, kullanıldığı parçanın numarasının yapıştırılmalıdır.
- Veri giriş sistemi ile üretim makinaları veya tartıları içine yerleştirilen elektronik sayaçlar arasında bağlantıyı kurmak.
- Ambarlarda yüksek standartlar uygulanmalı, herşeyin nerede olduğu, erişimin nasıl gerçekleşeceği ve aranan malzemenin nasıl tanınacağı belirlenmelidir.
Hata geçirmezlik için, düşük maliyetler gerektiren fikirler hayata geçirilebilir ve sık karşılaşılan hatalar en aza indirilebilir.
4.8.4.Veri Denetimi ( Data Audits )
Veri girişlerine ne kadar dikkat edilirse edilsin, ne kadar çok önlem alınırsa alınsın, zaman zaman hatalar olacaktır. Bu hataların kontrol altında tutulmasını sağlamak için veri denetimi uygulanır.
Veri denetiminin hedefleri şunlardır:
- Trendleri belirlemek ve mevcut veri doğruluk oranını tespit etmek
- Hataların sebeplerini bulmak, bu sebepleri ortadan kaldırmanın yollarını araştırmak
- Gelecekteki denetimlerin hangi sıklıkta ve hangi boyutlarda olacağını belirlemek
- Denetim sırasında tespit edilen hataları düzeltmek
En sık kullanılan veri denetimi, stok kayıtlarının incelenmesi amacıyla yapılan " kısmi sayım " ( Cycle Counting ) yöntemidir. Kısmi sayım, az sayıda parçanın her gün sayımının yapıldığı sürekli bir stok kontroludur.Sayımı yapılacak parça seçimi farklı frekanslarda yapılır, yüksek değer taşıyan ve sık muamele gören parçalar daha sık kontrol edilirler. Kısmi sayım uygulanmaya başlandığında daha fazla olan parça sayısı, kabul edilebilir bir envanter doğruluğu elde edildiği zaman azaltılır.
Stok doğruluk oranının düşük olması ve çok uğraşılmasına rağmen yükseltilememesi halinde küçük bir grup parça seçilebilir ve her hafta, hatta her gün sayılabilir. Sık sık sayımlarda olduğu için hataları saptamak ve çözüm yolları araştırmak mümkündür.
Stokla ilgili kayıtların doğru olarak tutulması sürekli dikkat gerektirir. Bunun sebebi, stoktan muamelelerin çok fazla yapılmasıdır. Sistemdeki diğer veriler, örneğin malzeme listesi, rotalama, iş merkezi verisi, satıcı detayları zaman zaman denetlenmelidir. Bu tip veriler, stok verilerine kıyasla daha statiktir ve sürekli kontrol edilerek takip edilmesi gerekli değildir. Bu tip veriler için en uygunu, ayda bir kez kontrol etmektir.
Verinin doğruluğunu denetlemenin en iyi yöntemlerinden biri, sistemi kullanmaktır. Entegre sistemlerin bir özelliği bir bilginin çok farklı ve çok sayıda yoldan kullanılmasıdır, sonuç olarak hatalar sistemde uzun süre fark edilmeden kalamazlar.
Eğer veri doğruluk oranı çok düşükse, sistem kullanılmaz hale gelmiş demektir. Ancak veri doğruluk oranı kabul edilebilirlik sınırına ulaştığı zaman, sistemin sağladığı imkanlar artar ve sistem güç kazanır.
Gerçekten iş bütünlüğünü sağlamayı amaçlayan bir işletmenin yöneticileri, karşılıklı güven, işbirliği ve desteğe dayanan bir sistem oluşturmalıdır. Ortak veriyi kullanmak, sisteme giren kim olursa olsun, sorumluluğu paylaşmaktır. (5)
4.9.YAZILIM SEÇİMİ
MİP II sisteminin, bilgisayarlar ve bilgisayar sistemlerinin desteği olmadan çalışması; MİP, KİP ve diğer fonksiyonların her biri çok sayıda hesaplama gerektirdiği için ve bu hesapların elle yapılması, kayıtların elle tutulması mümkün olmayacağı için söz konusu değildir. MİP II sisteminin işletmede uygulanmaya karar verilmesinden, tam anlamıyla uygulamaya geçilmesi aşamasına kadar karşılaşılan güçlüklerin çok azı bilgisayar sisteminden kaynaklanmaktadır. Sorunların başlıca nedenleri, MİP II' nin işletme içindeki rolünün yöneticiler tarafından anlaşılamamış olması veya uygulama için yapılan çalışmaların yanlış tasarlanması , eğitim programlarının hatalı veya eksik yürütülmesidir; sorunlar genellikle teknolojiden değil yönetimden kaynaklanmaktadır.
Ancak, MİP II için kullanılacak bilgisayar sisteminin ve yazılımların göz ardı edilmemesi gerekir. MİP II için kullanılan yazılımın iyi olması, başarı için tek başına yeterli değildir ancak yetersiz bir yazılım kullanımı, başarıyı engelleyen bir etkendir. Kullanılacak yazılım işletme tarafından, ihtiyaç duyulan fonksiyonlara ağırlık verilerek hazırlanabileceği gibi, piyasada bulunan çok sayıda hazır paket arasından da seçim yapılabilir. Seçim yaparken dikkat edilmesi gereken noktalar özellikle maliyet, risk ve gecikme süresidir.
Piyasadaki paket programların birçoğu benzer özelliklere sahiptirler, pazarlamacıların, kendi yazılımlarını ön plana çıkarmak için ürünlerinin "farklı" yönlerini vurgulamaları gerekmektedir. Bazı yazılımları tanımlamak için Entegre İş Sistemi (Integrated Business System - IBS) tanımlaması yapılır, bazıları ise Entegre İmalat Sistemi (Integrated Manufacturing System) veya İmalat Kontrol Sistemi (Manufacturing Control System) olarak tanımlanır.
Tipik bir entegre iş sisteminin modülleri, Şekil - de gösterilmektedir. Bu modüller, imalat sektöründe faaliyet gösteren bir işletme için gereken temel fonksiyonları içermektedirler. Bazı yazılımlar daha fazla modüle sahiptir ve imalat sektöründe kullanımdan çok, iş sistemleri için uygundurlar. İmalat sektöründe faaliyet göstermeyen çoğu işletme için, kapalı çevrim MİP' nin kullanımı söz konusu değildir.
İmalat sektöründeki bazı işletmeler, entegre iş sistemini başarıyla uygulamalarına rağmen, MİP II' de başarısızlığa uğrarlar. Bu gibi durumlarda sorunun kaynağı, modüllerin uygulamasındaki hata veya kapalı çevrim MİP' nin gözardı edilmesidir. Sonuç olarak işletme, MİP II kullanımından beklediği yararı elde edemez.
4.9.1.Yazılımı Satın Almak veya İşletmede Hazırlamak
Yazılım konusunda işletmenin ilk karşılaşacağı sorun, hazır bir paket satın almaya ya da kendi yazılımını işletme içerisinde hazırlamaya karar vermektir. Her iki durumda da işletme bazı sorunlarla karşılaşır.
4.9.1.1.Yazılımın İşletmede Hazırlanmasından Doğabilecek Sorunlar
4.9.1.1.1.Yazılımın Hazırlanmasının Uzun Zaman Alması
Bir işletmenin kullanacağı yazılımı kendisinin hazırlaması, birkaç yılı kapsayan bir projedir ve dolayısıyla maliyeti yüksektir. Ayrıca önceden planlanan tarihte tamamlanamayabilir ve gecikme yazılımın maliyetini daha da yükseltir.
4.9.1.1.2.Yazılımın Çalışmaması
Hazırlanması işletmeye oldukça fazla mali yük getiren yazılım, tamamlandıktan sonra çalışmayabilir. Çalışmama nedenini araştırıp bulmak uzun süre alır ve bu süre sonunda yazılımdaki aksaklık giderilemeyebilir.Yazılım bozuk olmayabilir ancak kullanıcılar tarafından anlaşılması ve uygulanması zor olabilir.
4.9.1.1.3.Yazılımın İş Ortamı İçin Fazla Spesifik Olması
MİP II için işletme içerisinde hazırlanan yazılımlar, genellikle işletmenin bugününe yöneliktir ve spesifiktir. İş dinamiktir ve devamlı gelişme halindedir, her geçen gün ihtiyaçlar değişmektedir. İşletmenin hazırladığı yazılım bir süre sonra yetersiz kalacaktır. Kısa bir süre kullanıldığı için de yazılım hazırlamanın işletmeye maliyeti çok fazla olacaktır.
4.9.1.2.Yazılımın Satın Alınmasından Doğabilecek Sorunlar
4.9.1.2.1. Yazılımın Eksik Olması
İşletmede kullanılmak üzere satın alınan hiçbir yazılım, ihtiyaçlara %100 cevap vermez ancak bazı yazılımların diğerlerinden daha fazla eksik yönleri vardır. Yazılım satın alınırken, işletme ihtiyaçlarına göre en az eksiği olan seçilmelidir
4.9.1.2.2. Yazılımın Çok Karmaşık Olması
Birçok yazılım ihtiyacın üzerinde seçeneğe ve fonksiyona sahiptir. Yazılımın kurulmasından işletme içinde kullanılmasına kadar tüm işlemler gereğinden fazla karmaşık olmamalı, çalışanlar tarafından kolayca yapılabilmelidir.Karmaşık yazılımların kullanımlarının zor olmasının yanısıra, maliyetleri de yüksektir. Ancak son yıllarda PC' lerde de kullanılabilen ucuz ve kullanımı basit yazılımlar piyasa çıkmıştır. Bu tip yazılımları kullanmak, yazılım maliyetinin yanısıra işletmenin donanım maliyetini de azaltır.
4.9.1.2.3. Mevcut Sisteme Uyumunun Zorluğu
Mevcut sisteme MİP II yazılımını eklemek çok zor olabilir.
4.9.1.2.4. Yazılımdaki Aksaklıklar
Hiçbir yazılımın tamamen hatasız olma garantisi yoktur. Daha önce defalarca kullanılmış, binlerce sefer "bug" temizleme işlemine tabi tutulmuş olsa da kullanımda aksaklıklarla karşılaşılabilir. Yazılımlar satırlarca program kodlarından meydana geldikleri için, her kullanımda yeni hatalar ortaya çıkması kaçınılmazdır. Bu aksaklıkların işletme çalışanları tarafından giderilmesi zordur ve yazılımı satan kişinin yardımı gerekebilir. Bu yüzden yazılım satın alırken dikkat edilmesi gereken nokta, satıcının servis garantisi vermesidir. Bu şekilde bir taahhüt veren satıcı, yazılımına güvendiğini gösterir.
4.9.2. MİP II Yazılımı için Bilgisayar Teknolojisinin Önemi
Bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişim, işletmelerin gerek donanım gerekse yazılım seçimini zorlaştırmaktadır. Piyasada satılan yazılım ve donanımların bir kısmı yıllardır çeşitli işletmeler tarafından kullanılan, denenmiş, kabul görmüş ve güvenilir sistemler, bir kısmı da piyasaya yeni sürülmüş, en son teknoloji ürünü fakat denenmemiş ürünlerdir. Burada tercihi belirleyecek en önemli etmen, modern teknolojinin getirdiği kolaylıklar ve yeni imkanlardır.
Yeni teknoloji, yazılımların entegre sistemler haline gelmesine imkan tanımaktadır. Eski sistemlerde, kullanılan veriler farklı modüller tarafından kullanılacağı zaman kopyalanmaktaydı. Daha eski sistemlerde verilerde bütünlük önemli değildi, işlemler partiler halinde gerçekleştirilmekteydi, güncelleştirme dışında, kayıtların uyumlu olma zorunluluğu yoktu. Yeni on - line sistemlerin geliştirilmesiyle, iş ortamı dinamizm kazanmıştır. Artık önemli olan, verilerin uyumlu olmasıdır.
Modern sistemler, Veritabanı Yönetim Sistemleri (Database Management Systems - DBMS), Entegre İş Sistemi ( Integrated Business System - IBS ) tarafından tüm verilerin yönetilmesini ve verilerin kopyalanması ihtiyacının ortadan kalkmasını sağlar. Veri, sadece Entegre İş Sistemi içindeki uygulamalarda değil, diğer işlerde de kullanıma hazırdır.
Veritabanı Yönetim Sistemleri temeline dayanan modern sistemlerde bile entegrasyon sorun olabilir.Bunun sebebi, bazı durumlarda sisteme modüller ilave edilmesi, sistemin birkaç farklı yazılımın kombinasyonu olmasıdır.
Sistem seçimi esnasında, satın almadan önce bu tip sorunların tespit edilmesi; yazılımı satan kişinin, entegrasyonun yetersiz olduğu kısımları düzeltmesi istenmelidir.
Bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişime paralel olarak, performans artmış boyutlar küçülmüştür. Bugün gelişmiş Entegre İş Sistemi ürünlerinin kişisel bilgisayarlarda kullanılmak üzere geliştirilmiş tipleri mevcuttur. Bu sistemler, çok sayıda iş istasyonunu destekleyebilmekte, çok miktarda veriyi taşıyabilmektedir.
Kişisel bilgisayarlarda kullanılan sistemlerin maliyetleri, oldukça düşüktür. İstenildiği takdirde sistem, sonradan yapılan ilavelerle genişletilebilir. Bu nedenlerden dolayı, küçük işletmelerin MİP II' yi uygulayabilmesine imkan tanır.
MİP II' nin küçük işletmelerde kullanılabilmesi açısından düşük maliyetli sistemler önemlidir. Ancak önemli bir nokta da, bilgisayar sistemi ve yazılım seçiminde düşük maliyetli ürünler tercih ederken, MİP II uygulaması amacıyla yapılan eğitim, alıştırma gibi çalışmalarda maliyetleri azaltmak için kısıntılar yapmamak gerektiğidir.Uygulamaya geçildiğinde, işletme MİP II sayesinde işlerini düzenleyecek ve verimini arttıracaktır; o nedenle, işletmeler başlangıçta belli bir maliyete katlanmayı göze almalıdırlar.
Birçok yöneticinin düşünceleri, kendi işletmelerinin sektördeki diğer işletmelerden farklı olduğu, bundan dolayı işletme sorunlarının ve ihtiyaçlarının da hiçbir işletmedekine benzemediğini yönündedir.Bu düşünceden yola çıkarak, piyasada bulunan hiçbir yazılımın işletmenin talebine tam olarak cevap veremeyeceğine inanırlar. Oysa birçok işletmenin müşteri siparişleri, envanter yönetimi gibi ortak noktaları vardır, farklı olan bunların yapılma tarzlarıdır ve iyi bir yazılım bunların gerçekleştirilmesi için yeterince seçeneğe sahiptir. Ancak, yazılımların çok farklı seçeneğe sahip olması, işlerin yapılma şekline göre bir sistem kurulması, eski yöntemlerin aynen devam ettirilmesi anlamına gelmez. MİP II' yi tercih eden işletmeler, işlerin yapılmasında izlenen prosedürdeki değişiklikleri kabul etme durumundadırlar; o nedenle yeniliklere hazır olmalıdırlar. Çoğu zaman, yazılımı işe uydurmak yerine, işlerin yazılıma göre yapılması daha uygundur.
Bu değişimin bir nedeni de, işletmelerde yazılımların, problemleri çözmekten çok, yeni problemlere neden olabilecek olmalarıdır. Yazılımda yapılmak istenen değişiklikler, sisteminn bütünlüğünü bozabilir. Ayrıca, istenen değişiklik yapılsa bile, bunun işletmeye maliyeti oldukça yüksek olur. (11)
Bilgisayar teknolojisindeki gelişmeler, MİP II yazılımı seçiminde bulunacak işletmelerin tereddüt etmelerine sebep olur. Ancak, işletmeler kendi ihtiyaçlarını tam olarak saptamadan, en yeni yazılımları satın alma yoluna gitmemelidirler. Öncelikle işletmenin en önemli faaliyetleri belirlenmeli, en çok kullanılan modüller saptanmalıdır. Yazılım seçimi bundan sonra yapılmalıdır.
Teknolojinin sağladığı yeni imkanlar, işletme için gerekliyse, teknolojinin gelişiminin işletme için yararından söz edilebilir. Eğer sistemi satan kişiler, sistemi "mükemmel" olarak tanımlıyor ancak işletmenin günlük faaliyetlerinde ne gibi kolaylıklar sağlayacağını açıklayamıyorlarsa, en gelişmiş teknolojinin yüksek maliyetine katlanmanın ne kadar gerektiği tartışılabilir.
Doğru yazılımın seçimi, önemli ve zaman alıcı bir iştir. Seçimi zorlaştıran en önemli etmenlerden biri de, yazılım seçimi aşamasında üst yönetimin konu hakkında yeterince bilgi sahibi olmamasıdır. Mevcut seçenekler arasından en iyiyi seçebilmek için, belli bir prosedürün takip edilmesi gerekir.
4.9.3. MİP II Yazılımının Satın Alınma Süreci
MİP II yazılımının satın alınması süreci, dört ana aşamadan meydana gelir. Bunlar :
1. Seçim ekibinin kurulması
2. Kar / maliyet analizlerinin yapılması
3. Değerlendirilecek yazılımların belirlenmesi
4. Belirlenen yazılımların analizi, değerlendirilmesi ve sözleşme görüşmeleridir.
Bunların hepsini sırayla inceleyelim:
4.9.3.1.Seçim Ekibinin Kurulması
MİP II yazılımının seçimini yapacak olan ekip, üst yönetimin bir temsilcisi, sistemin kullanılacağı departmanların yöneticileri ve bilgisayar yazılımı konusunda uzman olan kişilerden oluşur. Bu kişilerin yanısıra, bir danışman da kadroya alınabilir. Bu şekilde alınan kararlar daha doğru ve hızlı olur.
Seçim ekibinde, hangi bölümden kaç kişinin bulunacağı, yazılımın işletme içinde hangi bölümleri daha fazla etkileyeceğine bağlıdır. Ekipteki insanlar, MİP II yazılımının en yoğun kullanılacağı bölümlerden gelmelidirler.
4.9.3.2. Kar / Maliyet Analizlerinin Yapılması
MİP II yazılımı seçecek olan ekip, işletmenin nasıl bir yazılıma ihtiyaç duyduğunu belirlemelidir. MİP II yazılımı satın almanın getireceği olası yararlar, sistemin maliyeti ve ekonomik ömrü saptanmalıdır. Kar / Maliyet analizi daha önce anlatılmıştır.
4.9.3.3. Değerlendirilecek Yazılımların Belirlenmesi
Piyasada bulunan MİP II yazılımları incelenmeli ve çeşitli kriterlere göre değerlendirilmelidir. Yazılı işletmenin çalışma sistemine yakın olmalıdır, işletmede çalışanlar yeni yazılımın kendilerini kısıtladığını düşünmemelidirler.
Bir diğer önemli özellik, yazılımın APICS (American Production and Inventory Control Society) standartlarına uymasıdır. O nedenle satın alınacak yazılımda APICS' ten alınmış uygunluk belgesi aranmalıdır.
Satın alıncak yazılım, çalışanların kısa zamanda öğrenebilmesi ve rahatça kullanabilmesi açısından basit yapıda olmalıdır. Kullanıcı ekrana bakarken, hangi tuşa basınca ne olacağı konusunda endişe duymamalıdır. Gerektiği zaman başvurabileceği, basit dilde yazılmış bir el kitabı bulunmalıdır. Dökümantasyon basit ve açık olmalıdır.
Bunun yanısıra, sistem hızlı çalışmaya imkan tanımalı, verilere ulaşım gerçek zamanlı olmalıdır. Ekranlarda ve raporlarda, gerekli bilgiler bulunmalıdır, raporlar standart maliyetleri, önerilen satın alma miktarlarını da içermelidir. (7)
4.9.3.3.1.Yazılım seçiminde dikkat edilmesi gereken noktalar
1.Yazılım Satın Alırken Aceleci Davranılmamalıdır
MİP II yazılımı satın alınırken piyasadaki tüm paketler incelenmeli ve karşılaştırılarak en uygunu belirlenmelidir.
2. Mükemmel Yazılım Aranmamalıdır
Yazılım satın alınırken araştırma yapılmalı ve en iyisini bulmaya çalışılmalıdır. Ancak hiçbir yazılım bütünüyle aradığımız özellikleri taşımaz. Mükemmel bir yazılım bulmak mümkün değildir. Yapılacak en doğru iş, MİP II hakkında bilgi sahibi olduktan sonra çalışılabilir bir paket almaktır.
3.Öncülük Edilmemelidir
Yazılım seçerken daha önce denenmemiş, kullanıma uygun olduğu kanıtlanmamış bir yazılım almak doğru değildir. Bu yüzden, satın alınan yazılımın, diğer işletmeler tarafından defalarca denenmiş olmasına dikkat edilmelidir. Bazı durumlarda, mevcut donanımla kullanılabilecek fazla yazılım seçeneği olmayabilir, bu gibi durumlarda satın alınan yazılım tam anlamıyla kullanıma uygun olmaz ve sorun çıkarabilir. Devamlı sorunları çözmekle uğraşmak yerine, donanımları yenilemek ve işe yarar bir yazılım almak daha uygun olabilir.
4. Çaba ve Maliyet En Aza İndirgenmelidir
MİP II yazılımını seçiminde, şu zorluklar göz önünde bulundurulmalıdır :
4.1.Satın alınan yazılımın kurulması ve çalıştırılmasının karmaşık olması, fazladan zaman ve emek harcanmasına sebep olur.
4.2.Satın alınan yazılımın mevcut sistemle beraber çalıştırılması, çoğu zaman zorluklara karşılaşılmasına neden olur.
4.3.Kısa süre kullanılan yazılımların kurulması ve kullanılması oldukça basittir, basit olduğu için maliyeti düşüktür, işletme o anki ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak seçimini yapar.
5. Eski Yazılımın İyi Bölümlerini Kullanmaya Devam Edilmelidir
Bazı işletmelerin kullandıkları yazılımın belli kısımları çok iyidir ve yeni bir yazılım alınıp kullanılmaya başlandığında, çalışanlar hayalkırıklığına uğrayabilir. O nedenle kullanılan yazılımın iyi bölümlerinden vazgeçilmemelidir.
6. Yetersiz Yazılım Kullanılmamalıdır
Bazı işletmeler yazılım seçiminde, basit paketleri satın alıp kurduktan ve kullanıma geçtikten sonra eklemeler yapmayı tercih ederler. Çalışan bir sistemin değiştirilmesine gerek yoktur ve yapılması gereken eklemeler ya da düzeltmeler, sistem kullanılmaya başlanmadan yapılmalıdır.
7. Yazılım Temini İşletme Tarafından Yapılmalıdır
Tam zamanında üretim ve toplam kalite ilkelerine bağlı olan işletme, rekabet ortamında ayakta durabilmek amacıyla devamlı bir gelişim süreci içerisindedir. Gelişim işletmenin her kademesinde gerçekleşir, kullanılan yazılımın da bu değişimlere paralel olarak geliştirilmesi gerekir. Genellikle, MİP II yazılımını satan kişiler, yıllık belli bir ödeme yapılması karşılığında işletmeyi her türlü yeni yazılımdan haberdar ederler. Ancak burada önemli olan, çok gerekli olmadıkça ek yazılımlar almamak ve yazılımlardaki yenilikleri bizzat takip etmektir. Çünkü kontrol ve zamanlama, işletme açısından büyük önem taşır. Yazılım piyasasındaki gelişmelerin takibini, işletme içinden bir grubun yapması daha uygundur. Yazılımı satan kişi, işletmedeki gelişmeleri takip edemez ve yazılım seçiminde işletmeyi tümüyle doğru yönlendiremez. Zamanlama faktörü de önemlidir, yazılım piyasasındaki gelişimin işletmenin gelişiminden yavaş olması halinde, ihtiyaca zamanında cevap verilemeyecektir. En doğrusu, basit bir yazılım satın almak ve gerekli eklemeleri işletme içerisinde yapmaktır. Bunu da, işletme içinde seçim ekibi sağlar. (11)
4.9.3.4. Belirlenen Yazılımların Analizi, Değerlendirilmesi ve Sözleşme Görüşmeleri
MİP II yazılımları arasından değerlendirilmek üzere seçilenlerin belirlenmesi ve kısa bir listesinin çıkarılması gerekir. Daha sonra bu yazılımların üretici firmaları ile görüşmelere başlanır.Her yazılımın özellikleri iyice anlaşılmalı ve işletmenin ihtiyaçları göz önünde tutularak en uygunu belirlenmelidir. İşletmenin ihtiyaç duymadığı fonksiyonları içeren bir yazılımı tercih etmek anlamsız olur.
MİP II yazılımı satın alırken şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Satıcı firma hakkında bilgi edinmeye çalışarak, hizmet kalitesi ile eğitim ve danışmanlık açısından yeterliliği araştırılmalıdır.
- Satıcı firmanın kapanması halinde yazılımın kaynak kodlarını saklayan garantör şirketin olup olmadığı öğrenilmelidir.
- Yazılımın üzerinde, kısa süre içinde çeşitli değişiklikler yapılabilme imkanı araştırılmalıdır.
Yazılım seçimini gerçekleştiren ekip, en uygun özelliklere sahip yazılımları seçmeli, bunlar hakkında daha detaylı araştırma yapmalıdır.Ancak bu araştırma oldukça geniş içerikli ve ayrıntılı olduğu için, fazla zaman harcamamak amacıyla, en fazla üç şirketi kapsamalıdır.
Bu araştırma başlıca şu faaliyetlerden oluşur :
- Her satıcı tarafından resmi ürün tanıtımları
- Seçilmiş kullanıcıları ziyaretler
- Referans olarak verilen diğer şirketlerle telefon görüşmeleri
- Sistemle ilgili dökümantasyonun incelenmesi
Projenin bu aşamasının dört amacı vardır.Birinci amaç, şu anda bu sistemi kullananların tecrübelerinden faydalanarak, sistemi tanımaya çalışmaktır.Bunun için referans olarak gösterilen kişilerden şu soruların cevapları alınmalıdır :
- Hangi modüller kullanılmaktadır?
- Yazılımla ilgili sorunlarla karşılaşılmış mıdır?
- Sistemin çalışmasında aksaklıklar mevcut mudur?
- Eğitim çalışmalarında nasıl bir yol takip edilmiştir?
- Yazılımı satan kişi, gerektiği zaman çabuk ve etkili bir şekilde yardımda bulunmuş mudur?
Bu aşamalardan sonra sıra sözleşme metninin hazırlanmasındadır. Bu işlem için, başka bir kullanıcı firma için hazırlanmış bir metinden yararlanılabilir, ya da deneyimli bir hukuk bürosunun danışmanlığına başvurulabilir.(7)
4.9.4.Değişim İsteklerinin Yönetimi
İşletmelerin zaman zaman yazılımlarda değişiklikler yapmaları kaçınılmazdır, bu şekilde yazılımlar, sürekli değişen ihtiyaçlar doğrultusunda geliştirilirler. Ama değişim sadece gerçek anlamda gerekli olduğu zaman gerçekleştirilmelidir. Değişimin ne zaman gerekli olduğunu doğru tespit etmek gerekir çünkü eğitim eksikliği, yazılımı kullanamama ve yönetim eksikliği gibi nedenlerden dolayı, çalışanlar zamanından önce değişim talebinde bulunmaya başlarlar.Değişimin gerekliliğinin saptanmasında önemli olan üç unsur eğitim, standart yazılım ve yönetimdir. İşletme çalışanlarının aldıkları MİP II eğitiminin başarılı sonuç vermesi halinde, değişim istekleri en aza inecektir. Eğitim, yazılım kullanıcıların kendi sorunlarını çözmelerine yardım olacaktır. Bunun yanısıra, kapsadığı fonksiyonlar açısından standart bir yazılımın kullanımı çalışanlara kolaylık sağlayacaktır. MİP II eğitimi ve iyi bir yazılım da değişim isteklerine engel olamayabilir. Burada, etkili yönetim devreye girer.Kilit noktalardaki insanlar, idare komitesi ve proje takımının üyeleri iki prensibi göz önünde bulundurmalıdırlar :
4.9.4.1.Değişime Karşı Direnmek
Kullanılan yazılımda değişiklikler yapmanın bir maliyeti vardır, gereksiz yere yapılan değişmeler projenin gecikmesi anlamına gelir. O yüzden değişimin gerekli olmadığı zamanlarda, değişim isteklerine karşı gelinmelidir.
4.9.4.2.Bilgisayarın Kullanımının Şart Olduğu Sistemleri Diğer Sistemlerden Ayırmak
MİP, KİP gibi sistemler ve atölye kontrolünde bilgisayar kullanımı şarttır, hesapların elle yapılması ve kaydedilmesi olanaksızdır.Ancak işletme içindeki bazı işlerin elle yapılması mümkündür. İşleri bu şekilde sınıflandırırken belli bir prosedür takip edilmelidir.(11)
4.10. MEVCUT SİSTEMDEN YENİ SİSTEME GEÇİŞ
MİP II' nin uygulama aşamasına gelen bir işletmenin yeni sisteme geçişi, işletmede kullanılan mevcut sisteme bağlı olarak gerçekleştirir. Eğer işletme kullanılan sistem, az ya da çok, bilgisayar destekliyse, yeni sisteme geçiş kademeli olarak gerçekleştirilmelidir. Her kademede, mevcut çalışma metodunun yerini yeni metodlar almalı ve eski metodun kullanımına son verilmelidir. Bir sonraki kademede çalışma başlamadan önce, yeni tekniklerin hatasız ve eksiksiz olduğundan emin olunmalıdır.
Çalışmalar sırasında, işleri çabuk bitirip uygulamaya geçmek için, fazla acele edilmemelidir. Bu sistemin doğru olarak uygulamaya geçirilmesi ne kadar zaman alıyorsa, o kadar zaman bu işin yapımı için tahsis edilmelidir. Yeteri kadar zamanın olmaması durumunda, işlerin kısa bir döneme sıkıştırılması gerekecektir, bu gibi durumlarda uygulamaya geçildikten sonra çok sayıda hatayla karşılaşılabilir. Bu hataların telafisi daha uzun zaman ve yüksek maliyetli olabilir. Kullanılacak yeni teknikler, işletmenin işleri yapmak için bundan sonra kullanacağı araçlardır, tamamen hatasız ve eksiksiz bir şekilde hazırlanmalıdır.
Daha önce bilgisayar destekli sistem kullanan işletmelerin birçoğunda mevcut sistem, kapalı çevrim planlamadan çok uzaktır. Bu işletmeler için yeni bir sistemi uygulamak çok daha zordur, Yeni sisteme kademeli olarak geçiş yapılır. Yeni sistem kullanılmaya başlanırken bir taraftan da eski sistem ile çalışmaya devam edilir. Bu, iki sistemin paralel olarak çalışmasıdır ve yeni sistem tamamen hazır olana kadar devam eder. Örneğin stok kayıtları, sistemde kullanılmaya başlanan ilk uygulamadır. MİP kullanımı ise en son aşamadır.
- Sistemleri paralel olarak çalıştırmaktan mümkün olduğu kadar kaçınmak gerekir. Eski düşünce, iki sistemin paralel olarak kullanılmasının uygulamalardaki riski azalttığı yönündeydi. Ancak birbirinden tamamen farklı olan biri yeni diğeri eski sistemin paralel olarak çalışması, aşağıdaki sebeplerden dolayı, fazla uzun süreli olmamalıdır:
- İki sistem aynı anda yürürlükte olduğu için, her muamele iki kere gerçekleştirilecektir. İşin farklı iki muameleye tabi tutulması çalışanların iş yükünü azaltacak, buna bağlı olarak da hata riskini arttıracaktır.
- İki sistemde birbirinden farklı olduğu için, çalışma şekilleri de farklı olacaktır. iki sistemde kullanılan veriler tamamen farklı yapıda olacağından direkt olarak mukayese edilemez. İki sistemde iki farklı tip veri kullanmak, çalışanların çelişkiye düşmesine sebep olur.
- Her yeni denemede olduğu gibi, yeni sistemin de bir takım zorlukları olacaktır. Bu zorlukların bir kısmı, yeni sisteme alışmanın eski sistemi uzun süredir kullanmış olan çalışanlara zor gelmesinden, bir kısmı da sistemin yapısından kaynaklanır. Mevcut sistemi terk etmek ve alışkanlıklarından vazgeçmek istemeyen çalışanlar, yeni sistemdeki en ufak bir aksaklıkta, sorunu çözmeye çalışmaktansa, tamamen eski sisteme dönmeyi düşüneceklerdir. Yeni sistem fazla kullanılmayacağı için geri planda kalacak ve kullanımı geliştirilemeyecektir. Kısa bir süre sistemlerin paralel çalışmasından sonra ise tamamen gözden düşecektir.
Bilgisayar destekli bir sistemden diğerine geçişte yapılması gereken, bu geçiş sürecini mümkün olduğu kadar kısa tutmaktır. İşletmede kullanılan tüm verinin elektronik olarak aynı zamanda değiştirilmesi ve yeni sisteme adapte edilmesi her zaman mümkün olmaz, ancak hedef bu süreci fazla uzatmamak olmalıdır.
İşletmenin yeni sisteme geçişinin çabuk olması, sistemlerin paralel olarak çalışmasının uzun sürmemesi, çalışanların yeni sisteme olan güvenine, bu sistemin iyi çalışacağına olan inancına bağlıdır. Başarılı bir şekilde yeni sistemin uygulanmaya başlanması için, çalışanların tereddütleri giderilmelidir. Bunun için çalışanların, MİP II' nin daha önce başka işletmelerde başarı kazandığından, işletmede MİP II çalışması yapan kişilerin gerçekten bu konunun uzmanı olduklarından emin olması gerekir.Çalışanların tereddütlerini ortadan kaldırmanın yolu, deneme çalışmaları yapmak, pilot uygulamaları gerçekleştirmektir.
İlk pilot uygulama olarak, normal çalışma ortamının dışında bir bölümde sistem daha çok bir simülasyon çalışması şeklinde test edilir. Pilot uygulamanın ikinci kademesi ise işletmedeki bölümlerden birinde gerçekleştirilmelidir. Bu bölüm, küçük ancak işletmeyi temsil eden bir bölüm olmalıdır. Burada gerçekleştirilecek olan test, işletmenin uygulayacağı yeni sistem olan MİP II' ye ne kadar hazır olduğunu görmek için gereklidir.
İşletme içinde bulunan ancak çalışma alanı olmayan bir bölümde gerçekleştirilen ve konferans odası pilot uygulaması olarak adlandırılan ilk pilot uygulamasında amaç, işletmenin temsili çalışmasını gerçekleştirmektir.
Bu deneme çalışmasında müşteri siparişleri girişleri yapılır, stoklar tahsis edilir, ana üretim planları oluşturulur ve Malzeme ihtiyaç planlaması çalıştırılır. Bu proses, siparişlerin teslimi, stok dağıtımı ve muhasebeye kadar devam eder. Bu uygulamaların amacı, ortaya çıkabilecek hataları tespit etmek ve çözüm yolu bulmaktır. Ayrıca, sistem çalıştırıldığı zaman özellikleri saptanır ve çalışanlara yeni sistemi kullanırken dikkat etmeleri gereken hususlar veya sistemin sağladığı bazı kolaylıklar anlatılmalıdır.
Çalışanların alıştırma yaparak öğrendikleri bilgileri pekiştirmeleri ve uygulamaya geçirebilmeleri için, sistemde kullanılan veritabanından ayrı olarak tamamen alıştırma - uygulama amaçlı bir veritabanı oluşturulur. Bu veritabanında alıştırma çalışmaları yapılırken girilen veriler, işletmenin kullandığı çalışanların da alışkın olduğu tip veriler olmalıdır. Sistem satıcısının sağladığı, işletme çalışanlarına yabancı olan verilerin, bu alıştırma için kullanılmasından kaçınılmalıdır.
İşletmede yeni sistemin uygulanmaya başlanması ve çalışanların bu sisteme uyum sağlamasından sonra, alıştırma yapmak amacıyla kullanılan bu veritabanı uygulamadan kaldırılmamalıdır, farklı teknikleri denemek veya işe yeni giren personelin eğitimi için kullanılmak üzere sistemde tutulmalıdır. Ancak burada önemli bir unsur, bilgisayar sisteminin kapasitesidir. Belli bir süre kullanıldıktan sonra, aşırı yüklenen sistemi biraz olsun boşaltmak gerekecektir, böyle bir durumda akla ilk gelen çare alıştırmalar için kullanılan veritabanından vazgeçmektir. Alınması gereken önlem, satın alınan donanımın işletmenin asıl veritabanı dışında, alıştırma için kullanılan veritabanını da taşıyabilecek kapasitede olmasına dikkat etmektir.
Çalışma ortamının dışında gerçekleştiren ilk kademe pilot uygulamasında kullanılan veri dikkatli seçilmeli, buna bağlı olarak sistemden elde edilecek çıktıların, gerçekleşmesi mümkün olan değerler olmaları sağlanmalıdır. Bu sayede sistemin doğru çalışıp çalışmadığını daha güvenilir olarak test etmek mümkün olur. İlk kademe pilot uygulaması birkaç hafta sürebilir. Bundan sonraki aşama, işletme içindeki bölümlerden birinde pilot uygulamayı gerçekleştirmektir.
Seçilecek bölüm küçük, fakat işletmeyi temsil edebilecek özelliklere sahip olmalıdır. Yapılacak pilot uygulamaların amacına ulaşması için, seçilen bölüm karmaşık işlerin gerçekleştirildiği bir bölüm olmalıdır. Basit işlerin yapıldığı bir bölümde başarılı bir deneme gerçekleştirmek, işletmenin tamamı için belirleyici bir kriter olamaz. Fazla işin olmadığı bir bölümde yapılan denemede istenildiği gibi çalışan sistem, işletmenin daha karmaşık işlerinin yapıldığı bölümlerinde çalışmayabilir.
Ancak, pilot uygulamanın gerçekleştirileceği bölümdeki işlerin karmaşıklığı ve zorluğu, sadece o bölüme ait özel durumları yansıtmamalıdır. Böyle durumlarda, yapılan denemelerde dikkatler, yanlış konular üzerinde yoğunlaştırılabilir. Denemenin yapıldığı bölümün öncelikli sorunları, işletmenin genelindeki önceliklerden farklıysa bu sorunlar üzerinde fazlasıyla durmak vakit kaybı olur ve işletmenin genelindeki öncelikli sorunların ihmal edilmesine sebep olur. O yüzden, deneme için seçilecek bölümde gerçekleştirilen işler, karşılaşılan sorunlar ve önemli noktalar, işletmeyi temsil edecek nitelikte olmalıdır.
Eski basit sistemden yeni sisteme geçiş, MİP II uygulamasının en kritik dönemidir. Daha önceki aşamaları başarıyla tamamlayan işletme, yeni sisteme geçiş aşamasında başarısızlığa uğrarsa, çalışanların yeni sisteme güveni ve inancı azalır. Başarısız bir denemenin ardından ikinci bir deneme çok daha zor olur. İkinci denemenin de başarısızlığa durumunda ise, üçüncü kez deneme mümkün olmayabilir.
4.11.Çalışanların MİP II' ye Güvenmesinin Sağlanması
İşletmenin çalışanlarının MİP II' ye güvenmeleri durumunda, uygulama esnasında karşılaşılan güçlükler aşılabilir. Çalışanların yeni sisteme inanması ve hevesle uygulama çalışmalarına katılmasını sağlamak, üst yönetimin görevidir. Üst yönetim MİP II' ye inanırsa, diğer çalışanları da ikna etmek zor olmaz. MİP II' nin işletmeye sağlayacağı fayda, en üst kademeden aşağıya doğru inerek, diğer çalışanlara ulaştırılmalıdır. İşletmede alt kademelerde bulunan bazı kişilerin MİP II konusunda ikna olmamaları durumunda, üst yönetim müdahelede bulunmalı ve kişiye MİP II' nin yararlarının anlatılmasını sağlamalıdır.
Üst yönetimin, MİP II uygulaması konusunda ciddi ve kararlı olduğunu çalışanlara anlatılmalıdır. Bu zaman alabilir, çünkü işletmede çalışanlar muhtemelen daha önce bu gibi girişimlere tanık olmuşlardır ve bunların çoğu, kısa bir sürede unutulmuştur.O sebepten dolayı, çalışanlar her yeni teşebbüsü yönetimin yeni hevesi olarak değerlendirecekler ve daha önceki yarım kalan çalışmalarını düşünerek, gerekli çabayı göstermek konusunda tereddüt edeceklerdir.
Üst yönetim, genel olarak işletmenin MİP II' den sağlayacağı yararları anlattıktan sonra, yeni sistemin çalışanlara kişisel olarak ne gibi yararlar sağlayacağını da belirtmelidir. Değişimin sonuçarını önceden göremedikleri için yeni bir sisteme geçiş çalışanları tedirgin eder. Üst yönetim, çalışanların projenin olumlu taraflarını görmelerini ve endişelerinden kurtulmalarını sağlamalıdır.
Çalışanların MİP II' ye inanması için yapılması gerekenler şunlardır:
4.11.1.Öncülük
Üst yönetimin MİP II konusunda çalışanları ikna etmesinin en etkili yolu, kendilerinin de yeni sistem ile ilgili çalışmaya ve değişiklikler yapmaya istekli olduklarını hissettirmeleridir. MİP II için gerçekleştirilecek değişime üst yönetimin hevesli olduğunu gören çalışanlar, MİP II' nin önemi konusunda ikna olacaklardır.
4.11.2.İletişim
Üst yönetimin, işletmenin geleceği ile ilgili planları MİP II' yi kapsamalıdır. Uygulama için yapılan planlar, gerçekleştirilenlerin raporları işletmedeki herkese ulaştırılmalıdır. Proje sırasında ihtiyaç duyulacak eleman sayısı, yapılacak alıştırma çalışmaları çalışanlara iletilmelidir. MİP II ile ilgili çalışanlar ile ne kadar erken ve ne kadar etkili iletişim sağlanırsa, onların da yönetimin yapmak istediklerini anlamaları ve proje konusunda olumlu düşünmeleri mümkün olur.
4.11.3.Kaynaklar
İşletmede çalışanların öncelikle, yönetimin MİP II projesindeki ciddiyetinden ve kararlılığından emin olması gerekir. Bir projeyi gerçekleştirmek, sadece çalışanları ikna etmekle veya heves uyandırmakla mümkün olmaz. Yapılması gereken, projenin gerçekleştirilebilmesi için işletmenin ihtiyaç duyduğu unsurların temin edilmesidir. Bu unsurlar, projede işletme çalışanlarının yetersiz kaldığı teknik konulara, veri girişlerine yardımcı olmak için veya proje takımı için çalışan kişilerin yerine proje bitimine kadar çalışması için geçici personel olabilir. Üst yönetim, proje için geçici personel alarak takviye yapmaz ve çalışanların mevcut işlerinden daha fazla çalışmalarını talep ederse, proje için çalışanlarda heves ve ilginin uyandırılması mümkün değildir.
4.11.4.Eğitim
Daha önce eğitim konusunda da değinildiği gibi, insanların MİP II konusunda hevesli olmaları, projeyi desteklemeleri, projenin kendilerine ve işletmeye neler getireceğini bilmelerine bağlıdır. Bazı kişiler, MİP II' nin uygulanmaya başlaması ile daha fazla çalışacaklarını düşünürler, bazıları mevcut sistemden vazgeçme konusunda aşırı tutucu davranır, sistemin değişmesi ile çok şeyin değişeceği ve alışkanlıklarından vazgeçmeleri gerekeceğini düşünerek rahatsız olurlar, bazıları ise işini veya pozisyonunu kaybetme korkusundadır. Bazı çalışanlar, MİP II' nin uygulanması ile işletmede kendi yeteneklerine ve tecrübelerine ihtiyaç kalmayacağını düşünürler. Bu kişilere yetenek ve tecrübelerinin öneminin hiçbir zaman azalmayacağının ancak yeteneklerinin kullanım alanlarının değişeceğinin açıklanması gerekir. Bu endişelerin yanısıra çalışanlardan bir kısmı, diğer çalışanlara MİP II hakkında eksik ve çoğu zaman doğru olmayan bilgi verebilir. Bunları önlemenin yolu, çalışanların eğitim görmesidir.
4.11.5.Alıştırma
MİP II' nin işletmede uygulanmasının kaçınılmaz olduğunu gören ve kendilerinin bu proje sonunda birşey kaybetmeyeceğini, aksine daha düzenli çalışacağını gören işletme çalışanları, eğitim de gördükten sonra MİP II ile ilgili temel bilgileri almış olurlar. Bundan sonra yaplması gereken, uygulamaya geçmeden önce çalışanların öğrendiklerini alıştırmalar yaparak pekiştirmesidir. Alıştırma çalışmaları süresince, çalışanlara destek verilmelidir. Örneğin MİP II ile ilgili sorunları olanlara yardımcı olması amacıyla bir telefon hattı kurulabilir. Çalışma sırasında herhangi bir noktada takılan personelin arayıp sorununu aktarabileceği bu hat, sorulan sorulara anında cevap verebileceği gibi sorunun ne olduğunu not alıp daha sonra arayarak çözümü iletebilir. Böylece personele yönetim tarafından somut bir destek sağlanmış olur.
4.11.6.Dinleme
Geniş kapsamlı ve karmaşık yapısı, çalışanların gözünde MİP II' yi eski sistemlere göre katı yapar. Elle tutulan kayıtlardan ve hesaplamalardan oluşan eski sistemlerin tersine, MİP II' de kitaplarda anlatılan belirli kurallar vardır ve işi yapmanın tek yolu bu kurallara uymaktır. Çalışanlar öncelikle MİP II' nin kurallarını ve temel ilkelerini öğrenmelidirler.
MİP II yazılımı işletme dışından hazır paket olarak alınsa da işletmenin beklentilerine tamamen uymadığı daha önceki yazılım seçiminde izah edilmişti. Satın alınan yazılımda, işletmenin ihtiyaçlarına ve yapısına göre bazı değişiklikler yapılır. Değişikliklerin amacı, sistemin daha iyi kullanılabilmesi ve işletmeye uyarlanması olduğuna göre, sistemi kullanacak olan kişilerin fikirleri sorulmalıdır. Herkes kendi çalıştığı alanı, yazılımda değişikleri yapacak kişilerden daha iyi bileceği için, getirilecek öneriler dikkate alınmalıdır.
Alıştırma süresince, çalışanlara geri besleme yoluyla sistemin oluşumunda düşüncelerinden ve tavsiyelerinden nasıl faydalanıldığı anlatılmalıdır. Bu davranış çalışanları motive edecektir. Sistemde değişiklikler yapılırken tavsiyelerde bulunan herkesin düşüncesinin kabul edilmesi mümkün değildir. Önerdikleri fikirler reddedilen kişilere, bunun nedenleri anlatılmalı ve bunu yaparken olumlu bir yaklaşım içinde bulunulmalıdır. Böylece bu kişilerin fikirlerinin kabul edilmemesi, kendilerinde moral bozukluğu yaratmaz.
4.11.7.Arabuluculuk
Projenin herhangi bir aşamasında çalışanlar arasında fikir ayrılıkları olması normaldir. MİP II projesi konusunda fikir birliğine varmış olsalar bile, kısım yöneticileri MİP II' nin nasıl uygulanacağı konusunda anlaşmazlığa düşebilirler. Bu gibi durumlarda, orta kademeli yöneticilerden biri ya da birkaçı arabuluculuk yapmalıdır ve kişiler arasındaki fikir ayrılığının büyük boyutlarda anlaşmazlığa dönüşmesi önlenmelidir.
MİP II' nin işletmenin belli bir bölümündeki uygulaması için fikir ayrılığında olan kişilerden hangisinin haklı olduğunu belirlemek oldukça güçtür. Tartışılan konu, MİP II' nin tek bir bölümdeki uygulaması ile ilgili olduğundan fazlasıyla teknik bilgi gerektirir. Buna rağmen, yöneticilerden biri bu konu hakkında bilgi sahibi olabilir, konu hakkında fikir yürütebilecek ve kimin haklı olduğunu belirleyebilecek durumda olabilir, ancak kimin haklı olduğunu söylemesi, işletme içindeki ilişkileri etkileyebilir.
Bu durumda en doğrusu, iki kişiyi de memnun etmeyen bir yolu seçmektir. İşletme dışından getirilecek hem MİP II konusunda uzman, hem de konu hakkında teknik bilgiye sahip bir kişinin önerisi dikkate alınmalı ve uygulanmalıdır. İşletmede meydana gelen bu tip diğer görüş ayrılıklarında da, dışarıdan uzman getirilebilir.
4.11.8. Desteğin Gösterilmesi
Yukarıda sayılan şartların sağlanması halinde işletmede çalışanlar projeyi benimserler ve bir an önce uygulamaya geçebilmek için gereken desteği verirler. Bazen üst yönetim, prosesi bir adım daha ileri götürerek çalışanların, özellikle orta kademeli yöneticilerin projeye verdiği desteğin somut bir kanıtını elde etmek ister. Genellikle bu gibi durumlarda özellikle orta kademedeki yöneticiler, çok zor ikna olurlar. Üst yönetimin verdiği kararları uygulamaya koyan orta kademe yöneticiler, bu değişime ilk başta olumlu yaklaşmazlar. Yeni projeleri kabul etmemekle beraber, şiddetle karşı da çıkmazlar. Çoğu, " bekle gör " politikasını uygular ve bir süre yeni sistemi denedikten sonra fikrini değiştirir.
Üst yönetim ise, proje aşamasında tüm çalışanların desteğini bekler. MİP II' nin kendileri tarafından desteklendiğini çalışanlara gösterip onlardan da aynı karşılığı almayı amaçlarlar. Bazı işletmelerde bu amaçla bir imza töreni düzenlenebilir. MİP II' yi verilen desteğin bir göstergesi olacak bu törende tüm çalışanlar MİP II projesi kabul belgesini imzalarlar.
Bu tarzda bir tören iki açıdan önemlidir. Birincisi, MİP II' ye fazla inanmayan kişilerin böyle bir tören yapılması ve buna tüm üst kademe yöneticilerinin katılması durumunda fikirleri değişebilir. Bu kadar fazla üzerinde durulan bir projenin önemini kabul ederler.
Bu tip törenlerin ikinci yararı, işletmede MİP II konusunda muhalif olan ve devamlı sistem değişikliğine karşı çıkan kişilerin, çoğunluğun kendileri ile aynı fikirde olmadığını görmeleri ile, muhalif azınlıktan olmaktansa başarılı bir uygulamanın parçası olarak çalışmayı tercih etmeleridir. (5)
5. BÖLÜM
MİP II' NİN DEĞERLENDİRİLMESİ
5.1.MİP SİSTEMLERİNİN SAĞLADIĞI FAYDALAR
Üretim operasyonları kontrol ve planlama amacıyla kullanılan MİP sistemleri, hangi malzemeden kaç birim ve hangi tarihte sipariş edileceğini belirleyen bir envanter kontrol tekniği olmaktan öte, işletmenin tüm çalışanları tarafından anlaşılması ve benimsenmesi gereken bir yönetim felsefesidir. MİP sistemlerinin bilgisayar programlarını satın almak, kurmak ve kullanmaya başlamak, başarılı uygulamanın sadece bir adımıdır.
MİP sistemleri, otomatik olarak karar verme değil, karar destek ve yönetim enformasyon sistemleridir, işletmede önemli kararları veren kişilere gereken bilgiyi tam zamanında sağlarlar. MİP sistemleri, yüzlerce farklı ürün için gerekli olan tüm veriyi kullanarak uzun vadeli üretim planları yaparlar. MİP sistemlerini kullanacak kişilerin, öncelikle sistemin önemini anlaması, daha sonra geniş potansiyelini ve sağladığı kolaylıkları öğrenmesi gerekir.
MİP sistemlerinin, proje takımlarının kurulması, gerekli proje çalışmalarının yapılması ve personel eğitiminin uygulanmasından sonra kademe kademe .çalıştırılması, başarıya ulaşmanın ve sistemin sağladığı geniş imkanlardan yararlanmanın tek yoludur. İşletmenin bu sistemin uygulanmasından sağlayacağı faydalar şu şekilde özetlenebilir:
5.1.1.Envanter
MİP sistemleri komponent siparişleri daha iyi takip edebilmek için gerekli olan bilgiyi sağlar, böylece bağımlı talep parçalarının envanter miktarlarında azalma kaydedilir, işletme bulundurabildiği kadar değil bulundurulması gerektiği kadar stok bulundurur. Sistemin kullanımına bağlı olarak, ürün stokları ve ara stoklar azalır, stok devir hızı artar.
MİP sistemleri, önceliklerin doğru olarak tespitini, dolayısıyla temin sürelerinin azaltılmasını sağlar. Temin sürelerinin azalması ise imalat ara stok düzeylerinin azalmasına yol açacaktır. Özellikle, imalat / montaj tipi işletmelerde, ürünün tamamlanması için gerekli sürenin önemli bölümü, diğer bileşen parçaların ve malzemenin atölyeye gelmesini beklemekle geçer. Tüm parçalar biraraya geldikten sonra ürünün tamamlanması için çok az bir süreye ihtiyaç duyulur. Malzeme ihtiyaç planlama sisteminin sağlayacağı doğru öncelikler sayesinde, gerekli parça ve bileşenlerin istenilen zamanda atölyede olması sağlanacaktır. Bu şekilde bileşen parçaların birbirlerini beklemeleri engellenecek, dolayısıyla üretimde ara stok düzeyleri de azalmış olacaktır.
5.1.2.Üretim
MİP sistemlerinin kullanımı, insan ve sermaye kaynaklarından daha fazla yararlanılmasına imkan tanır. Bunun sebebi, sistemin yapılması gereken değişiklikler ve ertelemeler konusunda kullanıcıları uyarmasıdır. Yeni sistemin sağladığı doğru bilgi sayesinde dağıtım performansı ve iş akışı gelişme sağlanır. Üretim ile ilgili tüm faaliyetler tek bir kaynakta düzenlenir, her işlem hazırlanan planlar doğrultusunda gerçekleştirilir.
5.1.3.Satışlar
MİP sistemleri, işletmenin müşteri hizmet kalitesini yükseltir, siparişlerde yapılması gereken değişikliklere anında müdahele edilebilmesine imkan tanır. Müşteri siparişlerinin zamanında teslim edilmesi, mevcut müşterilerin memnun edilmesini sağlar, işletmeye yeni müşteriler kazandırır, satışları arttırır ve işletmenin pazar payını genişletir.
5.1.4.Planlama
MİP sistemleri müşteri siparişleri, talep tahminleri, üretim kapasitesi ve envanter durumu gibi verileri girdi olarak kullanarak işletmenin uygulayabileceği fizibil bir ana üretim planı hazırlar ve üretim, hazırlanan bu plana paralel olarak gerçekleştirilir. MİP sistemlerinin kullanımı ile her türlü üretim faaliyeti planlar dahilinde gerçekleştirilir.
5.1.5.Satın Alma
MİP sistemi, sipariş verme tarihleri için tavsiyelerde bulunur. İşletme, gerçek öncelikleri bileceği için satıcılar ile olan ilişkileri geliştirebilir. Satın alma maliyetlerinde azalma sağlanır.
5.1.6.Finans
MİP sistemleri nakit akış ihtiyaçlarının daha iyi planlanmasına imkan tanır. İşletmenin gerçek kapasite kısıtlarını belirler ve bu doğrultuda yatırım kararları verilmesini sağlar.
5.1.7.Kalite
MİP sisteminin uygulanması, işletmenin daha az maliyetle kaliteyi elde etmesini sağlar.(4)
Kalite artışı işletmede şu alanlarda gözlenir:
- Üretimde
- İş ortamında
- Müşteri hizmetinde
Üretimde kalite, her işletmenin hedefidir. Ancak kalitenin bir maliyeti vardır ve çoğu işletme bu maliyetten dolayı elindeki imkanlarla, arzuladığı kaliteye ulaşamaz. MİP II uygulaması kalite maliyetini düşürdüğü için, daha az harcama ile istenen kalite elde edilebilir. Üretimde kalitenin yükselmesi, hem ürünün kalitesine hem de iş ortamının kalitesine yansır.
Ürünün kalitesinin yükselmesi, müşterilerinin satın aldıkları ürünlerden daha memnun olmalarına sebep olur. Müşteri memnuniyetinin bir nedeni de, teslimatların zamanında yapılmasıdır. Müşteri hizmetinin yükselmesi, mevcut müşterilerin memnun olmasını sağlar ve işletmenin yeni müşteriler kazanmasını sağlar. (11)
Bu başlıklar altında anlatılan faydaların dışında, MİP sistemleri direkt ve endirekt işgücü verimini arttırır, uzun vadeli planlar yapılmasını mümkün kılar. İşletmedeki her türlü faaliyetin gerçekleştirilmesi belli bir disiplin altında gerçekleştirilir. Üretimden dağıtıma kadar her an her türlü kontrolü ve değişikliği yapmak mümkün olur. (4)
5.2.MIP II UYGULAMASINDA BAŞARI VEYA BAŞARISIZLIK
MİP II sistemini uygulamaya karar veren işletmeler, proje aşamasına geçmeden önce hedeflerini belirlerler; hepsinin ilk amacı başarı ile sonuçlanan bir proje çalışmasıdır.
MİP II uygulamasının başarıya ulaşması, işletmenin envanter kontrol, kalite, müşteri ilişkileri, maliyetler gibi birçok konudaki sorunlarını çözebilir. Ancak, bu projeye başlayan işletmelerin tümü başarılı olmayı hedeflese de, bir kısmı istediği sonuca ulaşamamaktadır.
İşletmelerin hedeflerine ulaşamamaları durumunda, başarısızlığın nedenleri üzerinde fazla düşünülmez ve genellikle hatanın kullanılan yazılımdan kaynaklandığına inanılır.
Piyasada bulunan MİP II yazılımlarının çoğu birbirine oldukça yakındır, aynı temel fonksiyonları içerirler. Farklılık, satıcı firmanın sağladığı destekten veya yazılımın esnekliğinden kaynaklanabilir. Ancak hiç bir yazılım tek başına, bir işletmenin MİP II projesini başarıya ulaştıramaz. Aynı şekilde, MİP II projesini iyi bir şekilde yürüten ve etkili bir eğitim programı ile destekleyen bir işletme de kullandığı yazılımda bir aksaklık yoksa başarısızlığa uğramaz.
MİP II uygulamasında başarısız olan bazı işletmeler, sorunun yazılımdan kaynaklandığını düşündükleri için yeni bir yazılım satın alırlar. Bütün proje çalışmaları baştan başlatılır ve aynı çalışma süreci tekrarlanır. Aynı projeyi ikinci sefer uygulayan işletmeler, ilk seferinden daha bilgili ve tecrübeli oldukları için başarılı olma ihtimalleri de daha fazla olur.
İşletmelerin başarısız olmasında kullanılan yazılımın etkisinin olduğu durumlar vardır ancak her başarısız projede hata yazılımda aranmamalıdır. Başarısızlığın sebepler aşağıda anlatılmıştır.(10)
5.2.1. Başarısızlığın Sebepleri
5.2.1.1. MİP II' nin Sadece Bir Bilgisayar Sistemi Olarak Görülmesi
MİP II projelerinin başarılı olamamasının en sık karşılaşılan sebebi, çalışanların sistemi benimseyememesidir. MİP II işletmenin tamamını etkileyen bir sistemdir ve bunun çalışanlara anlatılması gerekir.
MİP II projesinin işletmelere maliyeti oldukça yüksektir ve bir çok işletme maliyeti düşük tutmak için kısıntı yapmak gerektiğini düşünür. Kısıntının satın alınacak yazılımdan yapılması riskli olacağı için, çoğu kez çalışanlara uygulanacak olan eğitim programlarının sayısı azaltılır ya da niteliği değiştirilir. Bu nedenle kullanıcılar sistemi tam olarak anlayamazlar. Sistem, çalışanlar tarafından anlaşılamadığı için benimsenemez. Yapılması gereken, çalışanların ve özellikle orta kademedeki yöneticilerin iyi bir eğitim görmelerinin sağlanmasıdır.
5.2.1.2. Geçersiz Ana Üretim Planı
MİP II' nin proje aşaması sona ermesi ve uygulamaya geçilmesi sırasında, iki noktada başarısızlığa uğranabilir. Bunlardan birincisi, satış bölümünün MİP II' ye olan yaklaşımından kaynaklanır. Satış bölümünün çalışanları, MİP II ile proje aşamasında fazla ilgilenmezler. Daha çok dışarıya yönelik çalıştıkları için, satışını gerçekleştirdikleri ürünlerin satış bölümüne gelene kadar geçtiği aşamalar konusunda da fazla bilgili değildirler. Ancak işletme ana üretim planı hazırladığı zaman, MİP II sisteminin kendilerini de etkileyeceğini farkederler.
Bu aşamada satış bölümünde çalışanlardan, hangi ürünlerin satılabilir durumda olacağını belirlemek üzere, düzenli olarak satış tahminleri istenir. Oysa, satış bölümü çalışanlarının MİP II' den beklentileri dağıtım performansında gelişme kaydedilmesi, teslimatların zamanında gerçekleştirilmesi ve temin sürelerinin kısalmasıdır. Uygulamaya geçildikten sonra satış bölümü çalışanları MİP II sisteminin sağlayacağı faydalar konusunda yanıltıldıklarını ve bu sistemin üretim verimliliğini arttırdığını ancak müşteri taleplerinin karşılanmasındaki esnekliği azalttığını düşünürler. Bu düşünce de onların MİP II projesinden desteklerini çekmelerine sebep olur. Satış bölümünün katkısı olmadan gerçekçi ve üzerinde uzlaşılmış bir ana üretim planı oluşturulamayacağı için uygulama başarısız olur.
Ana üretim planının gerçekçi olmamasının ikinci nedeni, aşırı yüklemedir. Bazı önemli müşterilere erken teslimat yapabilmek için ana üretim planının gerekenden daha fazla yüklenmesi, bazı ürünlerin teslim zamanlarında aksamalar olmasına sebep olur. Kapasitenin üzerine çıkıldığı için yapılan planlar aksar ve herşey MİP II uygulamasından önceki haline döner.
Orta kademe yönetimin yaklaşımı bu gibi durumlarda çok önemlidir. Yöneticiler, uygulanmakta olan ana üretim planını aksatmadan müşteri ihtiyaçlarını karşılayabilmelidir. Bazı yöneticiler uygulamaya başlandıktan sonra, MİP II' nin işletmeyi üretime bağımlı hale getirdiğini oysa rekabetin müşteri odaklı çalışmaktan geçtiğini düşünerek, MİP II' yi uygulama konusunda tereddüte düşerler. Fakat tüm müşterilere en iyi hizmetin verilebilmesi, eskisinden daha iyi bir planlama ve kontrole bağlıdır. MİP II uygulayan işletmeler için planlama ve kontrol çok daha fazla önem kazanır.
5.2.1.3. Verilerin Doğruluğunun Sağlanamaması
Daha önce de belirtildiği gibi, MİP II sisteminin başarısında önemli bir unsur da kullanılan verilerin doğruluk oranının yüksek olmasıdır. Verilerin doğru olmasını sağlamak zaman alıcı ve pahalı bir iştir ve yöneticiler tarafından gerektiği kadar önemsenmez.
Çalışanları, doğru veri girişi yapılması için dikkatli olmaya teşvik etmek amacıyla yapılan uyarılar genellikle amacına ulaşmaz. Bunun sebebi, kimsenin kendisinin hata yaptığını kabul etmemesi ve uyarıların başkalarını ilgilendirdiğini düşünmesidir. Yapılması gereken, çalışanların bu konunun önemi ile ilgili eğitilmesi, hataların kaynağının saptanması ve hataya sebep olan unsurların ortadan kaldırılmasıdır.
5.2.1.4.Malzeme Listelerinin Fazla Kompleks Yapıda Olması
Malzeme listelerinin fazla kompleks yapıya sahip olmaları, gerekenden fazla kademeden oluşturulmaları, MİP II uygulamalarını zorlaştırır. Malzeme listesinin her kademesi ayrı bir iş emri gerektirir (En alt kademedekiler sadece satın alma emri gerektirir.) ve her iş emri daha fazla işlemin gerçekleştirilmesi anlamına gelir. Malzeme listesi ne kadar basit olursa, o kadar az sayıda hata ve stok işlemi meydana gelir.
5.2.1.5. Performansın Düşmesi
İyi planlanmış bir MİP II projesi, yaklaşık 18 ay hatta daha uzun süre alabilir. Proje dönemi boyunca aynı performansta çalışabilmek oldukça zordur. Performanstaki bu düşüş, projeyi gerçekleştiren ekipten, daha önceden tahmin edilemeyen bazı değişikliklerden veya yöneticilerin değişmesinden kaynaklanabilir.
Projenin yavaşlamasının bir sebebi de, en fazla ihtiyaç modüllerin kullanılmaya başlanmış olmasıdır. Daha az kullanılacak olan modüllerin aciliyeti olmadığını düşünen proje ekibi, daha yavaş çalışarak proje süresinin uzamasına sebep olabilir. Bu da MİP II uygulamasının maliyetini yükseltir. Projenin mümkün olduğu kadar az gecikme ile tamamlanması için önceden plan yapılmalıdır ve tüm çalışmalar bu plan doğrultusunda ilerlemelidir.
5.2.1.6.Yazılım ile İlgili Sorunlar
Daha önce de belirtildiği gibi, MİP II uygulamalarındaki başarısızlıkların çok azı yazılımdan kaynaklanır. Sorunun yazılımda olduğu durumlar, yazılımın çalışmaması, işletmeye uymaması veya yazılım üzerinde çok fazla değişiklik yapılmasıdır.
Bu tip durumlarla karşılaşmamak için yazılımı kullanan bir kaç işletme ile görüşmek, yazılımın iyi çalıştığından emin olduktan sonra satın almak gerekir. Seçilen yazılım üzerinde çok fazla değişiklik yapmamak için, işletmenin ihtiyaçları düşünülerek en uygun tercih yapılmalıdır. Unutulmaması gereken bir nokta, hiçbir yazılımın % 100 işletmeye uymayacağıdır. İşletme ihtiyaçlarına % 80 - 90 cevap veren bir yazılım, işletme için uygun kabul edilmeli ve satın alınmalıdır. Yazılımı satan firmanın da sürekli destek sağlayacağından emin olunmalıdır.(5)
5.3. TÜRKİYE' DE MİP II UYGULAMALARI
Üretim kaynakları planlaması sistemleri, ülkemizde çok fazla yaygın olarak kullanılmamaktadır. Sayıları çok fazla olmayan yazılım firmaları, işletmelerin ihtiyaçlarını ve taleplerini göz önünde bulundurarak uygun çözümleri önermekte ve bu doğrultuda çalışmaktadırlar. MİP II sistemini uygulayan bazı şirketler ve uygulama çalışmaları aşağıda anlatılmıştır.
5.3.1.Türk Elektrik Endüstrisi
Türkiye' de üç farklı fabrika' da faaliyet gösteren Türk Elektrik Endüstrisi, Arçelik için üretim yapmaktadır. MİP II sistemini uygulama çalışmalarını Mart 95' te başlatan Türk Elektrik Endüstrisi, yeni sisteme geçişi kademe kademe gerçekleştirmektedir.
Türk Elektrik Endüstrisi, MİP II uygulamaya karar verdikten sonra, işletmenin mevcut durumu, bulunduğu nokta, işletme içi ihtiyaçlar ve sorunlar, gelişme imkanları, çalışma ve pazar ortamı, rekabet gücü gibi konular gözden geçirilmiş, MİP II sisteminin uygulanmasının işletmeye maliyeti ve sağlayacağı fayda hesaplanmış ve bu doğrultuda bir rapor hazırlanmıştır. Bunun yanısıra, mevcut üretim süreçleri ve iş akışları belirlenmiştir.
MİP II projesinin uygulanmasından sorumlu olan bir proje ekibi kurulmuştur. Bu ekibi oluşturan üyelerden bir kişi satınalma bölümünden, bir kişi bilgi işlem bölümünden, iki kişi kalite kontrol bölümünden ve üç kişi de planlama bölümünden seçilmiştir. Proje lideri olarak, bilgi işlem bölümünden gelen proje ekibi üyesi seçilmiştir. Proje liderinin bilgi işlem bölümünden seçilmesinin sebebi, bilgisayar sistemleri konusunda en fazla bilgi sahibi olan kişi olmasının yanısıra, MİP II danışmanlığı görevi yapan satıcı firma yetkilileriyle sürekli bağlantı kurabilmesidir.
Türk Elektrik Endüstrisi, en uygun MİP II yazılımını seçebilmek için farklı yazılım firmalarının paketlerini incelemiş, geniş bir piyasa araştırması yapmıştır, değişik yazılım firmaları, düzenledikleri üçer günlük seminerlerle sattıkları yazılımları tanıtmışlardır. Bu seminerler sayesinde piyasadaki yazılımlar hakkında bilgi sahibi olan proje ekibi, bir rapor hazırlayıp üst yönetime sunmuştur. Üst yönetim, son değerlendirmeyi yapmış ve seçilecek yazılımı - proje ekibinin hazırlamış olduğu rapor doğrultusunda - belirlemiştir.
Yazılım seçimi için yapılan çalışmalar, MİP II çalışmalarının başladığı tarih olan Mart 95' te başlamış, Ekim 95' e kadar sürmüştür.
Satın alınması kararlaştırılan yazılımı satan şirket ile şartlar konuşulmuş ve pazarlıklar yapılmıştır. Türk Elektrik Endüstrisi, oldukça yaygın olarak kullanılan bir yazılım olan SAP R\3' ü satın almıştır.
Türk Elektrik Endüstrisinin MİP II projesini yürütecek olan proje ekibi üyeleri, on günlük yoğun bir eğitim görmüşlerdir. Bu eğitimin beşinci gününde, yazılımı kullanıma hazır hale getirme ve customizing çalışmaları başlamıştır. Satın alınan yazılım, işletmenin ihtiyaçlarına büyük ölçüde cevap verebilecek gelişmiş bir paket olduğundan, yapılan çalışmalar sırasında herhangi bir zorluk ya da uyumsuzlukla karşılaşılmamıştır.
Yazılımdaki bütün modüller, kademe kademe kullanıma hazır hale getirilmektedir. Örneğin malzeme yönetim modülü sekiz aylık bir sürede tamamlanacaktır. Satış dağıtım modülü Ekim 96' da hazır olacaktır. Üretim planlama modülünün hazırlanması daha uzun sürecektir.
İşletmede daha önce kullanılan ve şu an kullanımına devam edilen mevcut finans programından maliyet ve finans modülüne geçiş yapılmakta, eski ptogramdan yeni sisteme bilgi aktarımı yapılmaktadır.
Türk Elektrik Endüstrisi, satın alınan yazılıma ek programlar ilave etmeyi düşünmemektedir. Bunun sebebi, satıcı firma tarafından sık sık programın yeni versiyonlarının çıkarılması ve işletmenin yeni versiyonu kullanmaya başlamasıdır. Ek yazılımlar kullanılması halinde, yeni versiyon kullanımına her geçişte, ilave edilen bu programların yeniden hazırlaması gerekecektir. Bu hem zahmetli, hem de yüksek maliyetli bir iştir.
SAP R\3 programının yeni versiyonu Temmuz 96' da çıkacaktır. Bu yeni versiyona geçecek olan Türk Elektrik Endüstrisi, SAP R\3' ün yeni versiyonunun eski versiyondan % 35 daha fazla fonksiyona sahip olacağını tahmin etmektedirler.
Yazılımı satın alındıktan sonra, çalışanların yeni sistemi öğrenebilmeleri için düzenli bir eğitim programı hazırlanmıştır. Bu program hazırlanırken öncelikle üretim, maliyet, satınalma, finans, satış, dağıtım vs. gibi modülleri kimlerin kullanacağı belirlenmiştir. Herkesin göreceği eğitim, kullanacağı modüllere göre belirlenmiştir. Örneğin satış bölümünde çalışanlar, MİP II programının satış modülünün kullanımı ile ilgili eğitim görmüşlerdir.
Çalışanların hepsi için uygulanması mümkün olan tek bir eğitim programı olmadığından, herkesin alacağı eğitimi belirlemek ve takip etmek, hazırlanan bir çizelge ile mümkün olmuştur. Bu çizelgeye, tüm çalışanların isimleri ve eğitim görecekleri tarihler kaydedilmiştir.
Çalışanlara, gördükleri eğitimi pekiştirmek için alıştırma ve uygulama çalışmaları yapma imkanı tanınmıştır. Eğitim sonrası, satıcı firma tarafından hazırlanan küçük bulmacalarla ya da mödüller üzerinde denemeler yaparak öğrenilen bilgilerin kalıcı olması sağlanmıştır.
Türk Elektrik Endüstrisi çalışanları yeni sisteme geçiş konusuna olumlu yaklaşmışlardır. Bunun en önemli sebebi, daha önce MİP sisteminin kullanılmış olmasıdır. Çalışanlar, MİP sisteminin çalışma ilkelerini ve sağladığı imkanları bildikleri için, daha gelişmiş bir sistem olan MİP II' nin uygulanmasını da desteklemişlerdir.
İşletmede MİP kullanımının da fazla uzun bir geçmişi yoktur, Nisan 92 tarihinde uygulanmaya başlanmıştır. MİP' in kullanılmasıyla beraber, envanter düzeyinde yaklaşık % 35 - 45 azalma kaydedilmiştir.Bu sistem sayesinde işletme içi faaliyetler düzene girmiş olmasına rağmen, bir süre sonra MİP yetersiz kalmıştır.
Türk Elektrik Endüstrisi, MİP II uygulamasına henüz tam olarak geçmediği için, eski ve yeni sistemler paralel olarak çalıştırılmaktadır.Bu sürecin yaklaşık üç ay sürmesi planlanmıştır. MİP II sisteminin tamamen kullanılmaya başlanması ile stoğun % 20 azaltılması hedeflenmiştir.
Kullanılan MİP II sisteminde bilgilere erişim herkesin kendi şifresi ile mümkündür. Böylece herkesin kendi işi ile ilgili modüllere bilgi girişi yapabilmesi sağlanmaktadır. Bir bilgi sisteme bir defa girilmekte, yarar sağlamayan işler elimine edilmektedir.
Türk Elektrik Endüstrisi, MİP II uygulaması için hazırladığı plan doğrultusunda çalışmaktadır. Hazırlanmış olan plan şu ana kadar aksamamıştır, önceden konan hedeflere ulaşılmıştır. O nedenle, planı yeniden gözden geçirmeye veya değişiklik yapmaya gerek duyulmamaktadır. Mart 95 tarihinde başlayan MİP II' ye geçiş sürecinin Şubat 97' de sona ermesi beklenmektedir.
5.3.2.EAE Elektronik
İkitelli Organize Sanayi Bölgesinde bulunan ve elektronik rulo sürücüler, optoelektronik ölçme cetvelleri, digital koordinat okuyucuları, laser mikrometreler ve ultrasonik ölçme ve kontrol sistemleri üreten, LAP laser sistemlerinin Türkiye' de tanıtımını, satışını uygulama danışmanlığı ve teknik desteğini yürütmekte olan EAE Elektronik, MİP II kullanımından önce, muhasebe amaçlı programlar kullanmaktaydı. MİP II sistemine geçmeye karar verildikten sonra, Optima yazılım şirketiyle bağlantı kurulmuştur. Amerika' da 2000 civarında firmaya MİP II yazılımı satan Optima, EAE Elektronik' e gelerek sattığı yazılımın tanıtımını yapmıştır. Optima firmasının bir özelliği, sattığı yazılımları ihtiyaca göre çeşitli dillere uyarlamasıdır. EAE Elektronik' te kullanılan MİP II sistemi Max ML' dir ve Türkçe ve İngilizce olmak üzere iki dilde çıktı alınmasına imkan tanımaktadır.
MİP II yazılımı olarak " MRP II MAX ML " Nisan 95' te satın alındıktan sonra, çalışmalar başlamıştır. Mevcut malzemeler gözden geçirilmiş, her malzemenin satın alınıp alınmadığı veya üretilip üretilmediği sisteme tanıtılmıştır. Bu çalışmalar, Aralık 95 ' in sonunda başlamıştır. Bu çalışmalar ile, 2000 parça sisteme kaydedilmiştir. Stok sayımı yapılmış, envanter belirlenmiştir. Daha sonra çalışmalar, atölye ve planlama olmak üzere ikiye bölünmüştür. Atölye ile ilgili imkanlar, planlamaya göre daha fazla bilindiği için birbirlerinden ayrılmış ve çalışmalar ayrı olarak sürdürülmüştür.
Yeni kurulan sistemde, tüm müşterilerin özellikleri (Yurtiçi veya yurtdışından olması, ismi, adresi, faaliyet gösterdiği iş kolu vs ) tanımlanmıştır. Yeni sistemden faturalandırma yapılabildiği gibi, eski muhasebe programlarından da ilgili bölümler yararlanmaya devam etmektedirler.
EAE Elektronik' te MİP II proje ekibi iki kişiden oluşmaktadır. Proje lideri, kalite kontrol bölümünden seçilmiştir. Bu ekibin iki üyesi, her zamanki işlerini yapmaya devam etmekte bunun yanısıra proje ile ilgilenmektedirler. Bu ekibin bir başka görevi de ISO 9000 için çalışmalar yapmaktır.
İşletmede şu anda emniyet stoklarını belirleme ve sisteme tanıtma çalışmaları yapmaktadır.
Şirket çalışanlarının MİP II eğitimi satıcı firma tarafından verilmiştir. Eğitim iki aşamalı olmuştur. Öncelikle, tüm çalışanlara genel olarak sistemin felsefesi ve çalışma şekli anlatılmış, işlerin nasıl yapılacağı kısaca özetlenmiştir. Daha sonra, herkese kendi çalışma alanını ilgilendirecek bir eğitim vermek için program yapılmıştır. Her bölümün çalışanlarına kendi kullanacakları modüller anlatılmıştır.
Çalışanların sistemi benimsemesi zor olmamıştır, çünkü birçoğu elektronik ile ilgili eğitime sahiptir ve MİP II mantığını kavramaları uzun sürmemiştir.
MİP II kullanımı, EAE Elektronik için oldukça önem taşımaktadır. Bunun sebebi, şirketin elektronik aletler üretmesidir. Ürünlerin hepsi karmaşık ve çok aşamalıdır. Yeni sistemle beraber, ürün ağaçlarının kullanılması ve üretim aşamalarının sisteme tanıtılması, işlerin takibini oldukça kolaylaştırmış, hata yapılması ihtimalini azaltmıştır.
MİP II' nin uygulanması için Nisan 95' te başlayan çalışmalar, 96 yılının sonbaharında tamamlanacaktır.
5.3.3.OPAŞ
İstanbul - Merter' de bulunan ve otomobil yedek parçası üreten OPAŞ, EAE Elektronik gibi, Optima yazılım firmasından MRP II MAX ML adlı MİP II yazılımını satın almıştır. EAE Elektronikten farklı olarak OPAŞ, MİP II uygulamasına bu yazılımın satın alımından daha önce, kendi geliştirdiği bir yazılımla geçiş yapmıştır.
İşletmenin kendi ihtiyaçları doğrultusunda bir yazılım hazırlamış olan OPAŞ, yaklaşık bir yıl süreyle bu programı kullanmıştır. Malzeme ihtiyaç planlaması ve kapasite ihtiyaç planlaması yapılmasına imkan sağlayan bu program yerine yeni bir yazılım satın alınması kararlaştırılmıştır. Bunun üzerine piyasa araştırılması yapılmış, Optima ile bağlantı kurulmuştur. Yazılım firması gelerek MİP II yazılımını tanıtmış ve daha sonra fiyat konusunda anlaşılmıştır, ve MRP II MAX ML satın alınmıştır. Proje kapsamında yapılacak çalışmalar, Haziran 96' da başlamıştır ve yaklaşık altı ay kadar sürmesi planlanmıştır. Bir aksama olmaması halinde, yıl sonunda MİP II projesinin tamamlanması beklenmektedir.
MİP II proje ekibi altı kişiden oluşmaktadır. Proje ekibinin üyeleri, planlama, satınalma bölümlerinde çalışman kişiler ve mali ve idari yöneticilerdir. Proje lideri olarak seçilen kişi, planlama bölümündendir ve tüm zamanında proje için çalışmaktadır.
Yazılımı satan firma, iki haftalık bir eğitim programı ile çalışanlara MİP II eğitimi vermiştir. Herkes kendi kullanacağı modüller ile ilgili eğitim görmüştür. Sistem felsefesini tanıtıcı ve çalışanları MİP II kavramı konusunda bilgilendirici genel bir eğitim gerekli olmamıştır, çünkü daha önce kullanılan yazılımın da çalışma mantığı satın alınan yeni sisteme yakındır.
Optima firmasından MRP II MAX ML yazılımının 10' a yakın modülü satın alınmıştır. En fazla kullanılan modüller stok kontrol, malzeme ihtiyaç planlaması, kapasite ihtiyaç planlaması, ana planlama ve atölye kontroldür.
OPAŞ firması, MİP II projesinin daha başlangıç aşamasındadır. Altı ay sürecek olan bu projede, şu anda çalışanlara uygulanan MİP II eğitimi yeni tamamlanmıştır. Çalışanlar, kullanacakları modülleri yeni tanımışlardır.
Hazırlanmış olan bir link program yardımı ile eski ve yeni sistemin bir süre beraber çalıştırılması sağlanmıştır. Bu sürenin tam olarak ne kadar süreceği bilinmemekle beraber, mümkün olduğunca kısa tutulmaya çalışılmaktadır.
OPAŞ' ın MİP II sistemini tercih etmekteki ilk amacı, kapasite planlamayı disiplinli hale getirmektir. Yeni sistemin iş ortamındaki yoğunluğu azaltacağı ve çalışma verimini arttıracağı düşünülmektedir.
5.4.SONUÇ
MİP II' nin işletmelerde uygulanması ve hedeflenen noktaya ulaşılması için, etkili bir uygulama çalışması yürütülmelidir. Projede ilk hedef insan faktörü olmalıdır. Öncelikle sistemi kullanacak kişilerin dikkate alınması, MİP II konusunda bilinçlendirilmesi, kendilerine gerekli modüller ile ilgili detaylı bilgi sahibi olmasının yanısıra, diğer bölümlerde işlerin nasıl olup bittiği konusunda genel bir bilgiye sahip olması sağlanmalıdır. Her çalışma gibi eğitim de belli bir maliyet gerektirdiği için işletmelerde çalışanların aldığı eğitim, yazılımı satan firmanın verdiği eğitimle sınırlı kalmaktadır. Eğitimi verenler işletme dışından oldukları için, sistemdeki modüllerin nasıl çalıştığını genel olarak anlatırlar, verdikleri bilgiler işletmeye ait özel konuları kapsamaz.
Eğitim ile ilgili bir başka önemli nokta, amacın sadece öğretmek değil aynı zamanda kişilerin öğretilenlere inanmalarını ve uygulamaya geçirmelerini de kapsamasıdır. Bu amaçla, birçok işletme, alıştırma ve uygulama çalışmaları yapmaktadırlar.
MİP II projesi için oluşturulan proje ekipleri, işlerin idaresi için eskisinden çoğu kez tamamen farklı yapıda olan ve planlama temeline dayanan bir sistemi yerleştirmek, aynı zamanda şirket genelinde kapsamlı bir bilgisayar sistemi kurmaktan sorumludurlar. Bu oldukça önemli bir görevdir, gösterilen performans kişinin işletmedeki konumunu etkileyebilir. Özellikle proje liderinin üstlendiği rol çok önemlidir, tüm çalışanlar karşısında MİP II sisteminin bir temsilcisi durumundadır. Ülkemizdeki işletmeler de bu konuya dikkat etmekte ve işletme içindeki en uygun kişileri proje ekibi için seçmektedirler.
Genel olarak proje liderlerinin üretim ile direkt olarak ilgili bir bölümden gelmesi tercih edilse de, bilgi işlem bölümünden bir kişi de bu göreve seçilmektedir. Bunun sebebi de muhtemelen MİP II' nin sadece bir bilgisayar sistemi olarak algılanmasıdır.
MİP II projelerinin en önem verilen kısmı, yazılım seçimi olmakta ve diğer faaliyetler bu çerçevede gerçekleştirilmektedir. Bu da çalışanların gözünde MİP II' yi işlerin yeni yapılma şekli veya yeni bir planlama ve idare sisteminden çok, işlerin yapımını destekleyen bir bilgisayar sistemi olarak şekillendirmektedir. Bunun en önemli sakıncası, çalışanların yeni bir sistemde çalışmaları gerektiğini algılayamamaları ve işleri eskisi gibi yapma eğiliminde olmalarıdır.
Şirketlerin MİP II danışmanlığını, yazılımın satın alındığı firma yapmaktadır. Bunun en önemli faydası, bu firmaların kendi sattıkları sistemi en iyi bilen kişiler olmaları ve karşılaşılması muhtemel sorunları önceden tahmin edebilmeleri, çözüm yolları konusunda tecrübeli olmalarıdır. Ancak bir dezavantajı, uzmanlıklarının sadece bilgisayar sistemi ile sınırlı kalması ihtimalidir.
Yazılım seçimi, sınırlı sayıda yazılım şirketi arasından yapılmaktadır. Ancak MİP II sistemlerinin ülkemizde çok uzun bir geçmişe sahip olmadığı göz önünde tutulursa, mevcut yazılım firması sayısı hiç de küçümsenmemelidir.
MİP II sisteminin uygulaması aşamasında önemli bir nokta, daha önce farklı bir bilgisayar sistemini yaygın olarak kullanmış olan şirketlerin, önceden bilgisayar destekli bir sistem kullanmamış şirketlere oranla daha uzun sürede geçiş yapmalarının söz konusu olmasıdır. Çünkü bu şirketler, eski sistemi terkedip MİP II' ye geçiş yaparken işlerde aksamaya sebep olmamak için iki sistemi birden kullanmak durumunda kalmaktadırlar. Bu da iş yükünü arttırmakta ve verimi düşürmektedir. O nedenle bu dönem kısa tutulmaktadır.
İşletmeler, MİP II uygulamasının mevcut sorunlarını çözeceği umudu ile çalışmalarını yürütmektedirler. Ancak sadece iyi bir sistemin kurulması yeterli değildir, sistemin kullanıcıların belli kurallar çerçevesinde çalışmaları gereklidir. En önemlisi varılmak istenen hedefler açıkça belirlenmeli ve bu hedeflere ulaşmak için MİP II sistemi bir araç olarak kullanılmalıdır. MİP II' yi bir kurtarıcı olarak görmek ve sistem işletmeyi ne yöne götürürse o yöne gitmek, başarıyı sağlamaz.
İşletmelerde MİP II projelerinin uygulanması, bazen bir iki yıl süren, uzun bir çalışma gerektiren ve çok fazla emek harcanan çalışmalar gerektirir. Bu projelerin uygulanmasının işletme için bir maliyeti vardır, her işletme bu maliyeti en aza indirmeyi hedefler. Ancak maliyeti azaltmanın yolu, çalışanlara verilmesi gereken eğitimin süresinin kısaltılması veya gerekli olan ayrıntıların eğitim programlarına dahil edilmemesi değildir. Satın alınan sistem ne olursa olsun, o sistemi kullanacak kişiler, şirketin çalışanları olacaktır. Sonuçta çok iyi bir sistemin, yeterli eğitimi almamış personel tarafından anlaşılamaması, uygulamada aksaklıklarla karşılaşılması, başarısızlığın faturasının sisteme çıkarılmasına sebep olacaktır.
Çalışanların iyi bir eğitim almalarının maliyetinin MİP II projesindeki payı, proje tamamlandıktan sonra muhtemel bir başarısızlığın getireceği yükün yanında oldukça az bir miktardır. İşletmelerin proje çalışmaları sırasında, başarılı bir MİP II uygulamasının stoklarda sağlayacağı azalmayı, yükselecek satış grafiğini, artacak verimliliği, artan kalitenin ve zamanında yapılan teslimlerin müşteri ilişkilerinde sağlayacağı gelişmeleri göz önünde bulundurmaları gerekir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder